موردکاوی چگونگی برخورد با کارمندان پر استرس
مدیران موفق، افراد مسموم را کنترل می‌کنند
مترجم: آناهیتا جمشیدنژاد
همه ما افرادی را می‌شناسیم که به نظر همیشه مضطرب و پر از استرس می‌آیند؛ کسانی که ادعا می‌کنند زیر فشار کار و حجم بسیار زیاد پروژه‌ها مدفون شده‌اند. کار با همکارانی از این دست می‌تواند دشوار باشد؛ اما شاید شما انتخاب دیگری ندارید. چگونه با همکارانی که نمی‌توانند استرس خود را کنترل کنند، برخورد می‌کنید؟ آیا باید این مساله را مستقیما حل کنید؟ یا تاکتیک‌های دیگری برای کمک به آرامش و تمرکز آنها امتحان کنید؟ چگونه می‌توانید خودتان را از احساسات مسموم آنها محافظت کنید؟
آنچه کارشناسان می‌گویند
استرس بخشی از زندگی روزمره همه ماست.
مترجم: آناهیتا جمشیدنژاد
همه ما افرادی را می‌شناسیم که به نظر همیشه مضطرب و پر از استرس می‌آیند؛ کسانی که ادعا می‌کنند زیر فشار کار و حجم بسیار زیاد پروژه‌ها مدفون شده‌اند. کار با همکارانی از این دست می‌تواند دشوار باشد؛ اما شاید شما انتخاب دیگری ندارید.چگونه با همکارانی که نمی‌توانند استرس خود را کنترل کنند، برخورد می‌کنید؟ آیا باید این مساله را مستقیما حل کنید؟ یا تاکتیک‌های دیگری برای کمک به آرامش و تمرکز آنها امتحان کنید؟ چگونه می‌توانید خودتان را از احساسات مسموم آنها محافظت کنید؟
آنچه کارشناسان می‌گویند
استرس بخشی از زندگی روزمره همه ماست. «همه ما با دوره‌هایی پر استرس در زندگی مواجه بوده‌ایم.» این را کارولین وب، نویسنده کتاب «چگونه روز خوبی داشته باشیم» می‌گوید.او معتقد است « ممکن است این دوره‌های زمانی ۱۰ دقیقه، ۱۰ روز، یا ۱۰ ماه به طول بینجامد.» اما برای افراد معینی استرس یک الگوی عادی است. این افراد همیشه احساس فشار می‌کنند. کار از نزدیک با فردی شبیه این می‌تواند یک چالش واقعی باشد.هولی ویکس، نویسنده «شکست در ارتباطات» می‌گوید «این‌‌طور فکر نکنید که «برای تغییر این فرد چه می‌توانم بکنم؟» بیندیشید که چگونه این موقعیت را خنثی کنید.» چه شما با همکارتان با آزار و اذیت برخورد کنید و چه با او همدلی کنید، در اینجا چند ترفند برای همکاری کارآتر آورده شده است.
قضاوت نکنید
اول از همه: مطمئن شوید که خیلی قضاوت نمی‌کنید. ویکس در توضیح این مورد می‌گوید «محدوده وسیعی در سطح تحمل افراد برای استرس وجود دارد و استرسی که ممکن است برای شما سمی باشد شاید برای فرد دیگر انگیزه ایجاد کند.» تلاش کنید تا رفتار همکارتان را نه به‌عنوان یک نقص شخصیتی بلکه یک مشخصه ببینید.وب یادآوری می‌کند «زمانی بود که می‌توانستیم به خانه برویم و تا روز بعد همه چیز را در مورد کار فراموش کنیم. اما فشار عصر مدرن برای «مرتبط ماندن» بر برخی بیش از سایرین سنگینی می‌کند.»
استرس را تایید کنید
وب می‌گوید «مهم است کاری کنید که فرد پر استرس احساس کند که دیده و شنیده می‌شود.» او می‌افزاید: چیزی شبیه این را بگویید «متوجه شدم که شب گذشته تا دیروقت کار می‌کردید و این اولین بار نیست که چنین اتفاقی می‌افتد. اوضاع چگونه پیش می‌رود؟»سپس پس از اینکه همکارتان فشارهای کاری‌اش را بیان می‌کند، مهم نیست که باور می‌کنید یا خیر؛ در هر صورت بگویید «باید سخت باشد.» به این ترتیب این فرد احساس می‌کند دیده می‌شود.به گفته ویکس، در عین حال، نباید با گفتن نظراتی مانند «نمی‌دانم چگونه می‌توانید این وضع را تحمل کنید! این شرکت شما را به کشتن می‌دهد» همکارتان را آشفته ساخته و او را تحریک کنید. گفتن چنین جملاتی قطعا مفید نخواهد بود. در عوض جملات بی‌طرفانه‌تری بگویید. مثلا «وظایف و مسوولیت‌هایی دارید که باید با موفقیت آنها را به پایان برسانید.»
تعریف و تمجید کنید
وب می‌گوید «یکی از بهترین راه‌ها برای رهایی یک فرد پراسترس از جنگ و گریز، تعریف کردن از او، است.» او می‌افزاید:«این فرد احساس عدم کنترل، بی‌کفایتی و بی‌احترامی می‌کند. تعریف و تمجید راهی آسان برای کمک به آنهاست تا احساس بهتری نسبت به خودشان داشته باشند.»تحسین عملکرد کارمند در محیط کار باعث می‌شود که آن فرد احساس شایستگی و مثبت بودن کند. نکته‌ای خاص را ذکر کنید. به عنوان مثال، می‌توانید بگویید «روشی که هفته گذشته آن ارائه را مدیریت کردید، قابل تحسین است. بسیار آرام و متین بودید و مشتریان بسیار تحت تاثیر قرار گرفتند.» تقدیر و تشکر می‌تواند در حکم یک مداخله قدرتمند باشد. «زمانی که به افراد می‌گویید که آنها را چگونه می‌بینید، در آن نقش فرو می‌روند.»
کمک خود را ارائه دهید
استراتژی دیگر ارائه کمک و حمایت شماست. پیشنهاد وب این است که بگویید «آیا چیزی است که من یا هر فرد دیگر در تیمم بتوانیم برای کمک به شما انجام دهیم؟» احتمالا شما نمی‌توانید هیچ کاری انجام دهید؛ اما پیشنهاد شما این شانس را به آن فرد خواهد داد تا درمورد راه‌حل‌ها فکر کند.ویکس می‌گوید «واضح است که این راه‌حل در همه جا و همه وقت کاربرد نخواهد داشت.» او می‌افزاید «در مورد آنچه قادر به انجام آن هستید احتیاط کنید.» پیام شما باید این باشد که «من منبع محدودی دارم، اما می‌خواهم اگر در شرایط دشوار هستید، به شما
کمک کنم.»
درخواست‌های خود را تقسیم‌بندی کنید
وب می‌گوید «زمانی که با همکاران پراسترس مواجه می‌شوید، باید در مورد روش‌هایی برای کاهش بار شناختی آنها فکر کنید.» «کاری نکنید که آنها احساس کنند فشار کاری بیشتری روی آنهاست.» (بار شناختی (cognitive load) میزان فعالیت ذهنی است که در هر لحظه بر حافظه در حال کار/ حافظه کاری تحمیل می‌شود.)به‌عنوان مثال، ممکن است ایمیل‌های خود را به آن فرد مختصر کرده و درخواست‌های بزرگ‌تر را به چند مرحله کوچک‌تر تقسیم کنید. همچنین ایده تقسیم کار به قسمت‌های قابل‌مدیریت را تشویق کنید.او می‌افزاید: «در مورد نحوه تقسیم‌بندی درخواست خود هوشیار باشید.» اما زیاده‌روی نکنید. باید نقص‌های همکارتان را با میل و نیاز خودتان به تکمیل وظایف، هماهنگ سازید. در نهایت شغل شما انجام آن چیزی است که در حوزه وظایفتان تعریف شده است.
در مورد علل تشویش آنها بپرسید
اگر به نظر می‌رسد تشویش‌های همکارانتان بر توانایی تمرکز آنها اثر می‌گذارد و شما در مورد سلامتی آنها نگرانید، پیشنهاد ویکس این است که از آنها بخواهید جزئیات بیشتری ارائه دهند. او معتقد است: بگویید «در مقیاس یک تا 10، تا چه حد باید در مورد سطح استرس شما نگران باشم؟»پاسخ‌ها ممکن است شما را شگفت‌زده کنند. ممکن است آنها به شما بگویند «این عدد برای من 5 است؛ در چنین موردی نیاز به عملیات اورژانسی نیست. یا ممکن است آشکار کنند که همسرشان بیماری سرطان دارد و آنها در شرایط بسیار سختی هستند.» این را بدانید تا حد زیادی، ریشه‌های تنش، به کسب‌و‌کار شما مربوط نیست.
کمی فاصله بگیرید
وب معتقد است «استرس می‌تواند مسری باشد؛ بنابراین این خودآگاهی را داشته باشید تا اثری که استرس بر شما دارد را بشناسید.» «زمانی که فردی در سازمان مسموم است و در حال تحلیل انرژی شماست، گاهی باید دریابید که چگونه می‌توانید از آن فرد فاصله بگیرید یا تعاملات خود را با آنها محدود کنید.»البته این کار همیشه آسان نیست؛ به‌خصوص اگر شما در همان دپارتمان کار کنید و برای همان پروژه‌ها منصوب شده‌اید. در این مورد پیشنهاد ویکس نگاه به جنبه روشن این موقعیت است.او در توضیح می‌گوید «زمانی که صحبت از شخصیت‌ها در محیط کار می‌شود، افراد کم‌حرف، خونسرد و افرادی که از زیر بار مسوولیت شانه خالی می‌کنند، کسانی هستند که در موقعیت‌های دشوار شما را تنها خواهند گذاشت.»
اصولی که باید به‌خاطر بسپارید
• با پرسش در مورد اینکه آیا چیزی است که بتوانید برای کمک به او انجام دهید، حمایت خود را ابراز کنید. این کار به همکار پراسترس شما کمک خواهد کرد تا احساس تنهایی نکند.
• خویشتن‌بینی همکارتان را با تحسین و تمجید او بهبود ببخشید.
• به فکر روش‌هایی برای کاهش بار شناختی فرد، به عنوان مثال با تفکیک حجم کار به قسمت‌های قابل‌مدیریت، باشید.
• قضاوت نکنید. ممکن است همکار شما استرس را متفاوت از شما ابراز کند؛ اما این امر ضرورتا یک نقص شخصیتی نیست.
• منشأ استرس را تشخیص دهید و سپس تلاش کنید تا همکارتان از آن رهایی یابد.
منبع: HBR
ارسال نظر