منتورینگ، مهم‌ترین استراتژی حفظ کارکنان نمونه

نویسنده: Ari Kopoulos

مترجم: مریم مرادخانی

هر انسانی برای موفقیت نیاز به یک راهنما دارد. این راهنما می‌تواند معلم، والدین، خواهر، برادر، یک قهرمان سیاسی یا شریک تجاری او باشد. به چنین فردی منتور می‌گویند. منتور کسی است که دانش و تجربیات خود را در اختیار فردی کم‌تجربه‌تر می‌گذارد. در طول تاریخ، افراد موفق بی‌شماری را می‌توان یافت که از راهنمایی‌های یک فرد باتجربه بهره برده‌اند. یکی از بهترین نمونه‌های تاریخی، رابطه سقراط (در جایگاه راهنما) و افلاطون (در جایگاه شاگرد) است. در عصر حاضر نیز شاهد نمونه‌های فراوانی بوده‌ایم. ریچارد برانسون بارها تاکید کرده که اگر راهنمایی‌های سر فردی لیکر نبود، او به هیچ موفقیتی دست نمی‌یافت. فرانک سیناترا درس‌های زیادی از بینگ کرازبی یاد گرفته است. چارلز شواب از اندرو کارنگی مشاوره مالی دریافت می‌کرده و رابرت فریدلند، راهنما و مشاور استیو جابز بوده است.

براساس گزارش‌ها، ۲۵ درصد کارکنانی که دارای پتانسیل‌ بالایی هستند در کمتر از یک‌سال تصمیم به استعفا می‌گیرند. به همین علت سازمان‌ها باید به دنبال راه‌هایی جدید برای حفظ کارکنان نمونه باشند. جوزف کمپبل، پس از انجام مطالعاتی روی داستان‌های اسطوره‌‌ای دریافت که درونمایه مشترک بسیاری از این داستان‌ها، وجود یک راهنما بوده است که در تمامی فرهنگ‌ها و مقاطع تاریخی بارها تکرار شده است، مثل یودا در ارباب حلقه‌ها، آقای میاگی در پسرک کاراته‌‌باز و گندالف در هابیت. شاید به همین علت است که سازمان‌ها به‌طور فزاینده‌ای در حال حمایت از برنامه‌های منتورینگ درون‌سازمانی، پلت‌فرم‌های اجتماعی، تشکیل گروه‌های فرد به فرد و دیگر استراتژی‌هایی هستند که بتوانند منتورها و شاگردان را دور هم جمع کنند.

منتور کیست؟

منتورینگ (mentoring) و کوچینگ (coaching) تا حدی شبیه هم هستند. در منتورینگ، تمرکز اصلی روی قابلیت‌ها، پیشرفت شغلی و مهارت‌های رهبری در بلندمدت است، درحالی‌که در کوچینگ، تمرکز بر طیف محدودی از مهارت‌ها برای انجام یک وظیفه مشخص است. در منتورینگ، ارتباط بین طرفین داوطلبانه است، اما در بعضی از سازمان‌ها به‌منظور پرورش استعدادها، شرکت در برنامه‌های منتورینگ اجباری است. برخی از عناصر اولیه منتورینگ عبارت است از: بهبود عملکرد شغلی، مشاوره به کارکنان، تبادل دانش و اطلاعات و تقویت مهارت‌های شغلی.

چرا به یک منتور نیاز دارید؟

منتورها می‌توانند دانش و خرد خود را که پس از سال‌ها تجربه به دست آورده‌اند در اختیار شما بگذارند. آنها دارای ارتباطات، رهنمون‌ها و توصیه‌هایی هستند که معمولا سال‌ها طول می‌کشد تا یک فرد تازه‌کار، چنین قابلیت‌هایی را کسب کند که آن هم نیازمند تجربیات و شکست‌های فراوان است. یک منتور می‌تواند از بسیاری از موانع جلوگیری کند، راه‌هایی برای پیشرفت سریع شغلی را به شما ارائه کند و الگوی شما باشد. شما با کمک او می‌توانید به دانش و بینشی فراتر از تجربیات خود دست پیدا کنید. یک مشاور مناسب می‌تواند به منبعی تبدیل شود که در بلندمدت، بارها به او رجوع کنید. منتورها الهام‌بخش هستند، از احتمالات پرده برمی‌دارند و بهترین استراتژی‌ها‌ برای نیل به اهداف را به شما نشان می‌دهند.

روش‌ها و توصیه‌هایی برای یافتن یک منتور

بسیاری از شرکت‌ها برنامه‌های منتورینگ و فروم‌های گفت‌وگوی رسمی را پیشنهاد می‌کنند. این برنامه‌ها مانند پل ارتباطی میان منتورها و شاگردان هستند. این روش‌ها و استراتژی‌ها به شما کمک می‌کنند به یک منتور دسترسی پیدا کنید، اما تنها یافتن یک منتور کافی نیست. حفظ رابطه با منتور نیازمند تلاش است:

۱) کجا دنبال یک گزینه برای منتورینگ بگردیم؟

می‌توانید منتور خود را در محیط‌های رسمی یا غیررسمی جست‌وجو کنید. می‌توانید او را در میان ارتباطات فعلی خود جست‌وجو کنید یا در شبکه‌های اجتماعی، مثل لینکداین، توییتر یا فیس‌بوک به دنبال او بگردید. بسیاری از سازمان‌ها مجری برنامه‌های منتورینگ هستند و این برنامه‌ها را در اختیار بسیاری از صنایع می‌گذارند. برنامه‌هایی هم مختص کارآفرینان وجود دارد. مجله فوربس این چند استراتژی را برای یافتن یک منتور پیشنهاد می‌کند:

* از محدوده محل کار خود فراتر بروید و دوستان، همسایه‌ها، شرکای تجاری و تمام کسانی را که به نوعی با آنها در ارتباط هستید در نظر داشته باشید.

* به یکی از شبکه‌های اجتماعی بروید و به دنبال کسانی بگردید که همکار، همشهری، هم‌دانشگاهی یا هم‌مدرسه‌ای سابق شما بوده‌اند. ما سایت لینکداین را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

* از کارفرمای خود بپرسید که آیا برنامه منتورینگ یا کوچینگ خاصی را به شما پیشنهاد می‌کند یا خیر.

* تحقیق کنید که آیا در نزدیکی محل کار یا زندگی شما کلاس‌های منتورینگ برگزار می‌شود یا خیر.

* به گروه‌های تفکر جمعی بپیوندید. در این گروه‌ها که به جلسات منتورینگ فرد به فرد (peer to peer) شباهت زیادی دارند، همه اعضا دارای یک هدف مشترکند و با یکدیگر تبادل‌افکار می‌کنند. در این گروه‌ها، اعضا موظفند نسبت به عملکرد خود پاسخگو باشند و هریک از آنها از همتای خود کمک و مشاوره دریافت می‌کند.

* برای دریافت راهنمایی، افرادی را انتخاب کنید که در کار خود پیشرفت کرده‌ و از شما باتجربه‌تر هستند.

۲) به دنبال کسی بگردید که آرزو دارید جای او باشید

منتورها محدود به حوزه کسب‌وکار نیستند. در هر عرصه‌ای از زندگیتان که دچار مشکل هستید، می‌توانید از راهنمایی‌های یک منتور بهره‌مند شوید. ممکن است با تقویت مهارت‌های اجتماعی یا توانایی‌های بدنی یا یادگیری مهارت‌هایی مثل آشپزی، خوانندگی یا کاردستی به یک شخصیت تاثیرگذارتر تبدیل شوید. بهترین منتورها کسانی هستند که شما تحسین‌شان می‌کنید یا از آنها الهام می‌گیرید. آنها بیشترین تاثیر را روی شما خواهند گذاشت، حتی اگر حوزه فعالیتشان ارتباطی به کسب‌وکار شما نداشته باشد. اما علایق، اصول و ارزش‌های طرفین باید با یکدیگر متناسب باشد.

۳) چگونه منتوری پیدا کنیم که ارزش‌هایش با ارزش‌های ما همسو باشد؟

یافتن منتوری که ارزش‌هایش با قابلیت‌ها و اعتقادات شما همخوانی داشته باشد بسیار مهم است چون اگر ارزش‌هایتان با هم تناسب نداشته باشد، مجبور می‌شوید موضعی اتخاذ کنید که به آن اعتقادی ندارید. بهترین استراتژی برای یافتن یک منتور، جست‌وجوی فردی است که نظام اعتقادی‌اش با شما یکسان باشد. مثلا اگر شما جزو افرادی هستید که از تعامل رو‌در‌رو با افراد لذت می‌برید، در مشاغلی مثل حسابداری یا فناوری اطلاعات که با مشتریان مستقیما در تماس نیستند، احساس رضایت نخواهید داشت.

۴) از شبکه‌های اجتماعی برای شناخت افراد استفاده کنید

همیشه می‌توانید از افراد موفق الگوبرداری کنید، اما یک رابطه منتورینگ حقیقی، فراتر از الگوبرداری است. منتورینگ در واقع، یک رابطه دو طرفه و بر پایه «بده بستان» است. به همین علت، پیش از انتخاب منتور باید به یک شناخت کلی از او دست پیدا کنید. می‌توانید از شبکه‌های اجتماعی برای جست‌وجوی کسانی که با شما همفکر هستند، استفاده کنید.

سایت‌هایی وجود دارند که منتورها و شاگردان را گرد هم می‌آورند. شما می‌توانید به‌منظور تحقیق درباره منتورهای احتمالی از شبکه‌های اجتماعی استفاده کنید. به این شبکه‌ها بروید، افراد تاثیرگذار حوزه کاری خود را پیدا کنید، آنها را فالو کنید و از آنها بخواهید توصیه‌های خود را در اختیار شما بگذارند. از این طریق می‌توانید میزان پذیرش آنها را بسنجید. با آنها چند پیام یا توییت رد و بدل کنید تا رابطه‌ای میان شما شکل بگیرد. هرچه درباره آنها بیشتر بدانید، انتخاب یک منتور مناسب از میان چند گزینه آسان‌تر خواهد بود.

یکی از موثرترین روش‌ها استفاده از سایت لینکداین است چون می‌توانید بلافاصله با منتورهای احتمالی خود ارتباط برقرار کنید. اگر گزینه ایده‌آل خود را پیدا نکردید، می‌توانید از قابلیت ارجاع استفاده کنید و گزینه‌های نامناسب را از فرآیند جست‌وجو حذف کنید. همچنین می‌توانید از نقطه‌های اتصال خود بخواهید شما را به فرد موردنظرتان معرفی کنند. ارجاع و معرفی دو قابلیت مفید لینکداین برای یافتن یک منتور مناسب هستند.

۵) رویکرد خود را انتخاب کنید

یافتن منتور، پایان ماجرا نیست. پس از پیدا کردن فرد مورد نظر، باید بتوانید با او ارتباط برقرار کرده و این ارتباط را حفظ کنید. این یعنی نباید به محض آشنایی از او بخواهید که منتور شما شود. وقتی گزینه احتمالی خود را پیدا کردید، ابتدا درباره‌اش تحقیق کنید، با او رابطه‌ای غیررسمی برقرار کنید و سپس به اصطلاح، مزه دهان او را بچشید و نظر او را درباره منتورینگ کشف کنید. این روش شاید کمی پیش پا افتاده به نظر برسد، اما معمولا وقتی همزمان با تعریف و تمجید از کسی درخواست می‌کنید که منتور شما شود، پاسخ مثبت دریافت می‌کنید. سوال بپرسید، به توصیه‌هایش دقت کنید و بعضی از آنها را به‌کار بگیرید. سپس برای او توضیح دهید که چگونه توصیه‌هایش برای شما مفید یا مشکل‌آفرین بوده است. استراتژی‌های دیگری که برای یافتن یک منتور توصیه می‌شوند:

سعی کنید با او حضوری دیدار کنید، اما اگر ملاقات حضوری ممکن نیست، با او تلفنی تماس بگیرید یا جلسه‌ای را در یکی از شبکه‌های اجتماعی ترتیب دهید.

اگر هر یک از روش‌های ذکر شده نتیجه نداد، به او یک ایمیل بفرستید. از او بخواهید در یک جلسه حضوری یا یک کنفرانس ویدئویی شرکت کند.

برای او توضیح دهید که دلیل شما برای انتخاب او، دستاوردها، توانمندی‌ها و گرایش‌های او بوده است.

او برای برقراری این ارتباط، به انگیزه نیاز دارد. به او بگویید که او نیز از برقراری این رابطه نفع خواهد برد. مثلا می‌توانید درباره موضوعاتی صحبت کنید که مورد علاقه هر دوی شماست. یا راهی پیدا کنید که شما نیز توصیه‌هایی را در اختیار او بگذارید.

برای او توضیح دهید که تنها به دنبال راهنمایی‌های او هستید، نه به دنبال یک معلم خصوصی.

اگر او را از طریق سایت‌ها یا برنامه‌های منتورینگ پیدا کرده‌اید، باید از سیاست‌ها و راهبردهای برنامه مربوطه پیروی کنید.

اجازه دهید که او محدوده‌ها و چارچوب‌های رابطه را تعیین کند.

به او بگویید که ترجیح می‌دهید چگونه بازخورد دریافت کنید. اما اگر او شما روش دیگری را پیشنهاد کرد، آن را بپذیرید.

به او نشان دهید که مشتاقانه منتظر شنیدن و به‌کارگیری توصیه‌های او هستید.

هرگز حالت تدافعی به خود نگیرید و بابت راهنمایی‌ها و توصیه‌هایش از او تشکر کنید.

۶) زمان منتور ارزشمند است

زمان، منبع ارزشمندی است. منتور شما سخاوتمندانه وقت خود را به شما اختصاص می‌دهد تا به اهداف خود نزدیک شوید. نظرات و صحبت‌های شما باید کوتاه و مختصر باشد. اگر او با شما تماس گرفت یا پیامی فرستاد، بلافاصله پاسخ دهید و اگر قرار ملاقات حضوری (یا غیر حضوری) گذاشتید، به موقع در محل قرار حاضر شوید. اگر توافق کرده‌اید که مدت زمان هر جلسه، مثلا ۱۰ دقیقه باشد، صحبت خود را بیشتر از ۱۰ دقیقه طول ندهید، مگر اینکه او تمایل به ادامه گفت‌وگو داشته باشد. هرگز در مسائل شخصی او دخالت نکنید. فراموش نکنید که او دوست صمیمی شما نیست، مگر اینکه خودش مایل به برقراری چنین رابطه‌ای باشد.

۷) در شرایط سخت، میدان را خالی نکنید

هدف اصلی منتورینگ، یافتن راه‌هایی برای مدیریت پروژه‌های سخت و کسب مهارت در دل بحران‌ها است. پس انتظار نداشته باشید که او شرایط را برای شما آسان کند. تنها زمانی می‌توانید مهارت‌های خود را توسعه دهید که خودتان را به چالش بکشید. به همین علت نباید در شرایط سخت میدان را خالی کنید. پروژه‌های سخت را به پایان برسانید. اگر از مشکلات فرار کنید، چیزی یاد نخواهید گرفت.

۸) تکالیف خود را انجام دهید

باید تمام وظایفی را که او به شما محول می‌کند تمام و کمال انجام دهید. این تکالیف می‌تواند شامل مطالعات و تحقیقات، دریافت مدارک آموزشی، سخنرانی یا گذراندن دوره‌های آموزشی باشد. حفظ رابطه‌ با منتور حائز اهمیت است. محور این رابطه شما نیستید. انعطاف‌پذیر باشید و زمان خود را با وقت‌های بیکاری او تنظیم کنید. با او بحث نکنید اما اگر نکته‌ای را درک نکردید، سوال بپرسید. طی جلسات، به گفته‌های او توجه کنید و نسبت به صحبت‌های او اشتیاق نشان دهید. از او بخواهید به شما بازخورد ارائه کند. شنیدن انتقاد، آسان نیست اما برای رشد شما لازم است. از او بخواهید که مکررا به شما بازخورد دهد و نقاط مثبت و منفی شما را بازگو کند. اگر در محل کارتان جلسه یا سخنرانی مهمی دارید، از او بخواهید در محل کار شما حاضر شود و نحوه عملکردتان را ارزیابی کند. صداقت، شفافیت و احترام، سه عنصر اصلی حفظ ارتباطات هستند. شما در حال ایجاد برقراری یک رابطه بلندمدت هستید پس بد نیست گاهی منتور خود را به ناهار یا قهوه دعوت کنید تا محبت‌های او را جبران کنید. منتورینگ به بخش جدایی‌ناپذیر فرآیند جذب نیرو و استراتژی‌های حفظ کارکنان تبدیل شده است. با یافتن یک راهنمای توانمند می‌توانید به زندگی شغلی خود جهت ببخشید و هنگام مواجهه با مشکلات به حضور آنها دلگرم باشید.

منبع: employeeconnect.com