روش‌های کاربردی برای عملی‌کردن تفکر استراتژیک

نویسندگان: Ron Carucci، Nina Bowman

مترجم: مریم مرادخانی

مدیران ارشد اجرایی غالبا گلایه می‌کنند که «من تمام وقت خودم را صرف مدیریت مسائل جزئی و تاکتیکی می‌کنم و به همین علت وقت نمی‌کنم به مسائل بلندمدت بپردازم.» با وجود این وقتی از مدیرانی که به من مراجعه می‌کنند، می‌پرسم: «اگر در تقویم شما یک روز اضافه‌تر وجود داشت تا بتوانید کمی استراتژیک باشید، آن روز را صرف انجام چه کاری می‌کردید»، اغلب شانه‌هایشان را بالا می‌اندازند و به من خیره می‌شوند. بعضی از مردم تصور می‌کنند که فکر کردن به شکل استراتژیک یعنی پروراندن «فکرهای بزرگ» یا مطالعه تحقیقات علمی و پژوهشی درباره گرایش‌های کسب‌وکار. سایر مردم نیز فکر می‌کنند که تماشای سخنرانی‌های TED درباره آینده می‌تواند به آنها کمک کند تا آینده‌نگر شوند.

چگونه می‌توانیم تفکر استراتژیک را به‌کار بگیریم وقتی حتی نمی‌دانیم آینده چه شکلی است؟

ما طی تحقیقات ۱۰ ساله خود که روی بیش از ۲۷۰۰ مدیر ارشد اجرایی تازه‌کار صورت گرفته، به نتایج جالبی دست‌یافته‌ایم. بیش از نیمی از (۵۸ درصد) مدیران مورد مطالعه ما می‌گفتند: «کارکنان از ما انتظار دارند از جزئیات پروژه‌هایی مطلع باشیم که به نظر ما، در حد و اندازه یک مدیر ارشد اجرایی نیست و دلیلی ندارد که یک مدیر تا این حد وارد جزئیات شود.» بیش از نیمی از مدیران احساس می‌کردند که زحمت تمام تصمیم‌گیری‌ها بر دوش آنها است؛ حتی تصمیم‌‌هایی که جزو وظایف کارکنان سطوح پایین‌تر است.از این پاسخ‌ها می‌توان این‌گونه نتیجه‌گیری کرد که مشکل رهبران سازمان‌ها، تنها محدود به تفکر استراتژیک نیست. رهبری استراتژیک علاوه‌بر تفکر، نیازمند عملکرد استراتژیک نیز هست.

ریچ هورواث، مدیر ارشد اجرایی موسسه تفکر استراتژیک در تحقیقات خود دریافت که ۴۴ درصد مدیران، بخش اعظمی از زمان خود را صرف حل مشکلات می‌کنند. فرهنگ غالب در این سازمان‌ها واکنشی (Reactive) است، یعنی مدیران به جای آنکه چالش‌های احتمالی را پیش‌بینی و خود را برای مواجهه با آنها آماده کنند، زمانی به فکر چاره می‌افتند که در دل بحران فرو رفته‌اند. در این سازمان‌ها کسی به فکر پیشگیری نیست، بلکه همه به فکر درمانند. تقریبا تمام رهبران (۹۶ درصد) ادعا کرده‌اند که برای تفکر استراتژیک، فرصت کافی ندارند چون تمام وقت آنها صرف حل مشکلات و مسائل جزئی می‌شود. به نظر می‌رسد که هر دو مساله (فرهنگ غلط و نبود زمان کافی) نشانه‌های یک مشکل اساسی‌ترند. تجربه سال‌ها همکاری و مشاوره به مدیران ارشد، به من نشان داده که تفکر استراتژیک از دل شغل شما بیرون می‌آید.

من طی این سال‌ها به صدها مدیر ارشد اجرایی کمک کرده‌ام با به‌کارگیری سه روش کاربردی، تفکر استراتژیک را در وظایف شغلی خود بگنجانند. این سه روش از این قرارند:

۱) نیازهای استراتژیک شغل خود را شناسایی کنید. یک روز با مایک، مدیر ارشد عملیاتی یک شرکت ملاقات کردم که به تازگی این سِمت را پذیرفته بود تا مدیریت امور مربوط به ادغام دو شرکت زنجیره تامین را بر عهده بگیرد. او بخش زیادی از زمان خود را صرف حل مشکلات پیش‌بینی‌نشده و رسیدگی به شکایات مشتریان می‌کرد. او به قدری در حل مشکلات مهارت داشت که تمام کارکنان عادت کرده بودند به محض مواجهه با کوچک‌ترین مشکلی به او رجوع کنند. از او پرسیدم: «مهم‌ترین انتظار مدیران ارشد و هیات‌مدیره از تو چیست؟ چه دستاوردی مد نظر آنها است؟» او به سرعت پاسخ داد: «حذف هزینه‌های اضافی از فعالیت‌های تکراری و به‌کارگیری یک سکوی تکنولوژی برای مدیریت زنجیره تامین.» این پاسخ مختصر و شفاف حتی خود او را نیز شگفت‌زده کرد، چون ناگهان فهمید که چقدر از این اهداف فاصله دارد و کارهایی که به‌طور روزمره انجام می‌دهد، به هیچ وجه او را به این دو هدف نزدیک نمی‌کنند. ما آن دو هدف را به چهار «حوزه تمرکز» تقسیم کردیم و ترتیبی دادیم تا تمامی جلسات و تصمیماتی که او در آنها دخیل بود، به‌طور مستقیم به آن دو هدف مرتبط باشند.

متاسفانه، بسیاری از مدیران اجرایی نمی‌توانند ارتباط میان نقش خود به‌عنوان مدیر و مشارکت استراتژیک را پیدا کنند. هورواث در کتاب خود از دیوید کالیس استاد مدرسه کسب‌وکار هاروارد نقل می‌کند: «اجازه دهید یک راز را فاش کنم. اغلب مدیران اجرایی نمی‌توانند هدف، حیطه وظایف و مزیت‌های کسب‌وکار خود را در چند جمله ساده شرح دهند. اگر آنها نتوانند، باقی کارکنان نیز نخواهند توانست.» او همچنین به تحقیقات راجر مارتین، رئیس مدرسه مدیریت راتمن اشاره می‌کند. بر اساس این تحقیقات، ۴۳درصد مدیران قادر نیستند استراتژی خود را توضیح دهند. مدیرانی که فاقد شفافیت‌اند، به سختی می‌توانند توضیح دهند که کارهایی که امروز انجام می‌دهند چگونه بر آینده سازمان تاثیر خواهد گذاشت.

۲) پیش از تخصیص منابع، الگوها را کشف کنید. زمانی که رهبر یک سازمان توانست ارتباط میان مشارکت خود و اهداف آینده را پیدا کند، باید از منابع موجود استفاده کند تا این مشارکت به بهترین نحو صورت پذیرد. هرچه تعداد منابع بیشتر باشد، تخصیص بودجه برای نیل به هدف دشوارتر است، به‌خصوص در سازمانی که تمام تصمیم‌گیری‌هایش به‌صورت واکنشی و در دل بحران انجام می‌گیرد. اغلب مدیران هنگام وقوع بحران‌های ناگهانی، هم منابع مالی را هدر می‌دهند و هم کارکنانشان را از دست می‌دهند. این یکی از رایج‌ترین نشانه‌های نداشتن بینش است. بینش و درک مساله به شما کمک می‌کند منابع را اولویت‌بندی کنید، وگرنه تمام منابع شرکت شما صرف بحران فعلی خواهند شد. مدیرانی که دارای تفکر استراتژیک‌اند، می‌دانند چگونه با استفاده از داده‌ها، راه‌های کسب درآمد در صنعت خود را کشف کنند. مطالعه الگوهای عملکرد در طول زمان و به‌کارگیری داده‌های رقابتی، مالی، عملیاتی و داده‌های مربوط به مشتریان به شما کمک می‌کند تا دوراندیش شوید و فرصت‌ها و خطرهای احتمالی آینده را پیش‌بینی کنید.

از نظر بسیاری از مردم، واژه بینش به معنای ایده‌های بزرگ است؛ همان جرقه‌هایی که در لحظات بحرانی به ذهن ما می‌رسند. اما دقیق‌ترین روش برای تشخیص اینکه چه چیزی شرکت شما را از سایر شرکت‌ها متمایز می‌کند، مطالعه الگوها و داده‌ها است. مایک این روش را به‌کار برد و اتفاقا نتیجه مثبت گرفت. او با مطالعه داده‌هایی که در دست داشت، توانست از یک الگوی ساده پرده بردارد: تحویل به موقع و دقیق محصولات به مشتریان و کاهش هزینه‌ها. او فعالیت‌های اضافی یا فرآیندهایی را که به دو هدف مربوطه ربطی نداشتند، حذف کرد. به این ترتیب هم هزینه‌ها کمتر شدند و هم تجربه بهتری برای مشتریان فراهم شد. مطالعه الگوها و تمرکز بر یک یا چند هدف مشخص به رهبران کمک می‌کند منابع مالی و انسانی را با اطمینان خاطر به حوزه‌هایی اختصاص دهند که نیازمند تغییر است. به این ترتیب آنها وقت خود را صرف حواشی و مسائل کم اهمیت نمی‌کنند.

۳) برای ایجاد تعهد در کارکنان، به آنها اجازه اظهار نظر بدهید. بینش استراتژیک همان‌قدر که یک قابلیت ذهنی است، یک مهارت اجتماعی نیز هست. هیچ مدیری نمی‌تواند به تنهایی تفکر استراتژیک خود را عملی کند. او به افرادی که تحت رهبری او هستند نیاز دارد تا بینش و دیدگاه‌های استراتژیک او را برای کارکنان تفسیر کنند. استراتژی باید برای کارکنان ملموس باشد. برای آنکه کارکنان نسبت به اجرای استراتژی سازمان متعهد باشند، باید هم این استراتژی را درک کنند و هم آن را باور داشته باشند.البته این موضوع در کلام آسان به نظر می‌رسد. نتایج مطالعات نشان می‌دهد که تنها ۱۴ درصد کارکنان استراتژی شرکت خود را درک می‌کنند و فقط ۲۴ درصد افراد، احساس می‌کنند که میان استراتژی سازمان و پاسخگویی آنها به‌عنوان یک کارمند ارتباط وجود دارد (پاسخگویی یعنی هر فرد مسوولیت تمامی اقدامات مثبت و منفی‌اش را بپذیرد). بعضی از مدیران اجرایی به اشتباه تصور می‌کنند که ارائه مداوم برخی نکات در قالب پاورپوینت به کارکنان کمک می‌کند تا هم از وجود استراتژی آگاه شوند و هم آن را بهتر درک کنند.بر عکس، تعهد کارکنان زمانی افزایش می‌یابد که حق اظهار نظر داشته باشند. مدیری را می‌شناختم که درباره دیدگاه‌های استراتژیک خود با کارکنانش صحبت می‌کرد و از آنها می‌خواست که درباره این دیدگاه‌ها نظر بدهند و بگویند با او موافقند یا مخالف. پس از اتمام هر جلسه، مفروضات جای خود را به ایده‌هایی می‌دادند که محصول همفکری همه اعضای تیم بود.

آیا تفکر استراتژیک تنها مختص مدیران است؟

لیزا معاون بخش منابع انسانی یک شرکت است. یک روز یکی از همکارانش رو به او کرد و گفت: «شما باید کمی استراتژیک فکر کنید.» وقتی او این جمله را شنید، سخت به فکر فرو رفت. ذهن او مدتی درگیر بود تا اینکه تصمیم گرفت برای دریافت مشاوره نزد من بیاید. او به من گفت: «نمی‌دانم منظور آنها چیست. دقیقا چه کارهایی باید انجام دهم تا در شغل فعلی‌ام استراتژیک باشم؟»راه‌حل ساده است. ابتدا باید طرز فکر خود را تغییر دهید. باید بدانید که تفکر استراتژیک تنها مختص رهبران و مدیران ارشد نیست. تفکر استراتژیک باید در تمامی سطوح سازمان در جریان باشد. این بخشی از شرح وظایف نانوشته است. هر کارمندی در هر سطحی باید در استراتژی سازمان مشارکت داشته باشد. پس از اینکه تفکر استراتژیک را به عنوان بخشی از وظایف شغلی خود پذیرفتید، این سه قابلیت را در خود تقویت کنید.

۱- مشاهده کنید و گرایش‌ها را زیر نظر داشته باشید

لیزا نمی‌توانست به آینده دور نگاه کند چون حجم کارهای روزمره‌اش بسیار بالا بود. او هیچ‌گاه فرصت نداشت به پیرامون خود نگاه کند و ببیند در سازمان و خارج از آن چه می‌گذرد. او اطلاعاتی را که برای تمرکز، اولویت‌بندی و پیش‌بینی لازم است، در دست نداشت. نگاه او به شغلش و بالطبع رویکردش در استخدام و حفظ نیروی کار، استراتژیک نبود.برای آنکه استراتژیک فکر کنید، صنعت، گرایش‌ها و محرک‌های کسب‌وکارتان را بشناسید. جمع‌آوری داده‌ها و زیر نظر داشتن گرایش‌ها کافی نیست. باید بتوانید: گرایش‌های داخلی سازمان را کشف کنید. این کار را به یک فعالیت روزمره تبدیل کنید. مثلا ببینید که کدام مشکلات بارها و بارها مطرح می‌شوند و چه موانعی بر سر راه کارکنان قرار دارد.با همتایان خود، چه در داخل سازمان و چه در سازمان‌های دیگر ارتباط برقرار کنید تا ببینید مشاهدات آنها از بازار چیست. این اقدام به شما کمک می‌کند اتفاقات آینده را پیش‌بینی کنید.

۲- سوالات سخت بپرسید

پس از آنکه به درک درستی از گرایش‌ها و مشکلات سازمان رسیدید، می‌توانید تفکر استراتژیک را با پرسیدن این سوال در خود تقویت کنید: «چگونه دید خود را وسعت ببخشم؟» فراموش نکنید که هر استراتژی با یک سوال آغاز می‌شود. سوالات، الفبای استراتژی هستند. لیزا تلاش کرد حس کنجکاوی خود را افزایش دهد، به مسائل، از زوایای مختلف نگاه کند و تمامی احتمالات، رویکردها و نتایج احتمالی را در نظر بگیرد. مثلا وقتی روی پروژه حفظ یکی از کارکنان کار می‌کرد، از خود سوالاتی از این دست پرسید: موفقیت در سال اول به چه شکلی است؟ در سال سوم چطور؟ چه چیزی می‌تواند روی نتایج تاثیر منفی بگذارد؟ نشانه‌های اولیه موفقیت چیستند؟ آیا این نتایج با اهداف بلندمدت سازمان هم‌جهت هستند؟ با پرسیدن این سوالات، او به این نتیجه رسید که باید با همکاران و مدیران ارشد مشارکت بیشتری داشته باشد تا پروژه را به بهترین نحو به انجام برساند.

۳- حتی صحبت کردن شما باید استراتژیک باشد

کسانی که دارای تفکر استراتژیک هستند می‌دانند چگونه صحبت کنند. آنها افکار خود را اولویت‌بندی و مرتب می‌کنند. ارتباطات کتبی و شفاهی آنها ساختارمند است تا مخاطب بتواند روی پیام اصلی آنها تمرکز کند. آنها وضعیت موجود را به چالش می‌کشند و فرضیه‌سازی می‌کنند. آنها شما را به سفری در آینده می‌برند. هنگامی که قصد دارید پیامی را به فرد یا افرادی منتقل کنید، اهداف و نکات کلیدی را طبقه‌بندی و به ترتیب اهمیت مطرح کنید. ابتدا به‌طور خلاصه بگویید که قرار است درباره چه نکاتی صحبت کنید تا مخاطبان با اشتیاق بیشتری به صحبت‌هایتان گوش کرده و حتی در گفت‌وگوها مشارکت کنند.تفکر استراتژیک یک مفهوم انتزاعی نیست. اغلب مدیران از نبود زمان کافی گلایه می‌کنند. حال آنکه مشکل از جای دیگر است. آنها باید خودشان را از قید و بند مشکلات روزمره بیرون بکشند و کاری را انجام دهند که با اهداف استراتژیک سازمان همسو باشد. کارکنان نیز باید بپذیرند که تفکر استراتژیک، جزئی از شغل آنها است. اگر هر دو طرف به درک درستی از تفکر استراتژیک برسند، مشارکت آنها در امور سازمان به بالاترین سطح خود خواهد رسید.

منبع: HBR