راهکارهای عملی متفاوت برای برنامه‌ریزی زمانی

صادق قادری کنگاوری

دانشجوی دکتری سیاست‌گذاری بازرگانی، دانشگاه تهران

یکی از مهم‌ترین و ضروری‌ترین مهارت‌هایی که سازمان‌ها و افراد کشورمان باید به خوبی بیاموزند و درک کنند، مدیریت زمان است. در این گزارش نگارنده با تکیه بر کتاب «نگرشی متفاوت به مدیریت زمان» از دکتر علی دیواندری در تلاش است مهم‌ترین راهکارهای عملی برای مدیریت زمان را تشریح کند. در این بخش به عوامل کلیدی برای مدیریت فردی زمان اشاره می‌شود و هفته آینده به عوامل سازمانی آن می‌پردازیم. همان‌طور که در شکل پایین نشان داده شده است، چهار موضوع کلیدی برای مدیریت فردی زمان حائز اهمیت است که در ادامه در خصوص هر کدام از این عوامل توضیح داده شده است.

1) تعلل در انجام کار

اساسا انرژی و تفکر خلاقی برای بهانه‌تراشی و توجیه به تعویق انداختن کارها وجود دارد. اول صبح کاری را تصور کنید که با صبحانه شروع می‌شود، سپس با چک کردن ایمیل‌ها و گپ و گفتی بعضا بی‌هدف با همکاران در محل کار ادامه می‌یابد و سپس با نوشیدن دوباره چای و مرور اخبار و اطلاعات روز سپری می‌شود تا ساعت به ظهر نزدیک می‌شود. در واقع به راحتی بهترین ساعات کاری با تعلل در انجام امور اساسی و مهم تلف می‌شود و این رویه برای کل ایام هفته و ماه و سال ادامه می‌یابد. باید به‌یاد داشته باشیم همواره برای آغاز نکردن کارها دلایل فراوانی وجود دارد، برخی از مهم‌ترین آنها عبارتند از:

• من همه‌ منابع لازم را در اختیار ندارم.

• منتظر رسیدن گزارش از بخش دیگری هستم.

• اکنون برای انجام کار وضع و حال خوشی ندارم.

• عجله‌ای در کار نیست.

• این کار درست زمان‌‌بندی نشده است.

باید در نظر داشته باشیم تعلل گاهی اوقات در اثر وجود دلایل بیرونی و گاهی اوقات در اثر دلایل درونی رخ می‌دهد. عوامل درونی مربوط به فرد است و فرد با تلاشی آگاهانه می‌تواند بر مشکلات فایق آید. عوامل بیرونی خارج از کنترل فرد قرار دارند و باید آنها را درون شبکه سازمانی جست‌وجو کرد. در جدول روبه‌رو مهم‌ترین عوامل موثر بر بروز تعلل نشان داده شده است.

در اینجا سعی شده است مهم‌ترین راه‌کارهای مبارزه با تعلل در انجام امور بیان شود:

• برای انجام به موقع کارها، در قبال شخص دیگری برای خود تعهد ایجاد کنید.

• تمام عوامل مزاحم کار را به‌گونه‌ای از خود دور کنید.

• یکی از اَشکال تعلل، دودلی است. برای تصمیم‌گیری در مورد یک موضوع بیش از آنچه لازم است وقت صرف نکنید.

• کارکنان و مدیران بهتر است به صورت مرتب هزینه تعلل انجام امور را برای خود محاسبه کنند. این اقدام شاید فرد را وادار به عمل کند.

2) اولویت‌بندی

بی‌شک اولویت‌بندی کارها خصوصا برای مدیران بسیار حائز اهمیت است. رهایی از تعلل در انجام کارها، تسهیل هدف‌گذاری و تعیین راهبرد حرکت، ایجاد هم‌افزایی فردی، تمرکز بر امور مهم و ضروری، کنترل موثر اتلاف‌کننده‌های زمان و ایجاد خودآگاهی نسبت به زمان از مهم‌ترین فواید این اقدام است. وقتی کارها زیاد باشند و زمان موجود برای انجام دادن آنها محدود باشد، قانون پار‌تو (Pareto) می‌تواند در تشخیص اولویت‌ها به ما کمک کند.طبق این قانون، ۲۰ درصد زمانی که ۸۰ درصد نتایج را ایجاد می‌کند باید صرف فعالیت‌های بااهمیت و اولویت‌های دسته اول شود و ۸۰ درصد مابقی زمان صرف اولویت‌های دسته دوم و سوم شود. اقدامات زیر می‌تواند برای مدیریت زمان و اولویت‌بندی امور موثر و کارساز باشد:

• به صورت نمونه برای یک هفته تفکرات، مکالمات و فعالیت‌های کاری خود را ثبت و ضبط کنید و ببینید وضعیت کاری‌تان چگونه است.

• به مهم‌ترین تفکرات، مکالمات و فعالیت‌های خود زمان مشخصی را اختصاص دهید.

• ۳۰ دقیقه ابتدایی هر روز کاری را به برنامه‌ریزی آن روز اختصاص دهید. مهم‌ترین اقدماتی که باید انجام شوند را به ترتیب اهمیت بنویسید.

• پیش از انجام هر کاری حدودا ۵ دقیقه در مورد آن بیندیشید.

• کارهای غیرضروری همچون چک کردن ایمیل، فیس‌بوک، تلگرام و سایر شبکه‌های اجتماعی را تا حد توان بین کار انجام ندهید؛ مگر اینکه این موارد ابزارهای انجام کارتان باشد.

3) تفاوت‌های فردی

در ادبیات مربوط به مدیریت زمان، شواهد بسیاری وجود دارد که نشان می‌دهد افراد در واکنش نسبت به زمان با یکدیگر متفاوت هستند و هر فردی شخصیت زمانی (Time Personality) خاص خود را دارد که باعث می‌شود نسبت به مسائل، عکس‌العمل‌های متفاوتی نشان دهد. تفاوت‌های فردی مانند توانایی‌ها، تیپ شخصیتی، انگیزه یادگیری و غیره باعث به وجود آمدن این تفاوت‌ها می‌شوند. در اینجا برای مدیران اهمیت فراوان دارد که نسبت به شخصیت کارکنان در ابعاد گرایش زمانی (تمایل به تمرکز بر گذشته، حال و آینده)، فاصله زمانی (ظرفیت انجام کارها در فاصله‌های زمانی متنوع)، وقت‌شناسی (میزان وقت‌شناسی فرد و میزان تحمل وقت نشانی دیگران)، سرعت و صحت (میزان درستی انجام کار که با سرعت توأم است) و موارد این‌چنین آگاهی داشته باشد.

دو موضوع مهم دیگر که می‌تواند ادراک مدیران را نسبت به تفاوت‌های فردی کارکنان و ادراک کارکنان نسبت به خود را افزایش دهد عبارت است از:

• بیوریتم (Biorhythm) و مدیریت زمان

همه ما تجربه کرده‌ایم بعضی روزها بهتر کار می‌کنیم، ولی در روزهای دیگر با وجود تلاش فراوان، نمی‌توانیم کار چندانی انجام دهیم. بعضی وقت‌ها حس می‌کنیم انرژی لازم برای انجام هر کاری را داریم، اما گاهی اوقات نیز دچار رخوت و سستی در انجام کار می‌شویم. در علوم زیست‌شناسی رشته‌ای به نام کرونولوژی وجود دارد که پدیده‌های زمانی ارگانیزم‌های زنده را مطالعه می‌کند. یکی از مباحث مهم این شاخه‌ علمی تئوری بیوریتم است. بیورتیم در واقع تغییرات رفتاری انسان را نشان می‌دهد و پیش‌بینی می‌کند. بیوریتم نشان می‌دهد که همه‌ ما سه چرخه‌ فیزیکی، احساسی و ادراکی داریم. طبق تئوری بیورتیم حالات افراد از روز تولد تا روز مرگشان به صورت سینوسی از این سه چرخه تبعیت می‌کند. شما می‌توانید چرخه این سه حالت را در خصوص حالات خود در سایت (http:/ / www.biorhythm-calculator.net/ ) مشاهده کنید.

• جنسیت و مدیریت زمان

تحقیقات زیادی در مورد تاثیر جنسیت بر مدیریت زمان انجام نشده است. در ادبیات موجود به تفاوت‌هایی مثل تفاوت در ساختار استفاده از زمان، تعداد ساعت‌های کار کردن در منزل، تعداد ساعت‌های کار کردن در محل کار و استفاده از روش‌های مدیریت زمان اشاره شده است.در کشور ما نیز با توجه به دیدگاه‌های سنتی - البته امروزه بسیار سست و متزلزل شده است - زنان به نسبت مردان نمی‌توانند بیش از حد معمول در محیط کار خود بمانند. در تحقیقی که بین مدیران ژاپنی انجام شده است، مدیران مرد در هفته ۴۸۹/ ۵۲ ساعت و مدیران زن ۴۸۳/ ۴۶ ساعت کار می‌کنند. طبق نتایج این تحقیق، مدیران مرد در مقایسه با مدیران زن وقت بیشتری صرف کار کردن در محل کارشان می‌کنند. در مقابل، زنان نسبت به مردان ساعت‌های بیشتری صرف کار کردن خارج از محل کار و منزل می‌کنند. به صورت کلی باید این موضوع را در بحث مدیریت زمان در محاسبات خود لحاظ کرد.

4) نه گفتن!

مدیران در برخورد با تقاضاهای مطرح شده از جانب دیگران، روش‌های مختلفی در پیش می‌گیرند. شاید به‌دلیل نگرش‌های اجتماعی حاکم بر بسیاری از جوامع، پاسخ منفی به یک تقاضا چندان شکننده نباشد، اما در برخی فرهنگ‌ها «نه گفتن» بسیار شکننده و توأم با ریسک است. به‌طور مثال، مدیر یک شرکت تولیدی باید چه پاسخی به تقاضای غیرمنطقی یکی از مشتریان کلیدی خود بدهد؟ یا مثلا آیا شما می‌توانید تقاضای ملاقات یکی از کارکنان بسیار لایق و پر تلاش خود را به راحتی رد کنید؟

باید به خاطر داشته باشید اگر همیشه به همه‌ درخواست‌ها بله بگویید، هیچ وقت قادر نخواهید بود زمانتان را مدیریت کنید. در واقع شما همیشه در حال بخشیدن زمان خود به دیگران خواهید بود. نه گفتن، واکنشی قابل قبول است. به یاد داشته باشید که شما تقاضای طرف مقابل را رد کنید، نه شخصیت تقاضا کننده را. به صورت کلی گفته می‌شود قدرتمندترین ابزار مدیریت زمان در جهان، یک کلمه کوچک دو حرفی است؛ «نه». برای نه گفتن می‌توان چهار راهبُرد زیر را پیش گرفت:

۱) راهبُرد گوش دادن: خواسته طرف مقابل را حتما گوش دهید و سعی کنید به صورت کامل درک کنید.

۲) راهبُرد نه گفتن: اگر تصمیم شما منفی است، خیلی مودبانه و در عین حال با قاطعیت بگویید «نه». با جواب‌های نیم بند، امید واهی ایجاد نکنید.

۳) راهبُرد دلیل آوردن: اگر لازم است، دلیل خود را برای طرف مقابل شرح دهید. این کار صحت حرفتان را تایید می‌کند.

۴) راهبرد گزینه ارائه کردن: با ارائه‌ راه‌های دیگری برای برآوردن نیاز شخص مقابل، حسن‌نیت خود را نشان دهید.

سایر مواردی که هنگام «نه گفتن» بهتر است رعایت کنید عبارت است از:

• مودبانه و غیراحساسی رفتار کنید.

• معذرت‌خواهی نکنید. پاسخ خود را با «متأسفم... » شروع نکنید. این کار فقط باعث ایجاد احساس گناه در شما می‌شود.

• آرام باشید. از احساسی شدن یا رنجیده و خشمگین به نظر آمدن خودداری کنید.

• اگر رئیس شما از شما تقاضایی کرد که مایل به انجام آن نیستند، بگویید: «در حال حاضر مشغول انجام کار دیگری هستم. می‌خواهید کدام یک را انجام دهم؟ باید کدام کار را کنار بگذارم تا درخواست شما را
اجرا کنم؟»

هفته آینده در همین صفحه عوامل سازمانی موثر بر مدیریت زمان را عنوان خواهیم کرد.