تاثیرات خواب ناکافی کارکنان بر عملکرد سازمانی

نویسندگان: Nick van Dam and Els van der Helm
منبع: McKinsey
مترجم: سیدساجد متولیان

بسیاری از مدیران ارشد با مهارت و آگاهانه، خواب‌شان را مدیریت می‌کنند و وقتی در سفرهای کاری طولانی‌مدت به سر می‌برند یا تا دیر وقت به‌کار کردن می‌پردازند، می‌توانند صبح مجددا سرحال و هوشیار از خواب برخیزند. از آن سو نیز احتمالا مدیران کسلی را دیده‌ایم که پس از ساعت‌ها شب بیداری، به سختی می‌توانند صبح روز بعد در جلسه هوشیار بمانند، جزئیات ساده را به یاد بیاورند، به مسائل درست فکر کنند و به راه‌حل‌های روشن دست یابند. از یک دیدگاه، مدیریت درست یا نادرست خواب یک مساله شخصی محسوب می‌شود که خود بخشی از یک چالش مدیریت انرژی فردی است که علاوه‌بر خواب، اشکال دیگری از آرامش ذهنی نظیر ذهن‌آگاهی و مراقبه و همچنین تغذیه و فعالیت فیزیکی را نیز دربرمی‌گیرد. اما در جهانی که به‌طور فزاینده‌ای ارتباطات در آن رو به افزایش است و بسیاری از شرکت‌ها از کارکنان‌شان انتظار دارند که به صورت ۲۴ ساعته و ۷ روز در هفته پاسخگوی ایمیل‌ کاری‌شان باشند، این مساله یک موضوع مهم سازمانی نیز محسوب می‌شود که نیاز به توجه خاص و فوری دارد.

تحقیقات نشان داده‌اند که مغز افرادی که از کمبود خواب رنج می‌برند، توانایی خود برای انجام قضاوت‌های صحیح را از دست می‌دهد. در برخی مواقع، افراد با ادعاهایی غیرمنطقی و نادرست همچون «من به خواب بیشتری نیاز ندارم» و «با چند ساعت چرت زدن دوباره روبه‌راه می‌شوم» سعی می‌کنند، نیاز طبیعی‌شان به خوابیدن را انکار کنند. تحقیق اخیری که روی ۱۹۶ مدیر ارشد انجام داده‌ایم نشان می‌دهد تعداد زیادی از آنها در مورد نیازشان به خواب، روی به انکار می‌آورند. هرچند پاسخ‌دهندگان به پرسشنامه‌ها برخلاف اظهارنظر قبلی خود قبول داشتند که شرکت‌ها باید برای اینکه رهبران سازمانی به اهمیت خواب کافی پی ببرند، تلاش بیشتری به خرج بدهند. رخصوص اظهار نظر اخیر، حق با این رهبران ‌است. بسیاری از شرکت‌ها برای تشویق و ترغیب کارکنان خود برای خوابیدن به اندازه کافی، تلاش نمی‌کنند که می‌تواند پیامدهای جدی برای آنها به دنبال داشته باشد. همان‌طور که در ادامه نشان خواهیم داد، کمبود خواب بر عملکرد مدیران شرکت‌ها تاثیرات نامطلوبی به جای می‌گذارد و به‌طور خاص سبک رهبری آنها را تضعیف می‌کند که خود این امر می‌تواند به عملکرد مالی شرکت‌ها آسیب وارد کند. این مقاله به ارتباط بین وضعیت خواب و رفتار رهبری مدیران ارشد سازمان‌ها می‌پردازد و راه‌حل‌هایی را پیشنهاد می‌دهد که می‌تواند به بهبود کارآیی و اثربخشی هم در سطح فردی و هم در سطح سازمانی منجر شود.

ارتباط خواب با قابلیت‌های رهبری سازمانی

آخرین بخش مغز ما که در طول زمان از تکامل برخوردار شد، بخش قشری (نئوکورتکس) مغز است که مسوول کارکردهایی همچون ادراکات حسی، دستورات حرکتی و زبان است. بخش جلویی نئوکورتکس، که آن را کورتکس جلومغزی (Prefrontal Cortex) می‌نامند، مسوول چیزی است که روانشناسان آن را «کارکرد اجرایی» نام‌گذاری کرده‌اند و شامل همه فرآیندهای شناختی سطح بالا نظیر حل مساله، استدلال، ساختاربخشی، بازداری، برنامه‌ریزی و اجرای طرح‌های قبلی است. این فرآیندها به ما کمک می‌کنند که کارهای روزمره‌مان را انجام دهیم. مدت زمان زیادی است که ثابت شده است، تمامی رفتارهای مدیریتی به حداقل یکی (و اغلب بیش از یکی) از کارکردهای اجرایی مغز وابسته است و به‌طور خاص، بخش کورتکس جلومغزی مسوول این رفتارها است. عصب‌شناسان می‌دانند که اگر چه بقیه بخش‌های مغز می‌توانند با مشکل کمبود خواب به خوبی کنار بیایند، اما بخش کورتکس جلومغزی از این پدیده آسیب جدی می‌بیند. اگر چه توانایی‌های بصری اساسی و قابلیت حرکت با کمبود شدید خواب دچار ضعف شدید می‌شوند، اما میزان تاثیرپذیری آنها از کم‌خوابی به اندازه مهارت‌های سطح بالای مغزی نیست.تحقیق اخیر مکینزی روشن ساخته است که یک همبستگی قوی بین عملکرد رهبری و سلامت سازمانی برقرار است که خود یک پیش‌بینی‌کننده قوی از سودآوری سازمان است. در مطالعه مجزایی که روی ۸۱ سازمان و ۱۸۹ هزار کارمند آنها انجام شد، ما دریافتیم که تیم‌های مدیریتی با کیفیت بالا دارای چهار سبک رفتار رهبری هستند که عبارت است از: ۱) توانایی برای عمل کردن با گرایش قوی به نتایج ۲) حل مساله قوی ۳) بررسی دیدگاه‌های مختلف ۴) حمایت از دیگران. نکته جالب توجه این واقعیت بود که در هر چهار حالت، ارتباطی قوی بین میزان خواب مدیران ارشد و کارآیی رهبری‌شان وجود دارد(جدول)

1) عمل کردن با گرایش قوی به نتایج

برای انجام درست این سبک، مهم است که چشم‌تان را به هدف بدوزید و حواس‌تان به جای دیگری پرت نشود، درحالی‌که در عین حال تصویر بزرگ‌تر را (که حاکی از حرکت شرکت شما در مسیر درست است) نیز مدنظر داشته باشید. دانشمندان دریافته‌اند که کمبود خواب، توانایی تمرکز افراد بر اهداف را به شدت کاهش می‌دهد.

2) حل مساله موثر

خواب برای تقویت بسیاری از کارکردهای شناختی مانند بینش، شناسایی الگو و توانایی دستیابی به ایده‌های نوآورانه و خلاقانه مفید است که همه آنها به ما کمک می‌کنند، مسائل را با میزان بالاتری از اثربخشی حل کنیم. تحقیقی نشان داده است که خواب شب، به ایده‌ها و بینش‌های جدید منجر می‌شود. در این تحقیق، افرادی که در آزمایش شرکت کرده بودند و خواب مناسبی داشتند در مقایسه با افرادی که از بی‌خوابی رنج می‌بردند، در تشخیص راه‌حل آزمایش به میزان دو برابر موفق‌تر عمل کردند. به‌طور مشابه ثابت شده است که خواب کوتاه عصرگاهی نیز می‌تواند به حل خلاقانه مسائل کمک کند. در همان تحقیق، افرادی که بعد از سر و کله زدن با معمای یک بازی ویدئویی، هنگام عصر کمی خوابیده بودند دو برابر افرادی که بیدار مانده بودند، در حل معمای بازی موفق‌تر عمل کردند. تحقیقات دیگری نیز انجام شده‌ است که ثابت می‌کنند تفکر خلاقانه، عمدتا هنگام خواب دیدن قدرت پیدا می‌کند و شواهدی وجود دارد که بسیاری از مسائلی که در بیداری لاینحل مانده بودند، هنگام خواب حل شدند (مانند کشف فرمول حلقه بنزن در خواب توسط فریدریش ککوله شیمیدان آلمانی).

3) بررسی دیدگاه‌های مختلف

مطالعات بسیاری اثرات خواب بر سه مرحله فرآیند یادگیری را نشان داده‌اند. این سه مرحله عبارت است از: ۱) قبل از یادگیری که در آن رمزگشایی اطلاعات جدید صورت می‌گیرد،۲)بعد از یادگیری که مرحله تثبیت است و مغز ارتباطات جدید بین مفاهیم را شکل می‌بخشد و ۳) قبل از به یادآوری که مغز اطلاعات ضبط شده را از حافظه فرا می‌خواند. یکی از موارد مهمی که رهبرانی که به دنبال بررسی دیدگاه‌های مختلف هستند باید آن را در نظر بگیرند، توانایی برای تمایز قائل شدن بین ورودی‌های مختلف مغز به‌طور دقیق است. این توانایی از شکل‌گیری دید تونلی (منظور نگرش جزمی و تک‌بعدی است) جلوگیری می‌کند و خطاهای شناختی را کاهش می‌دهد. خواب کافی یکی از عواملی است که تاثیر مثبت آن بر بهبود تصمیم‌گیری در مورد مسائل واقعی زندگی همچون مسائل شناختی - عاطفی پیچیده (که پاسخ‌های عاطفی را با پاداش‌ها و تنبیهات مالی مرتبط می‌سازند) به اثبات رسیده است.

4) حمایت از دیگران

برای کمک کردن به دیگران، ابتدا باید بتوانید آنها را خوب بفهمید. برای مثال احساسات‌شان را از روی چهره‌شان یا تن صدای‌شان تفسیر کنید. در شرایطی که کمبود خواب شدید وجود دارد، به احتمال قوی مغز شما نمی‌تواند اشارات دریافت شده را به خوبی تفسیر کند و نسبت به رویدادهای عاطفی، واکنشی اغراق‌آمیز نشان خواهد داد. مطالعات اخیر نشان داده‌اند افرادی که به اندازه کافی نخوابیده بودند، سخت‌تر به دیگران اعتماد می‌کنند و آزمایش دیگری نشان داده است هنگامی که مدیران سازمان دچار کمبود خواب هستند، کارکنان سازمان نیز ارتباط کمتر و ضعیف‌تری با کاری که در حال انجام آن هستند، برقرار می‌کنند. سازمان‌ها راجع به مدیریت خواب چه کاری می‌توانند انجام بدهند؟سازمان‌ها چطور می‌توانند کیفیت و کارآیی خواب را بهبود ببخشند تا مطمئن شوند که رهبران‌شان به بالاترین سطح عملکردی خود دست می‌یابند؟ ما در شرکت مکینزی طی یکسال اخیر، طی تحقیقی روی همین موضوع کار می‌کردیم. در همین ارتباط راهکارهای زیر به دست آمدند که قابل پیشنهاد به سازمان‌ها هستند. لازم به ذکر است، اجرای برخی از این راهکارها احتمالا نیاز به اعمال اصلاحاتی در فرهنگ سازمانی شرکت‌ها دارد.

الف) دوره‌های آموزشی

۷۰ درصد مدیرانی که در تحقیق ما شرکت کردند، ابراز داشتند که سازمان‌ها باید همانند دوره‌های مدیریت زمان و مهارت‌های ارتباطی، دوره‌هایی در زمینه مدیریت خواب نیز برگزار کنند. به‌طور ایده‌آل، چنین برنامه‌هایی باید بخشی از یک برنامه یادگیری یکپارچه باشد که مواردی همچون ارزیابی آنلاین، کارگاه‌های فردی، نرم‌افزارهای کمکی، ویدئوهای آموزشی و انگیزشی را در بر بگیرد.شرکت‌ها باید در کنار برنامه‌هایی که برای بهبود تحرک بدنی، تغذیه و ذهن‌آگاهی کارکنان دارند، برنامه‌های مدیریت خواب را نیز در برنامه‌های خود بگنجانند. هر چند تغییر ناگهانی رویه خوابیدن برای رهبران سازمانی امری دشوار است، اما مهم است که برای جا انداختن عادات جدید زمان کافی صرف شود.

ب) خط‌مشی‌های شرکت

قبل از معرفی خط‌مشی‌های جدید، شرکت‌ها باید گفت‌وگوهایی بین رهبران‌شان ترتیب دهند تا توافق حاصل شود چه ایده‌هایی برای سازمان مناسب‌تر هستند، به‌ویژه اینکه باید دقت شود فرهنگ‌های کاری در شرایط مختلف متفاوت است.

• مسافرت: شرکت‌ها باید کارکنان را به انعطاف‌پذیری بیشتر در حین مسافرت تشویق کنند. مثلا برای ماموریت‌ها پروازی با زمان زودتر رزرو کنند تا قبل از یک قرار کاری مهم، فرصت خوابیدن کافی داشته باشند.

• کار تیمی: شرکت‌هایی که خدمات شبانه‌روزی ارائه می‌دهند می‌توانند از مزایای کار شیفتی استفاده کنند. ایجاد تیم‌های کمکی که باعث تقسیم کارها می‌شوند و استفاده از روش‌های دورکاری (تلفن، ویدئوکنفرانس و...) سبب می‌شود از زمان‌های غیرضروری حضور کارکنان در محل شرکت کاسته شود. همچنین رهبران سازمان‌ها به هنگام تماس با واحدهای کسب‌وکار دیگر در سایر مناطق زمانی (Time-zones)، به وقت محلی(Local time) توجه کنند.

• ایمیل: بسیاری از شرکت‌ها زمان‌هایی را تعیین می‌کنند که در آن‌ بازه‌های زمانی امکان ارسال ایمیل‌های کاری وجود ندارد.

• محدودیت‌های زمان کاری: بسیاری از شرکت‌ها که در آنها کارکنان تا دیروقت در شرکت می‌مانند، سیاست‌هایی را در جهت جلوگیری از کار کردن بیش از حد کارکنان وضع کرده‌اند. برای مثال یک شرکت بزرگ ارائه‌دهنده خدمات مالی، کارآموزان تابستانی خود را ملزم می‌کند تا قبل از فرا رسیدن نیمه شب، محل کارشان را ترک کنند تا اطمینان حاصل شود هیچ‌کس در شرکت به شب‌بیداری نمی‌پردازد. همچنین در این شرکت، کارکنان تمام وقت حق ندارند در محدوده زمانی ۹ شب جمعه تا ۹ صبح یکشنبه در شرکت حضور داشته باشند.

• مرخصی‌های اجباری: یک شرکت نرم‌افزاری آمریکایی برای استفاده از مرخصی، جایزه‌ای ۷۵۰۰ دلاری برای کارکنانش تعیین کرده است مشروط بر اینکه اولا واقعا به مسافرت بروند و ثانیا موقع حضور در تعطیلات، ارتباطات کاری‌شان را قطع کنند.

• زمان استراحت قابل پیش‌بینی: لسلی پرلو استاد دانشکده کسب‌وکار هاروارد راه خوبی را برای جبران خواب از دست رفته پیشنهاد می‌کند: استراحت کامل در شب، خاموش کردن گوشی تلفن همراه، پاسخ ندادن به ایمیل‌ها و تماس‌های کاری به هنگام استراحت. یک شرکت مشاوره جهانی دریافته است با اجرای این راهکار، بهره‌وری کارکنان به میزان قابل‌توجهی افزایش می‌یابد و هم‌اکنون آن را به یک برنامه ثابت در سازمان خویش تبدیل کرده است.

• اتاق‌های مختص استراحت روزانه: تصویر مدیری که خوابیده است به آسانی می‌تواند به برداشت‌های اشتباه منجر شود. اما تحقیقات نشان داده‌اند یک چرت کوتاه ۱۰ الی ۳۰ دقیقه‌ای، هشیاری و عملکرد افراد در محل کار را تا دو ساعت و نیم بهبود می‌بخشد. بیش از نیمی از رهبران سازمانی که در تحقیق ما شرکت داشتند، خواستار آن بودند تا در سازمان‌شان همانند بسیاری از شرکت‌های عظیم فناوری (مانند گوگل) اتاق‌های استراحت در محل کار ایجاد کنند.

• فناوری هوشمند: شرکت‌ها باید استفاده از ابزارک‌ها و نرم‌افزارهای موبایلی را که بتواند به مدیریت خواب کارکنان‌شان کمک کند در دستور کارشان قرار دهند. برای مثال نرم‌افزاری به نام f.lux وجود دارد که با محدود کردن میزان نور آبی صفحه نمایشگر رایانه و گوشی تلفن همراه IPhone احتمال ایجاد حالت خواب‌آلودگی در افراد در حین کار کردن را کاهش می‌دهد.