هفت خوان پیش روی مدیران تازه کار

مترجم: سید حسین علوی لنگرودی

منبع: کتاب New Manager Transition Guide

بخش دوم

در قسمت اول این مطلب گفتیم امروزه بسیاری از کسانی که پس از پیمودن نردبام ترقی به مناصب بالای کاری از جمله مقام مدیریت می‌رسند، در اغلب موارد آمادگی چندانی برای آن ندارند و به شدت نیازمند راهنمایی‌ها و پند‌هایی هستند که به آنها در پشت‌سر گذاشتن مشکلات و چالش‌های متداول در دنیای مدیریت کمک کند. در این میان، سه ماه نخست تصدی یک پست مدیریتی، حساس‌ترین و حیاتی‌ترین دوره مدیریتی هر مدیری محسوب می‌شود و تاثیر بسزایی در موفقیت و بقای او در این پست و همچنین ارتقای او به پست‌های مدیریتی بالاتر دارد و ناکامی در این دوره به معنای برکناری و سقوط به درجات پایین‌تر یا حتی اخراج از شرکت یا سازمان خواهد بود. تا اینجا به سه خوان از هفت خوان سختی که مدیران تازه کار در ۹۰ روز اول مدیریت‌شان باید از آن عبور کنند اشاره شد که عبارت بودند از شناخت درست رئیس خود، شناخت درست کارکنان و شناخت درست شغل و مسوولیت‌های خود. در این قسمت به چهار خوان باقیمانده خواهیم پرداخت.

خوان چهارم: شناخت درست همکاران و مشتریان

یکی از اولین اقدامات هر مدیری در بدو تصدی پست مدیریت، ترتیب دادن جلساتی با همکاران و مدیران همرده از یکسو و با مشتریان اصلی و قدیمی شرکت از سویی دیگر است. در اینجا منظور از مشتریان کسانی است که یک مدیر با آنها در جریان کارهای روزمره‌اش سروکار دارد و لذا مشتریان دائمی هم می‌توانند همان مدیران هم‌سطح و همکار باشند و هم کسانی خارج از سازمان که محصولات و خدمات تولیدی سازمان برای آنها ارائه می‌شود. در جلساتی که با این افراد ترتیب داده می‌شود سوالات زیر باید مطرح شوند: لطفا درباره استراتژی‌های کلیدی، بازارهای عمده، دستاوردهای مالی و چالش‌های اصلی خود به من اطلاعاتی بدهید. اولویت اساسی شما در حال حاضر کدام است؟ تجربیات و نظرات شما در ارتباط با حوزه‌ای که من در حال‌حاضر عهده‌دار مسوولیت آن هستم چیست؟ توصیه‌های شما برای کسی مثل من که به تازگی وارد این سازمان شده است چیست؟ نگرانی‌ها و انتقادهای شما راجع‌به محصولات و خدماتی که در حوزه تحت نظر من تولید می‌شود، کدامند؟

خوان پنجم: شناخت دقیق استراتژی رهبری خود

از قدیم گفته‌اند که برای کشتی بدون مقصد مشخص، هیچ بادی باد موافق نیست. برای مدیری هم که سکاندار کشتی سازمان یا شرکت متبوع خود است نیز فقدان هدف و استراتژی مشخص، نتیجه‌ای غیر از سردرگمی و اتلاف هزینه و انرژی نخواهد داشت. تحقیقات نشان داده که رهبران و مدیران موثر و کارآمد کسانی هستند که یک دیدگاه و نگرش شفاف، دقیق و هدفمند رهبری برای خود تعریف کرده‌اند و قادرند آن را به دیگران بیاموزند و آنها را در آن سهیم کنند. در صورت تحقق این هدف، دیگران نیز در راستای رسیدن مدیران به اهداف و خواسته‌هایشان گام خواهند برداشت و در برابر آن موضع منفی نمی‌گیرند. در چنین شرایطی دیگران نیز نگرش‌ها و دیدگاه‌های رهبری و مدیریتی خود و اهداف مدنظرشان را مطرح می‌سازند و در چنین فضای شفاف و مثبتی است که می‌توان کار‌ها را با موفقیت به پیش برد. برای نیل به این مقصود هر مدیر تازه کاری باید به این سوالات پاسخ‌های شفافی بدهد:رهبران و مدیران بزرگی که در زندگی من بیشترین تاثیرگذاری را داشته و دارند چه کسانی هستند و من از آنها چه چیزهایی آموخته‌ام؟ هدف اصلی من در کار جدیدم دقیقا چیست و من چرا و برای رسیدن به کجا اینجا هستم؟ ارزش‌های هدایت کننده و جهت‌دهنده به من کدامند؟ من چگونه می‌توانم و باید به افرادم انگیزه بدهم؟ من از افرادم چه انتظاراتی دارم و افرادم چه توقعاتی از من دارند؟ من چگونه می‌توانم الگوی مناسبی برای زیردستانم باشم؟

خوان ششم: برقراری ارتباط با انتظارات کارکنان

هر مدیری می‌تواند از طریق توجه کردن به خواسته‌ها و انتظارات کارکنان و برقراری ارتباط با آنها به موفقیت‌های بزرگی دست یابد. مطالعات نشان داده که یک عنصر کلیدی در اعتمادسازی بین مدیران و کارمندان، از بین بردن نقاط خاکستری موجود در رابطه میان آنهاست و این هنر مدیران بزرگ است که در همان روزهای نخست مدیریت‌شان رابطه‌ای شفاف و آرمانی با کارکنانشان برقرار ‌می‌کنند و خیلی زود از توقعات و خواسته‌های آنها مطلع می‌شوند. با آگاهی از این انتظارات است که راه برای تعامل بیشتر و سازنده‌تر بین مدیر و افراد تیم هموار می‌شود و شرایط برای کار گروهی واقعی و موثر فراهم می‌شود لذا فرآیند آگاهی از انتظارات کارکنان باید در اولین فرصت ممکن و ترجیحا در نخستین روزهای همکاری فی‌مابین صورت پذیرد و مدیران تازه‌کار پس از آگاهی از این انتظارات و خواسته‌ها باید برای تحقق آنها برنامه‌ریزی و اقدام کنند.

خوان هفتم: ایجاد سیستم شبکه‌ای و حمایتی

داشتن شبکه‌ای از همکاران و کارکنان و ایجاد سیستم حمایتی، چیزی شبیه به داشتن کادری مجرب از مشاوران و همیاران است که در هنگام ضرورت و نیاز به کمک مدیر می‌شتابند و مشکلات او را حل می‌کنند. شبکه سازی به مدیران در فرآیند حل مساله، آفرینش ایده‌ها و تشریک مساعی کمک شایانی می‌کند. تحقیقات همچنین نشان داده که شبکه‌سازی تا حد زیادی به افزایش رضایت شغلی کمک می‌کند چراکه انسان‌ها موجوداتی اجتماعی هستند و قادر خواهند بود تا از طریق مشارکت در کار گروهی به اهداف بزرگ جامه‌عمل بپوشانند. برای ایجاد شبکه‌های گسترده و کارآمد باید در ابتدا یکسری از همکاران مجرب و باسابقه را شناسایی و جذب کرد و با ایده گرفتن از آنها، بر بسیاری از مشکلات و چالش‌هایی که هر مدیر تازه‌کاری در ابتدای دوران مدیریتی‌اش با آنها روبه‌رو می‌شود، فائق آمد. در مجموع، پس از گذشتن از این هفت خوان سخت و پرچالش است که یک مدیر تازه‌کار خواهد توانست ابتکار عمل را در سازمان یا شرکت تحت رهبری‌اش در دست بگیرد و در راستای تحقق اهداف و برنامه‌های مقرر خود و سازمان گام بردارد.