هفت توصیه مدیریتی برتر

نویسنده: اریک بارکر

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی

alavitarjomeh@gmail.com

چندی پیش، انتشارات مدرسه کسب‌وکار هاروارد کتابی را با عنوان توصیه‌های مدیریتی منتشر کرد که حاوی نکات آموزنده و ارزشمندی در زمینه مدیریت و پیشبرد اهداف کلیدی سازمان‌ها و شرکت‌ها است. در این میان، هفت توصیه کلیدی در این مجموعه از کاربرد و جامعیت بیشتری برخوردار بودند و هر مدیری باید آنها را در راس برنامه‌ریزی‌های کاری خود و کارکنانش قرار دهد که در ادامه این مطلب به آنها اشاره خواهد شد.

توصیه اول: به لیست کارهای روزمره خود کاملا پایبند باشید

بزرگ‌ترین خطاها از کوچک‌ترین غفلت‌ها آغاز می‌شود و به همین دلیل هم هست که سرمنشا تمام بی نظمی‌ها و اشتباهات در تیم‌های کاری از بی توجهی اعضای تیم و در راس آنها رهبر تیم نسبت به کارها و فعالیت‌هایی آغاز می‌شود که از قبل برنامه‌ریزی شده‌اند و ما از آنها با عنوان لیست کارهای روزمره یاد می‌کنیم. برای عملی ساختن هر چه بهتر لیست کارهای روزمره سه ترفند زیر پیشنهاد می‌شود:

۱) حتما سه کار و فعالیت مهم روزانه تان را تا قبل از ظهر انجام دهید. تجربه نشان داده که انرژی و توانایی افراد در نیمه اول ساعات کاری‌شان دو برابر نیمه دوم است. انجام حداقل سه کار مهم تا پیش از ظهر باعث می‌شود هم ناهار را با آسودگی میل کنید و هم کار چندانی برای انجام دادن در ساعات ملال آور و همراه با خستگی بعد از ظهر نداشته باشید.

۲) ریتم کاری‌تان را پیدا کنید. بهترین کار برای انجام پروژه‌های بزرگ این است که آنها را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنید و در گام اول سراغ مهم‌ترین و بزرگ‌ترین بخش آن بروید. این کار باعث می‌شود ریتم کاری و سرعت انجام کارهایتان در اختیار خودتان باشد و از سویی دیگر پس از به پایان رساندن بخش اول یک پروژه، خیالتان راحت است که قسمت عمده کار را انجام داده‌اید و با خیالی آسوده و سر فرصت به سراغ بخش‌های کوچک بعدی می‌روید.

۳) کارهای مشابه را در زمان‌های مشابهی انجام دهید. انجام دادن کارهای مشابه و تکراری در ساعات مشخصی از روز باعث می‌شود آنها به بخشی از فعالیت‌های زیستی بدن ما تبدیل شوند و به نوعی بدن ما به انجام دادن هرچه سریع‌تر و بهتر آن کارها عادت می‌کند.

توصیه دوم: نگرانی و تردید را متوقف کنید

آنچه به شدت از قابلیت‌ها و پتانسیل‌های یک مدیر می‌کاهد، وجود حس تردید و بدبینی او نسبت به دیگران و مهم‌تر از آن در مورد آینده است. بنابراین همیشه به همان چیزی فکر کنید که دوست دارید اتفاق بیفتد. نگرانی و تردید یک مدیر مانند سم مهلکی است که به تمام کارکنان سرایت می‌کند و آنها را از کار موثر باز می‌دارد.

توصیه سوم: ارزش‌ها را بر کمیت‌ها مقدم بدارید

تحقیقات نشان داده انجام همزمان چندین پروژه و فعالیت به نتایج درخشان و مطلوبی منتهی نخواهد شد و کیفیت نهایی کارها را به شدت تنزل می‌بخشد. البته این به آن معنا نیست که حتما خود را صرفا به انجام یک فعالیت یا اجرای یک پروژه محدود کنید، چراکه این کار باعث کند شدن سرعت پیشرفت امور می‌شود. بهترین راهبرد در این میان عبارت است از تمرکز بر اولویت‌های موثر و کلیدی و انجام دادن همزمان دو یا سه پروژه‌ای که شما را تا حد زیادی به هدف نهایی‌تان نزدیک‌تر می‌کنند. تجربه ثابت کرده افزایش کیفیت کار، چندین برابر افزایش کمی کارها موجب ارتقای بهره‌وری و کارآمدی کارکنان و کلیت سازمان می‌شود. طبقه بندی کارها بر اساس میزان تاثیرگذاری شان بر ارزش افزایی و ارزش‌آفرینی برای سازمان موجب می‌شود مهم‌ترین و موثرترین کارها در گام اول انجام شوند و فعالیت‌های غیرضروری و حاشیه‌ای به زمان‌های بعدی موکول شوند.

توصیه چهارم: با خودتان جلسات منظمی برگزار کنید!

یکی از بهترین و در عین حال عجیب‌ترین عادات مدیران و رهبران بزرگ این است که با خود جلسات منظمی برگزار می‌کنند و به اصطلاح «با خود خلوت می‌کنند». بنابراین توصیه می‌شود تمام مدیران حداقل هفته‌ای یک بار با خود جلسه بگذارند و در جریان این جلسات هم عملکرد پیشین و نقاط قوت و ضعف شان را بررسی کنند و هم برای انجام پروژه‌های آتی برنامه‌ریزی کنند.

توصیه پنجم: به هیچ عنوان در برابر تغییر دادن خود مقاومت نکنید

یکی از بدترین رفتارهایی که از یک مدیر یا رهبر ممکن است سر بزند مقاومت و خیره‌سری او در برابر تغییر دادن خود است. تغییر مثبت و سازنده برای هر فرد و سازمانی واجب است. کافی است نگاهی به اطراف خود بیندازید و ببینید که همکاران و اطرافیان شما چگونه با تغییر دادن خود به موفقیت‌های فردی و سازمانی بزرگی دست پیدا کرده‌اند، پس شما هم می‌توانید با تغییر دادن خود و محیط اطرافتان به موفقیت دست یابید.

توصیه ششم: خودتان را اخراج کنید!

شوک‌های مدیریتی و نهیب زدن از بالا برای کارکنان اثر معجزه‌آسایی دارد، چه رسد به خود مدیران. بنابراین اگر می‌خواهید از دستاوردها و موفقیت‌های قبلی خود مغرور نشوید یا دچار روزمرگی و سستی در کار نشوید، حتما به خودتان نهیب بزنید و به خود سخت بگیرید تا نگاهی تازه و نوآورانه به فعالیت‌های گذشته و حال و آینده‌تان به دست آورید.

توصیه هفتم: مدیر تک بعدی نباشید

بعضی از مدیران صرفا مدیرانی کاریزماتیک و پرنفوذ هستند، اما فاقد کارآیی و بهره‌وری کافی در کار هستند، درحالی‌که برخی دیگر از مدیران پربازده و مولد از فقدان قدرت تحلیل یا نفوذ بر افرادشان رنج می‌برند. در دنیای پرتکاپو و مملو از رقابت امروز لازم است مدیران و رهبران از کلیه توانمندی‌ها و پیش نیازهای مدیریتی برخوردار باشند و اگر چنین نیستند در راستای به دست آوردن آنها گام بردارند. بنابراین حتما نسبت به شناسایی نقاط ضعف و نواقص شخصیتی و مدیریتی خود اقدام کنید تا به مدیری کامل و تمام‌عیار تبدیل شوید.در مجموع اجرایی کردن این توصیه‌ها نه فقط یک امر فانتزی و خاص بلکه جزو مکمل‌های اساسی و حیاتی برای موفقیت هر مدیری در عرصه مدیریت و هر کارمندی در عرصه کارمندی است. این کار باعث می‌شود فعالیت‌ها نظم و سرعت بیشتری بگیرد و از اتلاف انرژی و زمان کارکنان و مدیران جلوگیری شود.

منبع: HBR