نویسنده: Liz Ryan

مترجم: مریم مرادخانی

منبع: Forbes

این ستون ارائه‌دهنده دیدگاهی نوین برای خدمات مشاوره مدیریتی به افراد و سازمان‌ها است که توسط متخصصان این حوزه پاسخ داده می‌شود. شما می‌توانید پرسش‌های خود را به modiran@den.ir ارسال فرمایید و منتظر پاسخ ما باشید.

مشاور عزیز

هفته گذشته من به خاطر اشتباه همکارم «امی»، به دردسر افتادم. او که قرار است برای مدت طولانی به مرخصی برود، مدتی است به من آموزش می‌دهد تا در غیاب او، بعضی از وظایفش را انجام دهم. امی دوست و مربی فوق‌العاده‌ای است و من تقصیر را به گردن او نمی‌اندازم، اما به نظرم بعضی از نکاتی که به من تعلیم داده، راه‌حل‌های شخصی خودش برای حل مشکلات رایج هستند و با روال قانونی انجام کارها در شرکت هیچ مطابقتی ندارند. در تمام این مدت نمی‌دانستم آنچه امی به من تعلیم می‌دهد، خارج از محدوده مقررات سازمان است تا اینکه هفته پیش در جلسه کارکنان که امی در آن حضور نداشت شرکت کردم و یکی از اعضای جلسه از من پرسید: «یکی از مشتریانم چند سوال درباره چگونگی دریافت اعتبار برای تبلیغات مشارکتی دارد. از چه کسی می‌تواند کمک بگیرد؟» گفتم: «من با او تماس می‌گیرم و اگر شرایط لازم برای دریافت اعتبار را داشته باشد، حدود دو هفته دیگر می‌تواند چک خود دریافت کند». رئیس که در انتهای میز نشسته بود، ناگهان برافروخت و گفت: «چه کسی گفته که این چک، دو هفته‌ای آماده می‌شود؟ کار این مشتری به بخش حسابداری مربوط می‌شود و فرآیندهای اداری دریافت اعتبار، حدود یک ماه طول می‌کشد». من مطمئنم که مدیرم اشتباه می‌کند چون با چشم خودم دیده‌ام که وقتی امی به بخش حسابداری درخواستی می‌فرستد، به سرعت کارش را انجام می‌دهند. او می‌داند در بخش حسابداری با چه کسانی صحبت کند که کارش را زودتر انجام دهند، اما نخواستم با مدیرم مخالفت کنم و گفتم: «اوه! بسیار خب». واقعا خجالت کشیدم. مدیر از دستم عصبانی شد.

سوالم اینجا است که از کجا بدانم چه چیزی مورد تایید مدیرم نیست و ممکن است او را عصبانی کند؟

پاسخ: احتمالا امی سال‌ها برای ارسال ‌درخواست‌ها از کانال‌های ارتباطی خاص خودش استفاده ‌می‌کرده. شاید به کلی فراموش کرده یا اصلا نمی‌داند که روال کاری‌اش مطابق با استانداردها نیست. یا شاید روش او برای ارسال درخواست‌ها، تنها روش مورد پذیرش بخش حسابداری است و رئیس سازمان از این موضوع اطلاع ندارد. شاید رئیس تو در جریان آخرین تغییرات فرآیندهای اداری نیست. شاید هم هست. اگر او بر سر یک موضوع با تو مخالفت کرد یا عصبانی شد، این دلیل نمی‌شود که حق با اوست و تو اشتباه کرده‌ای. بعضی مدیران دوست دارند اعضای تیمشان روش‌ها و ایده‌های جدید را امتحان کنند اما بعضی دیگر ترجیح می‌دهند همه چیز دقیقا طبق قوانین و مقررات پیش برود.

بهتر است قبل از اینکه مرخصی امی آغاز شود، جواب این سوال را پیدا کنی که «روال کار واقعا کدام است و چرا؟»

اگر همکاران تو در بخش حسابداری، درخواست‌های امی را در عرض دو هفته پاسخ می‌دهند اما رئیست با اطمینان می‌گوید که برای انجام درخواست‌ها دست‌کم یک ماه وقت لازم است، حتما یک جای کار ایراد دارد. اگر در روال کار پیچیدگی یا ابهامی وجود دارد، بهتر است درباره آن تحقیق کنی. همه ما ناچاریم رابطه خود را با مدیر سازمان مدیریت کنیم و از حساسیت‌ها و دغدغه‌هایش مطلع باشیم. به هر حال مدیران هم مثل ما انسان هستند و درست مثل بقیه آدم‌ها گاه سر یکسری مسائل، از کوره در می‌روند. نیازی نیست در حضور مدیر سازمان، مراقب تک تک حرف‌هایت باشی اما بهتر است از عقاید و دیدگاه‌های او مطلع شوی. پنج کاری که نباید در حضور رئیس خود انجام دهی از این قرارند:

۱. ترویج، توضیح یا اشاره به فرآیندهای اداری غیراستاندارد

۲. صحبت درباره اینکه خودت یا یکی از همکارانت به دنبال تغییر شغل هستید (مگر اینکه سازمان در حال تعدیل نیرو باشد و بدانید که به هر حال عذر شما را خواهند خواست).

۳. توصیه یا اظهار نظر درباره سیاست‌های سازمانی

۴. انتقاد تحقیرآمیز، عیب‌جویی یا بدنام کردن همکاران، مدیر، مشتریان یا فروشندگان طرف قرارداد

۵. گله و شکایت بابت میزان حقوق، ساعات کاری یا مشکلات شغلی دیگر

اجازه بده کمی جزئی‌تر به این موارد بپردازم. اگر برای انجام یکی از امور اداری، راهی را کشف کردی که از روال کاری همیشگی بهتر بود، در یک زمان مناسب آن را با رئیس خود مطرح کن. تا آن زمان، نباید هیچ سیاست یا قانون پذیرفته شده‌ای را نادیده بگیری. این کار به دور از ادب است و تو را در زمره افرادی قرار می‌دهد که دوست دارند قانون‌شکنی کنند یا قوانین را به میل خودشان تغییر دهند.

اگر به دنبال شغل جدید هستی، این موضوع را در حضور رئیس مطرح نکن، مگر اینکه او خودش از قبل در جریان بوده و از تصمیم تو حمایت کرده باشد. در محل کار به هیچ‌یک از همکاران خود در رابطه با کاریابی مشاوره نده. اگر کسی به همفکری تو نیاز دارد، می‌تواند بعد از پایان ساعات کاری با تو صحبت کند.

در هر شرکتی سیاست‌های سازمانی خاصی در جریان است اما به دور از ادب و اخلاق حرفه‌ای است اگر در محل کار و به‌خصوص در حضور مدیر، درباره این ‌سیاست‌ها اظهار نظر کنی یا توصیه‌ای ارائه دهی. اگر می‌خواهی همه از تو به عنوان کارمندی یاد کنند که به فعالیت تیمی متعهد است، هرگز در حضور مدیر سازمان از کسی انتقاد نکن. زمانی که کار خود را آغاز می‌کنی، تیم تو تا حدی گسترش می‌یابد که تک تک مشتریان، فروشندگان، همکاران، کارمندان قراردادی و موقتی، شرکا و متقاضیان کار را در بر می‌گیرد. همه آنها انسانند و درست مثل تو، ممکن است از عمل یا رفتار کسی ناراحت یا سرخورده شوند. و در آخر اینکه، هرگز درباره مشکلات شغلی‌ات، مثل حقوق یا ساعات کاری، در حضور مدیر سازمان گله و شکایت یا شوخی نکن. اگر واقعا مشکلی هست که باید آن را با مدیر در میان بگذاری، آن را مستقیما و بی‌پرده مطرح کن چون اگر مدیر سازمان بشنود که تو در جمع همکاران، در حال گله و شکایت از شرایط هستی، واقعا دلسرد خواهد شد. نگران نباش. تو اشتباهی مرتکب نشده‌ای. اولین کاری که باید انجام دهی این است که تحقیقات خود را شروع کنی. به بخش حسابداری برو و ببین که کارمندانش در آینده از تو چه انتظاراتی خواهند داشت و سپس تمام سیاست‌های مکتوب سازمان را به‌روز کن و مدیر را نیز در جریان روال جدید انجام کارها قرار بده.