انعطاف داشته باشید تا باقی بمانید

پرویز نصرتی کردکندی
p.nosrati@yahoo.com
عضو انجمن ایرانیان فارغ‌التحصیل ژاپن و مدیر استراتژی شرکت پارساپلیمر شریف
بخش پنجم

سازمان‌ها به دنبال ثبات کارها و استاندارد کردن آنها برای آینده هستند، این بزرگ‌ترین چالش برای زندگی کاری آنهاست و برای ماندگاری و رشد، مهلک‌ترین چالش‌ها را از استاندارد‌های کارکردی تجربه می‌کنند، جنس این چالش‌ها نسبت به گذشته‌های نه‌چندان دور هم از نظر بزرگی، فراوانی و همه جانبه بودن تغییر یافته است؛ شاید به تعبیری بیماری‌های هولناک و ناشناخته‌ای با ویروس‌های جدید و تازه از راه می‌رسند و با داروها و راهکارهای گذشته شیوه‌های درمانی موجود، امکان مبارزه و بهبود ندارند و باید متناسب با نوع بیماری و ویروس و شرایط جدید به درمان آن پرداخت، در غیر این‌صورت موجب مرگ یا حداقل تضعیف کسب‌وکار می‌شویم ولی پرسش عمده این است آیا راهی وجود دارد که سازمان در مواجهه با این چالش‌ها بتواند به شکل بهتری ایستادگی و مقاومت کند؟ برای چنین منظوری چه تمهیداتی باید به‌کار گرفته شود؟

　

نوگرایی سازمانی

سازمان‌ها به‌دلیل قدمت و سال‌های طولانی کارکرد خود، یا به‌کار گیری مدل‌های کسب‌وکار گذشته و داشتن مختصات سازمانی کهنه غالبا ناتوانی مفرطی نسبت به شرایط محیطی جدید دارند و به‌دلیل روحیه ثبات‌گرایی این رفتارها، تبدیل به استاندارد‌های کاری نیز می‌شود و برای انجام درست کارهایی که می‌تواند میرایی به‌بار آورد آموزش‌هایی نیز به کارکنان داده می‌شود. هرچند سازمان‌های نوپا به‌دلیل جوان بودن شرایطی بهنگام معمولا دارند ولی عموما به‌دلیل به‌کارگیری افراد باتجربه در شروع کسب‌وکار که قطعا دارای ذهنیت گذشته و متکی به همان چارچوب‌های گذشته و پارادایم مربوط به فضای کسب کار گذشته است، با شکنندگی نزدیک به شرایط سازمان‌های قدیمی حرکت می‌کنند.

از طراحی مجدد سازمانتان غفلت نکنید

مطالعات جالب‌توجه دکتر بِرتون و همکارانش در سال ۲۰۰۴ نشان داد چیدمان صحیح در طراحی سازمان به عملکرد برتر در کسب‌وکار منجر می‌شود و باید با تغییر شرایط این چیدمان نیز متناسب با آن ترمیم و در برخی مواقع بازآفرینی شود. همان‌طور که در بخش‌های گذشته این نوشتار آمد سازمان‌ها برای ماندن و برنده‌شدن و برنده باقی‌ماندن نیازمند درک پارادایم حاکم و داشتن چارچوب‌های ذهنی متناسب با آن هستند و این موضوع قطعا لازم است ولی کافی نیست، چراکه درصورت عدم طراحی سازمان متناسب با شرایط جدید، سازمان شما امکان همراهی برای مقابله با چالش‌های جدید را پیدا نمی‌کند و پرواضح است که در این کارزار نبود یک سازمان همسو باز عواقبی جز شکست -به‌رغم فهم موضوع از سوی مدیران ارشد - در پی نخواهد داشت.

چگونه سازمانی باید داشته باشیم؟

برای مقابله با شرایط پارادایم جدید و آماده‌سازی سازمان برای رویارویی با تغییر، چارچوب‌های ذهنی مناسب رهبری لازم است ولی کافی نیست، هرچند تغییر، ریسک زیادی دارد ولی ریسک بزرگ‌تر آن است که این تغییرات را اعمال نکنید و باز هیچ اتفاقی در فضای کسب‌وکار شما پدید نیاید. محققان، به همه سازمان‌ها در همه کسب‌وکارها هشدار می‌دهند که اگر می‌خواهند در شرایط پارادایم نوین زنده بمانند و همچنان رشد کنند، باید به ایجاد فرهنگی مبتنی بر انعطاف‌پذیری در سازمان خود همت گمارند، برای این مهم ابتدا باید به چهار سوال اساسی برای درک موضوع پاسخ داده شود، این چهار پرسش کلیدی، شما را راهنمایی می‌کند که برای ایجاد یک سازمان انعطاف‌پذیر چه‌کار باید کنید؟

سوال اول: بزرگ‌ترین کمک به انعطاف‌پذیری سازمان شما چگونه می‌تواند پدید آید و چه راه‌هایی را برای این موضوع می‌شناسید؟

سوال دوم: بزرگ‌ترین تهدیدی که برنامه‌های انعطاف‌پذیری سازمان شما با آن مواجه است کدام است و چه جریان‌هایی در شرکت مخالف و مانع انعطاف‌پذیری است؟

سوال سوم: چه کارهایی باید انجام داد تا مقوله برنامه‌های انعطاف‌پذیری در سازمان شما بتواند به‌طور منظم به کشف و تصاحب فرصت درکسب‌وکارتان کمک کند و این موضوع تبدیل به یک فرهنگ کارکردی شود.

سوال چهارم: آیا اعضای هیات‌مدیره نگرانی اصلی‌شان در زمینه انعطاف‌پذیری سازمان است؟ و این مقوله مهم در اولویت‌های پیگیری مدیران اجرایی نیز هست؟

اگر قبول کنیم سازمان منعطف از بدیهیات زنده ماندن و رشد است، سازمانی که می‌خواهد منعطف باشد باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

ویژگی‌های سازمان منعطف

برای چنین وضعیتی شش ویژگی بی‌بدیل برای هر سازمانی وجود دارد، ویژگی‌های انسجام، ظرفیت انطباقی، چابکی، روابط موثر، اعتبار و اعتمادسازی که هر سازمانی با توجه به قابلیت انعطاف‌پذیری خود ترکیب متفاوتی از این شش‌گانه را دارا است. این ویژگی‌ها قابلیت اندازه‌گیری داشته و شاخص‌های اندازه‌گیری نیز دارند و بلوغ و سطح قابلیت آن را می‌توان در هر سازمانی تعیین کرد تا با نزدیکی توازن در این شش‌گانه به سطح بالاتری از انعطاف‌پذیری و تصاحب بیشتر فرصت‌های کسب‌وکار دست پیدا کرد. سه ویژگی درونی: صفات سه‌گانه، یعنی انسجام، قابلیت انطباق و چابکی نشان‌دهنده قابلیت سازمان از بعد درونی و توان مواجهه آن با تغییرات محیطی است.

1 - انسجام: یعنی نیروى اعمال شده بر کارکنان گروه بیش‌تر از کل نیروهایى است که می‌کوشد آنان را به ترک گروه وادار سازد و انسجام آنها را از میان بردارد. به عبارتی، کارکنانی که یکدیگر را دوست دارند و می‌خواهند در حضور یکدیگر باقى بمانند و فعالیت کنند و به همین دلیل منسجم هستند. همبستگی گروه یکی از شاخص‌های مهمی است که بر اعضای گروه اثر زیادی دارد. گروه‌ها از لحاظ انسجام متفاوتند. انسجام حدی است که در آن افراد گروه جذب یکدیگر شده و در هدف‌ها و آرمان‌های گروه سهیم می‌شوند. هر قدر اعضای گروه بیشتر جذب یکدیگر شوند و هدف‌های فردی و سازمانی آنها هماهنگ‌تر باشد، انسجام گروه بیشتر خواهد شد . پیامدهای دیگر انسجام، کار کردن با لذت کارکنان و مشارکت فعال در رسیدن سازمان به آرمان‌هایش است. آرمان مشترک، فهم نزدیک به هم از چالش‌های پیش رو، کارکرد‌های تکمیلی کارکنان نسبت به همدیگر و تلاش همگانی برای برنده شدن در کسب‌وکار است. باید کارکنان به این باور در فرهنگ سازمانی برسند که حضور آنها در محیط کار برای مقابله و رقابت با یکدیگر نیست و همه آنها برای خلق ارزش و برنده شدن دور هم جمع شده‌اند و افراد همزمان ملزم به انجام دو وظیفه اساسی هستند و آن اینکه علاوه برکارکرد مسوولیت‌های سازمانی، کارکرد دیگری نیز که کامل‌کننده رفتار و کارکردهای همکاران باشد، تعیین کند.

2- ظرفیت انطباقی: دومین ویژگی در عرصه داخلی ظرفیت انطباقی سازمان است که چقدر سازمان در تطابق خود با محیط و چالش‌ها آمادگی دارد و آیا توانایی و استعداد بروز ظرفیت‌های جدیدی از کارکرد را می‌تواند ارائه دهد، درجه هوشیاری در درک موضوعات پیچیده و جدید از سوی سازمان ظرفیت انطباقی است. شرایط انطباقی پیچیده و کار آمد، به‌دلیل توانایی در انطباق سریع و خلاقانه نسبت به تغییرات محیطی، منحصر به فرد و مورد توجه هستند. سیستم‌های پیچیده قابلیت‌های خود را برای پاسخگویی انطباقی به مسائل محیطی یا تقاضای داخلی با تنوع‌بخشی به راهبردها یا رفتارهایشان، بهبود می‌بخشند. زمانی که سیستم‌های انطباقی پیچیده به درستی کار کنند، ظرفیت انطباقی را برای سازمان ایجاد می‌کنند.

3- چابکی: چابکی توانایی سازمان برای تغییر است تا فرصت‌هایی را که براساس این تغییر ایجاد می‌شود مورد بهره‌برداری قرار دهد. سازمان چابک سازمانی است که می‌تواند تغییر کند و خود را با تغییرات محیطی پیروزمندانه وفق دهد، امروزه سازمان‌های زیادی در مواجهه با افزایش رقابت حاصل از نوآوری‌های تکنولوژیک و محیط‌های متغیر بازار و تغییر در تقاضای مشتریان قرار گرفته‌اند. این وضعیت بحرانی موجب تغییرات اساسی در اولویت‌ها، دیدگاه‌های استراتژیک و رسالت استراتژیک در بازار رقابتی، توسعه و بهبود انعطاف‌پذیری و مسوولیت‌پذیری سازمانی شده است. به نظر می‌رسد که با داشتن پیش آگاهی نسبت به تغییر، تصور آن و از آن فراتر پذیرش وقوع قطعی تغییر به جای هراس از آن‌، بهتر می‌توان مسیر تغییر را تعیین کرد و حتی خود عامل تحقق آن باشیم.چگونه می‌توان چابکی را با قدرت رقابتی مقایسه کرد؟ اگر یک سازمان بخواهد چابکی خود را بهبود ببخشد چگونه می‌تواند موانع اصلی را برای بهبود شناسایی کند؟ چگونه می‌شود در دستیابی موثر به چابکی نقش داشت؟ پاسخ به این سوالات برای تئوری‌پردازان طراحی سازمان چابک بسیار حیاتی است.

سه ویژگی بیرونی

ویژگی‌های چهارم تا ششم به بیرون سازمان ارتباط پیدا می‌کند ارتباطات یکپارچه، اعتبارسازی و ایجاد اعتماد سه ویژگی است که باید در مواجهه با کارکنان، مشتریان، شرکای کسب وکار و سایر ذی‌نفعان مورد استفاده قرار بگیرد.

4- ارتباط: ارتباط مداوم و همه‌جانبه با همه ذی‌نفعان یکی از ویژگی‌های کلیدی در موضوع انعطاف‌پذیری است وقتی سطح این ارتباطات همه‌جانبه به مقدار قابل قبولی رسید می‌تواند تبدیل به یک شایستگی سازمانی نیز بشود چرا که شناخت ذی‌نفعان می‌تواند منجر به رفتار وپیامد متناسب و جاذبی شود و برای چنین رفتاری شرایط جدید آنها در نظر گرفته می‌شود و قطعا با تغییر این نیازها شیوه بازی و واکنش سازمان نیز تغییر یافته و در شرایط جدید مطابق با نیاز ذی‌نفعان انعطاف کارکردی می‌دهد.

5- اعتبار: وقتی فراوانی کارکردهای درست و قابل انعطاف سازمان با پدیده‌ها و چالش‌ها و رفتار با ذی‌نفعان، افزایش می‌یابد قابلیت اطمینان سازمان یا همان اعتبار سازمان نیز افزایش می‌یابد. موضوع برند یک سازمان هم از اعتبار ایجاد شده به وجود می‌آید، طبق نظریه جدید دکتر احمد روستا در سال۲۰۱۳ که در مراکز علمی و مدیریتی و به‌خصوص از سوی کاتلر پدر علم بازاریابی دنیا نیز مورد قبول واقع شد، مساله نظریه توتال برندینگ بود، توتال برند یا برند فراگیر رویکرد نوینی است که از هم‌افزایی سه برند شخصی، برند محصول و برند نهایی شکل می‌گیرد، برای تحقق برند فراگیر نیاز به اعتبار فراگیر است و هرچه اعتبار سازمان افزایش یابد برند سازمان قدرت می‌گیرد، البته موضوع اعتبار، کارکردهای بیشتری از رشد برند نیز دارد که رضایتمندی همه ذی‌نفعان مانند کارکنان و... را به همراه دارد و شرایطی پدید می‌آورد که سازمان به‌راحتی انعطاف لازم را در کارکردهای خود برای افزایش اعتبار نشان دهد.

6- اعتماد: وقتی سازمان یاد می‌گیرد چگونه در مراودات خود پاسخ مناسب و درخوری مبتنی بر ارزش خوب به ذی‌نفعان بدهد اعتماد آنها را جلب می‌کند. اعتماد یک مفهوم چند بعدی است و ابعاد متفاوتی دارد. قابلیت پیش‌بینی، توانمندی، شایستگی، تخصص، خیرخواهی، مدیریت باز، علاقه، پذیرش واقعیت از ابتدای آن هستند. این مولفه در افزایش انعطاف‌پذیری در سازمان کمک بزرگی می‌کند و معمولا یک فرآیند دو طرفه است در نظر بگیرید اعتماد به کارکنان و بالعکس، چقدر می‌تواند در ایجاد شرایط جدید توام با تفاهم که از اصول انعطاف‌پذیری نیز تبعیت می‌کند، به رفتار موثر طرفین کمک کند.

مجموع این ۶ عنصر که سه‌گانه اول در بعد صرفا داخلی و سه‌گانه دوم در بعد بیشتر خارجی سازمان باید به شکل یکپارچه در سازمان اتفاق بیفتد تا شرایط آرمانی شکل گیرد، مانند مسابقه قایق‌سواری چند نفره است که در دو سمت قایق مشغول پاروزنی هستند (سه نفر یک سمت قایق و سه نفر در سمت دیگر قایق). می‌مانند و در مسابقه پاروزنی باید توازنی در دو طرف پاروزن‌ها ایجاد شود تا قایق بتواند به شکل مستقیم و سرعت بالا حرکت کند و رقابت خود را برای برنده شدن ادامه دهد. از بخش بعدی به برخی مصادیق تفاوت‌ها در کارکردها و تئوری سازمانی خواهیم پرداخت، سه‌شنبه هر هفته با ما باشید.