چگونه کارمندی را که به توجه زیاد نیاز دارد، مدیریت کنیم؟

نویسنده: Rebecca Knight

مترجم: آناهیتا جمشیدنژاد　

شاید به عنوان یک مدیر، آرزو داشتید که می‌توانستید به همه افراد تیم‌تان توجه بیشتری ابراز کنید. اما گاهی به نظر می‌رسد برخی کارمندان خاص به زمان به مراتب بیشتری نیاز دارند. شاید آنها مکررا از شما می‌خواهند کارشان را بازبینی کنید، به دنبال بازخورد مستمر هستند یا به‌طور منظم برای گفت‌وگو سر میز شما ظاهر می‌شوند. در مورد این شخص نیازمند به کمک در تیم‌تان چه کاری انجام می‌دهید؟ چگونه توازن برقرار می‌کنید تا یک مدیر پاسخگو باشید و کار خودتان را به بهترین شکل انجام دهید؟ و چگونه ناامیدی‌های خود را مدیریت می‌کنید؟

کارشناسان چه می‌گویند

ایمی جن سو، از مدیران شرکت آموزش مربیگری Paravis Partners می‌گوید: «در جهان امروز، زمان هر فردی ارزش بسیار زیادی دارد.» و این دلیلی است که چرا مدیریت فردی که دائم درخواست می‌کند ساعات و دقایق بیشتر از حد معمول به او اختصاص دهید، چالش‌برانگیز است. ممکن است از اینکه وقت کافی به این فرد اختصاص نمی‌دهید، احساس بی‌حوصلگی، بیهودگی و حتی احساس گناه کنید. لیندا هیل، استاد مدرسه کسب‌و‌کار هاروارد می‌گوید: «حقیقت این است که شماری از مسائل وجود دارند که این رفتار متزلزل را تقویت می‌کنند.» این وظیفه شماست که علت ریشه‌ای را شناسایی کنید و در نهایت، به عنوان مدیر، محیطی ایجاد کنید که به افرادی که برای شما کار می‌کنند انرژی بدهد.» در اینجا چند استراتژی برای انجام این کار آورده شده است.

منبع این نیاز را با جدیت پیگیری کنید

به گفته هیل، اولین گام در مواجهه با عضوی که نیاز به توجه اضافی دارد این است که دریابیم چه چیزی نیاز این فرد را تشدید می‌کند. او می‌افزاید: «از شما انتظار نمی‌رود که مانند یک روانشناس باشید، اما باید تلاش کنید آنچه اتفاق می‌افتد را تشخیص دهید.» شاید این فرد در گذشته برای مدیری سختگیر که به جزئیات اهمیت می‌داده کار کرده و عادت دارد دو بار یا سه بار همه چیز را با شما چک کند.» علت این امر می‌تواند احساس «ناامنی» یا فقدان اعتماد به نفس باشد. هیل می‌گوید: «برخی افراد همیشه این ترس را دارند که چیزی اشتباه پیش برود.» شرایط سازمانی را نیز در نظر بگیرید. آیا روند تعدیل نیرو در سازمان جاری است یا افراد ترفیع لازم را نگرفته‌اند؟ گاهی کارمندان تنها به دنبال این اطمینان هستند که کارشان را درست انجام می‌دهند. در مورد نقش خودتان در این موقعیت نیز فکر کنید. هیل می‌گوید: «ممکن است رفتار شما به گونه‌ای باشد که این نیاز را تشدید ‌کند.» جن سو موافق است که این خودسنجی مهم است. شاید شما راهنمایی یا بازخورد کافی نشان نمی‌دهید یا شاید جلسات رودرروی شما با کارمندان به‌طور بهینه انجام نشده است.» هدف نهایی شما این است که از دید همدلی به این مشکل نگاه کنید.

با کارمندتان صحبت کنید

پیشنهاد جن سو گفت‌وگوی مستقیم با کارمندان پیرامون مشاهداتتان از رفتار آنهاست. او می‌گوید: «لحن صدای شما نباید تیز، بداخلاق یا تحقیرآمیز باشد.» به عقیده هیل، مثلا بگویید: «شما برای مسائل X، Y، Z، زیاد پیش من آمده‌اید. اما همه این جلسات غیررسمی موجب می‌شوند از زمان‌مان به‌طور بهینه استفاده نکنیم. چه اتفاقی در حال رخ دادن است؟ چگونه می‌توانم شما را بهتر حمایت کنم؟» حتی می‌توانید موضوع را به خودتان بازگردانید: «چه چیزی باعث شده آن کارمند تا حدی احساس حقارت کند؟» پیشنهاد او این است که چیزی مانند این را بگویید: «احساس من این است که زیاد در کار شما دخالت می‌کنم و نگرانم شاید مانعی برای شما باشم.» به این وسیله اعتماد به نفس کارمند خود را بالا ببرید و بگویید: «باید استقلالی که شایسته آن هستید را داشته باشید. شما فردی لایق هستید و همیشه نیاز ندارید به من گزارش بدهید.»

و حالا گوش دهید

وقتی حرف‌های خود را زدید، با دقت به پاسخ‌ها و واکنش‌های کارمندتان گوش کنید. جن سو می‌گوید «به یاد داشته باشید، شغل شما رهبری کارمندانتان و کمک به رشد آنهاست.» آیا کارمند شما به هدایت بیشتر، ارتباط عمیق‌تر، آموزش بیشتر یا چیز دیگری نیاز دارد؟ ببینید آیا برای رفع نیاز می‌توانید تغییرات کوچکی انجام دهید؟ به‌عنوان مثال:

• ارتباط برقرار کنید. «گاهی کارمندان احساس می‌کنند مورد غفلت واقع شده‌اند و صحبت با شما در مورد یک وظیفه تنها بهانه‌ای برای گرفتن زمان بیشتر از شماست.» اگر این مورد اتفاق بیفتد، پیشنهاد جن سو تخصیص زمان برای ارتباط منظم‌‌تر با آن فرد است.

• تحسین کنید و اطمینان دوباره ایجاد کنید. جن سو می‌گوید فکر کردن در مورد روش‌هایی برای ایجاد بازخورد مثبت در جلسات منظم رودررو نیز مهم است. فراموش نکنید گاهی باید به کارمندی که کارش را به خوبی انجام می‌دهد، این اطمینان را بدهید که واقعا عملکردش خوب است. او اضافه می‌کند: «به یاد داشته باشید که انسان همواره می‌خواهد بابت عملکرد خود مورد تحسین قرار بگیرد.»

• حمایت کنید. به گفته هیل، اگر گزارش‌ها حاکی از این است که کارمندتان با یک وظیفه خاص در جدال است، باید ابزارها و منابع لازم را ایجاد کنید. آیا او به آموزش بیشتری نیاز دارد؟ می‌توانید از کمک سایر کارمندان بهره بگیرید. مثلا بگویید: «جین در مورد این موضوع اطلاعات بسیار زیادی دارد. او می‌تواند در مورد چالشی که با آن مواجهید به شما اطلاعات بیشتری بدهد.»

مشکل اعتماد به نفس را حل کنید

زمانی که نیازمندی یک کارمند از خودباوری پایین او نشأت می‌گیرد، با مشکل بسیار بزرگی روبه‌رو هستید. مطرح کردن این موضوع آسان نخواهد بود، اما به عنوان یک مدیر تعهد دارید به افراد بگویید که درک شما از آنها چیست. به گفته هیل، این موضوع زمانی اهمیت می‌یابد که صحبت از رفتارهایی می‌شود که با توانایی آنها برای رشد و پیشرفت در سازمان تعارض پیدا کند. پیشنهاد او این است که از زاویه «توسعه حرفه‌ای» وارد گفت‌وگو شوید و آن را شخصی نکنید. حساس باشید و بگویید: «گاهی دیده‌ام که اعتماد به نفس لازم را ندارید. نمی‌خواهم این موضوع مانع دستیابی شما به پتانسیل‌هایتان شود. چگونه می‌توانیم این مشکل را برطرف کنیم؟» گروهی کار کنید. با کارمندتان همکاری کنید تا روش‌هایی را بیابید که می‌تواند به او در به دست آوردن اعتماد به نفسش کمک کند. در نهایت، اگر اعتماد به نفس لازم را ندارد، افراد دیگر نیز به او اعتماد نخواهند کرد.

مرز تعیین کنید

جن‌سو می‌گوید: اگر کارمندتان از این سیاست «درهای باز» سوءاستفاده کرد، سعی کنید مرزهای واضحی را ایجاد کنید. او می‌افزاید: «درست است که به خاطر تیم‌تان آنجا هستید، اما شغل شما بیشتر راهنمایی و هدایت کردن است.» مهربان و خیرخواه باشید. می‌توانید بگویید «من ۱۵ دقیقه قبل از جلسه بعدی‌ام وقت در اختیار دارم و می‌توانم آن میزان زمان را به گفت‌وگو با شما اختصاص دهم. یا من به یک جلسه می‌روم. آیا می‌توانیم این گفت‌وگو را به جلسه‌بعدی موکول کنیم؟» یک مثال خوب برای تیم‌تان مطرح کنید. اگر همیشه در دسترس باشید، به پیشرفت تیم‌تان به تنهایی کمکی نمی‌کنید. باید مرزهای درستی را مشخص کنید. این موضوع به‌خصوص زمانی درست است که یک فرد جوان را مدیریت می‌کنید؛ جوانی که تجربه زیادی در محیط کار ندارد. به گفته هیل، در موارد معین باید در مورد انتظارات‌تان بسیار واضح و صریح باشید. برای مواجهه با این امر، می‌توانید به کارمند مورد نظر بگویید: «شما سه بار در هفته برای دیدن من می‌آیید. بیایید این مقدار را به یک بار در هفته کاهش دهیم.» باید به کارمندتان آموزش دهید که برای هر چیز کوچکی پیش شما نیاید.

منبع: HBR