عبدالحسین رامشی مدیرکل سابق سازمان ثبت اسناد و املاک استان تهران افزود: ضعف نظارت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بر عملکرد دفترخانه‌‌‌های اسناد رسمی و نحوه نگهداری اسناد کهنه دپو شده در برخی دفاتر اسناد رسمی، باعث بروز زمین‌‌‌خواری و جعل اسناد قدیمی شده است؛ متاسفانه شواهد حاکی از آن است که نظارت سیستمی بر فعالیت دفاتر اسناد رسمی وجود ندارد. وی اضافه کرد: پیش از این نیز طبق گفته‌‌‌های مقامات سازمان ثبت و کارشناس حوزه حقوق ثبتی، ۴ محور «لزوم بازنگری در ساختار فسادزای سازمان ثبت»، «تهیه آرشیو الکترونیک و اسکن از دفاتر قدیمی موجود در دفاتر اسناد رسمی»، «تکمیل نقشه‌‌‌های کاداستر» و «ایجاد سامانه اسناد عادی» به عنوان راهکارهای موثر برای جلوگیری از زمین‌‌‌خواری است. رامشی گفت: بازرسی، رکن اصلی نظارت بر دفاتر اسناد رسمی است. در تهران با وجود ۲هزار دفتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق، فقط حدود ۱۷ بازرس فعالیت دارند. دفاتر اسناد، نیازمند نظارت الکترونیک هستند به طوری که در ابتدا باید همه اسناد موجود در دفاتر اسکن و سپس داده‌‌‌آمایی شوند تا جعل و دستکاری اسناد به کمترین میزان ممکن خود برسد. وی افزود: الکترونیکی شدن و اسکن اسناد نیاز به نظارت حضوری در دفاتر اسناد را کاهش می‌دهد چراکه سازمان ثبت اسناد فرصت و توانایی کافی برای نظارت کارشناس‌‌‌محور بر دفاتر اسناد را ندارد. طبق آماری که در اختیار داریم، حدود ۱۵۰ دفترخانه در ۳۰ سال گذشته و ۲۰۰ دفترخانه در ۲۰ سال گذشته بازرسی نشده‌اند. رامشی گفت: البته برخی دفاتر که شاکی خصوصی داشتند بعضا مورد بررسی و بازرسی قرار می‌‌‌گرفتند. اما در طول ۲سال گذشته همه دفاتر شهر و استان تهران بازرسی شده‌اند و همین موضوع باعث شد تا ۱۳۰۰ تخلف از دفاتر کشف شده و به دادسرای انتظامی سردفترداران معرفی شوند.

رامشی گفت: پیشنهاد ما به شهروندان برای جلوگیری از بروز هرگونه مشکل این است که ابتدا اسناد دفترچه‌‌‌ای خود را با پرداخت ۱۰۰هزار تومان به تک برگ تبدیل کنند چراکه سندهای دفترچه‌‌‌ای به راحتی قابلیت جعل و کلاهبرداری دارند. موارد بسیاری بوده است که افراد به وسیله همین بنچاق‌‌‌ها و دفترچه‌‌‌های قدیمی اراضی سایرین یا متعلق به دولت را به مالباختگان می‌‌‌فروخته‌‌‌اند.

وی اضافه کرد: بنابراین متقاضیان می‌توانند اسناد دفترچه‌‌‌ای خود را به نزدیک‌ترین دفترخانه محل سکونت خود ارائه دهند و آن را با اسناد تک‌برگ تعویض کنند. این دفترچه‌‌‌ها به اداره ثبت محل سکونت ارسال می‌شود و اگر پلاک ثبتی دارای نقشه کاداستر باشد به سرعت سند تک‌برگ آن صادر می‌شود و در غیر ‌این صورت ابتدا نقشه کاداستر آن به صورت حضوری تهیه خواهد شد و سپس سند تک برگ آن صادر می‌شود. رامشی گفت: سازمان ثبت موظف است نقشه کاداستر خود را بروز کند. بر اساس آمار، ۹۰‌درصد نقشه‌‌‌های کاداستر مناطق شهری تهیه شده است، اما این نقشه به‌‌‌روز نیست؛ بنابراین سازمان ثبت باید با شهرداری‌‌‌ها به طور برخط در تعامل باشد تا کوچک‌ترین تغییرات در سطح شهر را در نقشه‌‌‌های کاداستر خود ثبت و ضبط کند. مدیرکل سابق سازمان ثبت اسناد و املاک استان تهران در پایان افزود: متاسفانه مواردی بوده است که در سال‌های گذشته برخی دفاتر خلاصه معاملات خود را به ادارات سازمان ثبت ارسال نکرده‌‌‌اند و همچنین بایگانی سازمان ثبت اسناد مربوطه را به متصدیان برای ثبت در دفتر املاک ارجاع نداده‌اند تا اطلاعات خریدار ملک در آن سامانه ثبت شود؛ بنابراین در بانک اطلاعاتی سازمان ثبت برخی از املاک هنوز به نام مالک قبلی آن ثبت شده است.