نویسنده: Alison Green

مترجم: مریم رضایی

این ستون ارائه‌دهنده دیدگاهی نوین برای خدمات مشاوره مدیریتی به افراد و سازمان‌ها است که توسط متخصصان این حوزه پاسخ داده می‌شود. شما می‌توانید پرسش‌های خود را به modiran@den.ir ارسال فرمایید و منتظر پاسخ ما باشید.مشاور عزیز، مدیر یکی از دپارتمان‌های دانشگاه هستم که اخیرا یکی از کارمندان در واحد تحقیق را اخراج کرده‌ام. بعد از بررسی‌های جامع به این نتیجه رسیدم که این کار لازم بود و هیچ گونه احساس پشیمانی ندارم. مساله این است که این کارمند اگرچه از نظر کاری در بسیاری جهات بد بود، اما روابط بسیار خوبی با همکاران خود برقرار کرده بود. حال همکاران او که عضو هیات علمی دانشگاه هستند (و بعید نیست همچنان ارتباط شخصی با این فرد داشته باشند و تحت تاثیر این ارتباط باشند) مدام از تیم مدیریتی خواستار جوابی برای دلیل اخراج ناگهانی این فرد هستند و اینکه چرا تیم را از وجود چنین فرد فوق‌العاده‌ای محروم کرده‌ایم. البته ما در موضعی رسمی و محکم به آنها گفته‌ایم «این تصمیم به واحد منابع انسانی» مرتبط است. اما این پاسخ آنها را قانع نکرده است. اعضای هیات علمی به‌طور کلی بر خواسته‌های خود اصرار زیادی می‌ورزند. آیا قابل قبول است در این مورد اطلاعات بیشتری به آنها بدهیم؟ پاسخ مشاور: اگر جای شما بودم به آنها می‌گفتم: «من نمی‌خواهم وارد جزئیات موقعیتی که این فرد داشته بشوم؛ همان‌طور که اطلاعات محرمانه در مورد روابط شما با دیگران را منتشر نمی‌کنم. اما باید بگویم اخراج یک فرد معمولا به‌صورت ناگهانی و با غافلگیری رخ نمی‌دهد. این اتفاق بعد از گفت‌وگوهای مکرر با فرد خاطی در مورد مسائل پیش آمده رخ می‌دهد، بدون اینکه بقیه کارمندان حتی از این مکالمات اطلاع داشته باشند.» به عبارت دیگر، جنبه‌خصوصی بودن برخی مسائل را در مورد فرد مورد نظر به میان بکشید، اما برای اینکه به نظر سایر کارمندان خود احترام گذاشته باشید، روند کلی اخراج کردن را برای آنها توضیح دهید تا بدانند چه این فرد و چه هر فرد دیگری به صورت غیرمنتظره اخراج نشده و نخواهد شد. مثل این می‌ماند که افرادی که در این مورد به شما مراجعه می‌کنند چون از مکالمات با فرد اخراج شده خبر ندارند، گویی هیچ مکالمه‌ای صورت نگرفته است. به آنها القا کنید اگر از چیزی خبر ندارند، دلیل آن نیست که آن چیز اتفاق نیفتاده است و این واقعیت را القا کنید که تصمیم‌‌های ناگهانی یا اختیاری در مورد پرسنل نمی‌گیرید.

دردسرهای کارهای شخصی رئیس

مشاور عزیز، من دستیار مدیر یکی از واحدهای شرکتمان هستم. نزدیک به سه سال است در این شرکت کار می‌کنم و به کارم علاقه دارم. اما مشکل اینجا است که رئیس قبلی واحد ما رفته و رئیس جدیدی به جای او آمده است. روش کار شرکت به گونه‌ای است که هر واحد یک دستیار مدیر دارد که وظیفه انجام امور اداری آن واحد را بر عهده دارد. از اولین روز کاری این شغل من بوده است. اما رئیس جدید توقعات زیادی دارد و همواره کارهای شخصی و غیراداری خودش را به من می‌سپارد. باید برای او قهوه ببرم، نهار سفارش بدهم، وقت آرایشگاه بگیرم، بلیت هواپیما برای تعطیلات خانواده‌اش را رزرو کنم و حتی سفارش کیک تولد فرزندش را تحویل بگیرم. همه اینها به جز وظایف اداری است که از گذشته به صورت روتین انجام می‌دادم. این در حالی است که هیچ‌یک از دستیارهای واحدهای دیگر چنین کارهایی را انجام نمی‌دهند. بدتر از اینها این است که رئیسم برای انجام هیچ‌یک از این کارهای شخصی از من تشکری نمی‌کند و اینها را وظیفه مسلم من می‌داند. او فکر می‌کند چون دستیارش هستم، باید این کارها را انجام دهم. اخیرا به این فکر افتاده‌ام که به واحد منابع انسانی مراجعه کنم، اما دوست ندارم کارمندی غرغرو که همواره در حال شکایت کردن است تلقی شوم. اگر کارهای شخصی رئیس روالی دائمی نداشت و هر از گاهی آنها را از من تقاضا می‌کرد اهمیتی نمی‌دادم. به نظر شما باید چه کار کنم؟

پاسخ مشاور، باید گفت‌وگو با رئیس‌تان را هر چه زودتر شروع کنید، اما اگر فکر می‌کنید برای انجام این کار راحت نیستید، به واحد منابع انسانی گزارش دهید. کار ایده‌آل این است که ابتدا با خود رئیس صحبت کنید، چون اگر او را نادیده بگیرید و مستقیم سراغ منابع انسانی بروید، او سریعا فکر می‌کند شانس شنیدن حرف‌هایتان و توجه به نگرانی‌هایتان را ابتدا به او نداده‌اید. جلسه‌ای با رئیس داشته باشید و از جملاتی اینچنینی استفاده کنید: «می‌خواهم در مورد کارم با شما صحبت کنم. من متوجه شده‌ام شما وظایف غیرکاری زیادی به من محول می‌کنید مثل تحویل گرفتن کیک تولد فرزندتان یا سفارش دادن نهار. این نوع کارها قبلا جزو وظایف من نبود و دستیارهای واحدهای دیگر اینجا نیز این کارها را انجام نمی‌دهند و من نمی‌دانم که شما از این موضوع اطلاع دارید یا نه. البته زمان‌هایی که سرتان خیلی شلوغ می‌شود دوست دارم در رفع و رجوع کارهای شخصی به شما کمک کنم، اما به‌طور کلی ترجیح می‌دهم بر وظایفی که به خاطر آن استخدام شده‌ام متمرکز بمانم.»بهترین سناریو این است که او آزرده می‌شود و می‌گوید نمی‌دانسته اینها جزو وظایف شغلی شما نبوده و دیگر محول کردن کارهای شخصی خود به شما را متوقف می‌کند. (احتمال این موضوع زیاد است، چون در برخی سازمان‌ها انجام کمک‌های شخصی اینچنینی بخشی از وظایف دستیاران مدیر است و او احتمالا قبلا در چنین سازمان‌هایی کار کرده است.) به هر حال، اگر او مقاومت کرد و همچنان این روند را ادامه داد، لازم است در قدم بعدی به واحد منابع انسانی مراجعه کنید و مساله را در میان بگذارید. مراجعه به منابع انسانی به این معنا نیست که می‌خواهید از او بدگویی کنید و زیرآب او را بزنید، بلکه فقط از آنها کمک می‌خواهید که مشخص کنند آیا این روال کار مناسب است یا نه. اگر به منابع انسانی مراجعه کردید، حتما از کارهایی که انجام می‌دهید، مثال خاص بزنید.