عوامل انسانی موثر در مدیریت زمان

پیمان احمدی

زمان، مهم‌ترین منبع برای رهبران است. منابعی مانند نیروی کار، سرمایه یا امکانات برای رهبران سازمانی از اهمیت بسیاری برخوردارند، اما زمان حکمفرما است. کارآمد بودن افراد و افزایش بازدهی سازمان‌ها به شدت با میزان بهره‌وری آنها از زمان در ارتباط است. بنابراین، رهبران به‌طور ویژه باید هوشیاری بسیاری نسبت به هویت زمانی خود داشته باشند. هرچند، زمان مفهومی نیست که رهبران به سادگی آن را مدیریت یا حتی درک کنند. زمان وجهه‌های مختلفی در بین مردم دارد. چالشی در رابطه با ترتیب زمانی وجود دارد، یعنی وقتی که کسب‌وکار و مدیریت به‌طور همزمان انجام می‌شوند، رسیدگی همزمان به روابط انسانی و مدیریت را نامناسب می‌سازد.

تجربه هر شخص از زمان با شخص دیگر تفاوت دارد و شرایط گوناگون به‌طور پیوسته تجربه افراد را دستخوش تغییر قرار می‌دهد. بنابراین، اغلب اوقات رهبران متوجه می‌شوند که برنامه‌ریزی و هماهنگی کارمندان با آن یا تصمیم به عملی‌سازی در یک زمان توافقی کار مشکلی است. برخی افراد بهتر از دیگران خود را با همزمانی حقیقی رهبران وفق می‌دهند. در نتیجه برای رهبران نیز درک چگونگی تجربه اعضای سازمان از زمان‌بندی خود و میزان آگاهی آنها کار دشواری است. پیش از اینکه این امکان فراهم باشد تا یک فرد میزان بهره‌مندی خود از زمان، جهت‌گیری زمانی فردی و نگرش خود نسبت به زمان را مدیریت کند، لازم است تا شرایط را هوشیارانه بسنجد.

دراکر می‌گوید: «مدیران تاثیرگذار وظایف را در راس قرار نمی‌دهند، بلکه زمان را در راس قرار می‌دهند.» مدیران باید بدانند که زمان یک عامل محدودکننده است. به علت طبیعت دانش و کار مدیریتی، تفاوت بین اتلاف وقت یا استفاده عاقلانه از آن در اثربخشی و نتیجه است. از این‌رو، اولین گام برای تبدیل شدن به یک مدیر تاثیرگذار آموختن مدیریت فردی است و یکی از موضوعات بسیار مهم آموختن مدیریت زمان است.به‌طور کلی، زمان مفهوم ساده‌ای نیست که بتوان به راحتی بر آن تسلط یافت. افراد روش‌های بسیاری برای کنترل زمان آموخته‌اند، اندازه‌گیری سرعت زمانی و ترتیب عددی با ساعت امکان‌پذیر است، اما این با درک حقیقی از زمان بسیار متفاوت است

تجربه زمان

زمان را می‌توان به دو گروه تقسیم‌بندی کرد: زمان غیرعینی و زمان عینی. زمان عینی برای همه یکسان است و می‌توان آن را به عنوان زمان ترتیبی و زمان کاری تلقی کرد؛ چرا که سرعت تغییرات برای هر سازمانی یکسان است. زمان غیر عینی به شدت نسبی است و سرعت آن به عوامل بسیاری بستگی دارد. این عوامل به عنوان مثال روش یک شخص برای بهره‌مندی از ترتیب زمانی، احساسات، زمینه فرهنگی یک شخص، شرایط، فشار زمانی، کمبود خواب، ویژگی‌های فردی یا شخصیت برنامه‌ریز هستند، اینها همه عواملی هستند که بر تجربه یک فرد از زمان تاثیر می‌گذارند و با تجربیات زمان عینی تفاوت دارند.

به‌عنوان مثال هرکس در برهه‌ای از زندگی این احساس را تجربه کرده است که در هنگام انجام کاری ناخوشایند یا کسل‌کننده زمان به سرعت یا کند به اتمام رسیده است. هرچه شرایط بیشتر رضایت‌بخش باشد زمان دلچسب‌تر است و بالعکس. جانسون پیشنهاد می‌دهد پیش از اینکه افراد بتوانند زمان خود را مدیریت کنند، باید با مفهوم زمان توسط یک استعاره چهار مرحله‌ای کار کنند.

اولین مرحله تشخیص این موضوع است که زمان نمی‌تواند پذیرفته یا رد شود. مرحله دوم یافتن روش‌های نظام‌مندی برای آگاه شدن از زمان خود و صرف آن است. در مرحله سوم فرد افکار و ایده‌های خود را نسبت به زمان دارد و در میانه‌های آن قرار دارد و همچنین قادر است آنها را توصیف کند. در انتها در مرحله چهارم، فرد می‌تواند بر مفهوم زمان تسلط یابد به‌گونه‌ای که می‌تواند ایده‌های خود را درباره زمان تجزیه و تحلیل و آنها را با متد‌ها و فرآیندهای فکری دیگر مقایسه کند. مرحله چهارم باید پیش از اینکه فرآیند‌های سخت و طاقت‌فرسای بیشتری با موفقیت سپری شوند، عملی شود.

همان‌طور که فهمیده می‌شود، همه چیز به آگاهی یک مدیر از مفهوم کلی انسان مرتبط است. اگر مدیر از واقعیت زمانی خود و عامل انسانی‌اش آگاهی نداشته باشد ممکن است معضلاتی در قالب مدیریت زمان فردی یا مدیریت زمان سازمانی در هر دو طرف چه رهبری و چه مدیریت به وجود آید. بنابراین زمان به عنوان کِیروس، مطلوب، زمان تجربه شده در رهبری و به‌عنوان کرونوس و حتی مکانیکی و فواصل مدیریتی در شناخت ماهیت زمان نشان داده شده است.

زمان یک موضوع انتزاعی است و درک آن آسان نیست، اما در عین حال مقوله‌ای است که هرکسی آن را تشخیص می‌دهد. در بسیاری از موارد بسیار ساده به آن نگاه می‌شود و مقدمات ضروری آن فراموش می‌شود. زمان مهم‌ترین منبع برای مدیران است. زمان چیزی است که نمی‌توان به راحتی بر آن اشراف یافت اما اگر فردی زمان سپری شده خود را به درستی درک کند می‌تواند به خوبی از زمان بهره‌مند شود. شناخت ماهیت زمان و ویژگی‌های ساختار برنامه کاربردی روش آشکاری را به مدیران ارائه می‌دهد تا از زمان بهره ببرند و بدانند چه موقع باید رشد خود را در مدیریت زمان آغاز کنند.

شباهت‌هایی در اهداف آینده افراد با توجه به مسیر رشد مطلوب آنها و ویژگی‌هایی که شخصیت زمانی آنها را به معرض نمایش می‌گذارند، وجود دارد. همچنین شباهت‌های چشمگیری در شرایط افراد وجود دارد، اما واضح‌تر از آن اینکه شرایط افراد مشابه نیست. بنابراین هر شخص باید شرایط و شخصیت زمانی خاص خود، اهداف و مقاصد فردی، آگاهی و تصمیمات دقیق خود را ارزیابی کند، به این صورت او شرایط خود را توسعه می‌بخشد.