منبع: کتاب Little things matter

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی

قسمت چهارم

در قسمت‌های قبلی این مطلب به ارتباط قوی و همه‌جانبه بین خودمدیریتی و مدیریت زمان پرداختیم و توصیه‌هایی را در این زمینه مطرح کردیم. در ادامه به ابزارهایی که برای مدیریت بهتر زمان به‌صورت خودکار نیاز دارید، اشاره خواهد شد و توصیه‌هایی در این زمینه ارائه می‌شود.

همیشه یک دفترچه یادداشت یا ضبط صوت به همراه خود داشته باشید

داشتن یک دفترچه یادداشت یا ضبط صوت که فهرست کارهایی را که باید در آینده انجامشان دهید، در آن ثبت شده است کمک شایانی به شما در خودمدیریتی زمانی‌تان می‌کند. پس همیشه یک دفترچه یادداشت یا یک دستگاه ضبط صدا به همراه داشته باشید تا ضمن ثبت برنامه‌های آینده، برنامه‌هایی را که پیش از این تنظیم‌شان کرده‌اید، به شما یادآوری کند.

همیشه یک تقویم جیبی یا دفتر قرار‌ها به همراه داشته باشید

داشتن تقویم جیبی یا دفتر قرار‌ها می‌تواند به افزایش بهره‌وری‌تان و همچنین کاهش چشمگیر احتمال فراموش کردن قرارهایتان کمک کند. اگر شما بیش از یک تقویم جیبی دارید آنها را به یک عدد کاهش دهید؛ چرا که در غیر این صورت باعث سردرگمی شما خواهند شد.

از نرم‌افزار‌های مدیریت زمان استفاده کنید

یکی از بهترین راه‌ها برای آغاز فرآیند مدیریت بهینه زمان‌تان این است که برای یک دوره زمانی مشخص مثلا یک هفته، نحوه صرف وقت‌تان را کنترل کنید و به‌طور دقیق مشخص کنید که هر ساعت از ساعات کاری‌تان چگونه و به چه شکل صرف می‌شود. برای موفقیت بیشتر در این مسیر می‌توانید نرم افزار‌های متنوع و ارزان قیمت مدیریت زمان را از اینترنت دانلود کنید. پس از اجرای دقیق این برنامه درخواهید یافت که چه مقدار از وقت‌تان صرف کارها و فعالیت‌هایی می‌شود که هیچ تاثیر مثبتی بر رسیدن‌تان به اهداف‌تان ندارند.

از زمان سنج استفاده کنید

در محل کارتان از یک زمان سنج یا ثانیه‌شمار برای سنجش دقیق ساعات یا دقایقی که در راستای تحقق اهداف کاری‌تان در هر روز سپری شده استفاده کنید. با کم کردن عدد مربوط به این دقایق یا ساعات از کل ساعات کاری هر روزتان درمی‌یابید که چقدر از وقت ارزشمندتان به هدر می‌رود.

برای استفاده بهینه از زمان‌هایی که به شکل‌های مختلف هدر می‌دهید برنامه ریزی کنید

پس از مشخص شدن دقایق یا ساعاتی که در محل کارتان به شکل‌های مختلف هدر می‌رود نوبت به برنامه ریزی برای مدیریت آن می‌رسد. همیشه به یاد داشته باشید وقت‌تان ارزشمندتر از آن است که برای استفاده کامل از آن نیازی به توصیه یا نظارت مقام مافوق خود داشته باشید.

از زمانی که برای صرف ناهار اختصاص می‌دهید، بکاهید

به‌طور جدی تلاش کنید تا راه‌هایی را برای کاستن از زمانی که برای صرف ناهار در محل کارتان صرف می‌کنید بیابید. تحقیقات نشان داده که فرآیند رفت و برگشت به غذاخوری و صرف ناهار، وقت قابل توجهی را به خود اختصاص می‌دهد که در صورت کاسته شدن از آن می‌تواند در راستای تحقق اهداف کاری به کار گرفته شود.