به نوشته روزنامه نیویورک‌‌تایمز، در منطقه‌‌ای که به‌عنوان دفتر بیضی شکل شناخته می‌‌شود، جعبه‌هایی برای بسته‌‌بندی وسایل میزهای مورد استفاده دستیار رئیس‌‌جمهوری سابق دونالد جی.ترامپ و دستیاران شخصی آورده شده بود. اما اسناد در اطراف پراکنده بود و جعبه‌ها تقریبا خالی بودند. میز اتاق ناهارخوری خصوصی ترامپ در نزدیکی دفتر بیضی‌شکل، مانند تمام دوره ریاست‌‌جمهوری او، تا آخر پر از کاغذ بود. با این حال، در طبقه بالای اقامتگاه کاخ سفید، نشانه‌هایی وجود داشت که نشان می‌‌داد دونالد ترامپ بالاخره متوجه شده که زمانش به پایان رسیده است. اوراقی را که او در چند ماه آخر ریاستش جمع‌‌آوری کرده بود، در جعبه‌هایی انداخته شده بود که تقریبا دوجین از آنها را شامل می‌‌شد که به آرشیو ملی فرستاده نشدند. بر اساس توضیحاتی که مکتوب به نیویورک‌‌تایمز داده شد، دستیاران حتی نامه‌های کیم جونگ اون، رهبر کره شمالی را بازیابی کردند و در هفته‌های آخر به دونالد ترامپ دادند.

مشخص نیست که تمام آن اسناد و محتوا از کجا سردرآوردند. با این حال، آنچه واضح بوده، این است که مدیریت بد ترامپ با اسناد دولتی - یک مشکل مزمن - به هرج و مرجی دامن زد که اوباش را تحریک کرد که به کنگره بروند و زمینه را برای استیضاح دوباره خود فراهم کرد. عدم تمایل او به رها کردن قدرت، از جمله امتناع از بازگرداندن اسناد دولتی جمع‌‌آوری‌‌شده در زمان ریاست‌‌جمهوری، منجر به یک نبرد حقوقی بالقوه آسیب‌‌رسان و کاملا قابل اجتناب شده است که رئیس‌‌جمهور سابق و برخی از دستیارانش را تهدید می‌‌کند. اگرچه دفتر مشاور کاخ سفید به مارک میدوز، آخرین رئیس دفتر ترامپ گفته بود که حدود ۲۲جعبه اسناد موجود در این اقامتگاه باید به آرشیو تحویل داده شود، حداقل برخی از آن جعبه‌ها، از جمله جعبه‌هایی با نامه‌های کیم و برخی اسناد که دارای علامت‌‌گذاری بسیار محرمانه بودند، به فلوریدا ارسال شد. بنا به گفته چند نفری که در جریان این رویدادها قرار گرفتند، آنها در ۱۹ماه گذشته در نقاط مختلف و در مکان‌‌های مختلف داخل مارالاگو، باشگاه، خانه و دفتر اعضای ترامپ نگهداری می‌‌شدند.

این اقدامات، همراه با امتناع طولانی مدت ترامپ از بازگرداندن اسناد در فلوریدا به آرشیو ملی، وزارت دادگستری را بر آن داشت تا در اوایل سال جاری موضوع را بررسی کند. در این ماه، دادستان حکمی را برای جست‌وجوی مارالاگو برای یافتن اسناد باقی‌مانده، از جمله برخی اسناد حساس مربوط به مسائل امنیت ملی به‌دست آورد. با توجه به پرونده‌های اخیر دادگاه، تحقیقات جاری و در حال گسترش است؛ زیرا دادستان‌‌‌ها به نقض بالقوه جدی قانون جاسوسی و ممانعت از اجرای عدالت رسیدگی می‌‌کنند. بسیاری از سوالات درباره سوء‌‌استفاده از اسناد منجر به این نتیجه می‌‌شود که ترامپ اغلب با ریاست‌‌جمهوری به عنوان یک تجارت خصوصی برخورد می‌کرد. اما افرادی که در مدار او قرار دارند، در این تحقیقات مورد توجه قرار گرفته‌‌اند و در این زمینه نقش میدوز را برجسته اعلام می‌‌کنند، کسی که بر انتقال ریاست‌‌جمهوری نظارت داشت. میدوز به دستیاران اطمینان داد که قواعد سفت و سخت کاخ سفید از الزامات مربوط به حفظ اسناد پیروی می‌کند و به گفته منابع آشنا، او قول داده بود که تلاش خواهد کرد تا اطمینان حاصل شود که رفتار دولت با قانون سوابق ریاست‌‌جمهوری مطابقت داشته باشد.

اما با نزدیک شدن به آخرین ساعات، ترامپ روی عفو‌‌های اطرافیان خود در آخرین لحظه تمرکز کرد و عمدتا انتقال قدرتی را که سعی در جلوگیری از آن داشت، نادیده گرفت. در این زمینه سخنگوی ترامپ به درخواست نیویورک‌‌تایمز برای اظهارنظر پاسخی نداد. خود ترامپ اما تفتیش اف‌‌بی‌‌آی در مارالاگو را محکوم کرده و آن را پاپوش‌‌سازی خوانده است. دفتر او هم گفته است که دستور قاطعی داشته‌‌اند، مبنی بر اینکه اسنادی که از دفتر بیضی شکل برداشته شده و به محل اقامت کاخ سفید برده شده‌‌اند، از طبقه‌‌بندی خارج شده‌اند. وکیل میدوز از اظهارنظر در این زمینه خودداری کرد. ترامپ در آخرین سخنرانی خود به‌عنوان رئیس‌‌جمهور اعلام کرد: «ما یک دولت منظم نبودیم.» اظهارات او بدون شک دقیق بود. ترامپ از اولین ساعات ریاست‌‌جمهوری خود همواره نگاهی اختصاصی به ریاست‌‌جمهوری داشت و اسناد دولتی و سایر دارایی‌‌ها - حتی کارکنانش - را به‌عنوان دارایی شخصی خود توصیف می‌‌کرد. دستیاران سابق گفتند: «اغلب او این را بیان می‌‌کرد که اینها مال من هستند.» اما این‌طور نبود.

بر اساس قانون سوابق ریاست‌جمهوری، قانونی که به‌شدت بر رسیدگی به سوابق ایجاد شده است در دفتر بیضی شکل نظارت می‌‌کند، تصریح می‌‌دارد که هر سند متعلق به مالیات‌‌دهندگان است. خواه این مطالب مربوط به جلسات توجیهی امنیت ملی باشد، انبوهی از اسناد طبقه‌بندی‌‌نشده، باید به‌طور خودکار در یک سرور امن در پنسیلوانیا آپلود شوند یا حتی یادداشت‌‌هایی که ترامپ به‌طور معمول به توالت می‌‌انداخت و سیفون را می‌‌کشید، همه دارایی‌‌های دولتی بودند که باید ارزیابی می‌شدند و در بیشتر موارد به‌عنوان سند انتقالی به آرشیو ملی عودت داده می‌‌شدند. وکلا و دستیاران ترامپ به خوبی از این قانون مطلع بودند، اگرچه ترامپ به‌طور معمول آن را زیر پا می‌‌گذاشت. به گفته مقامات سابق، دونالد اف.مک‌‌گان دوم، اولین مشاور ترامپ در کاخ سفید، پروتکلی را برای رسیدگی صحیح به اسناد ایجاد و درباره این قانون به کارکنان ارائه کرد. به گفته مقامات سابق، پس از انتخابات۲۰۲۰، مقامات کاخ سفید درباره این مساله که شخصی باید اسنادی را که ترامپ طی ماه‌ها در اقامتگاه تلنبار کرده بود، بازیابی کند، گفت‌وگو کردند.

در پایان دولت، پت سیپولونه، مشاور کاخ سفید و پاتریک فیلبین، معاونش، کاملا آگاه بودند که مدیریت دونالد ترامپ با اسناد یک مشکل بالقوه است. اما مشخص نیست که هرکدام از این افراد چقدر زور و توان برای مقابله با این موضوع داشتند. به گفته مقامات سابق، ترامپ پس از انتخابات با سیپولونه اختلاف نظر داشت و اغلب این حقوقدان را به‌دلیل مخالفت با تلاش‌‌های وی برای به بن‌بست کشاندن پیروزی جوزف بایدن مورد سرزنش قرار می‌‌داد. غیبت دبیر کارکنان کاخ سفید، دِرِک لیون که کارهای اداری را در داخل مجموعه اجرایی مدیریت می‌‌کرد، اما در ۱۸دسامبر ۲۰۲۰ کناره‌گیری کرده بود، به این آشفتگی افزود. این باعث شد که میدوز، یکی از اعضای سابق مجلس نمایندگان، قبل از پیوستن به دفتر کارکنان ترامپ، هیچ تجربه اجرایی قابل توجهی نداشته باشد و مسوول نظارت بر روند انتقالی بود که رئیس‌جمهور نمی‌‌خواست هیچ امتیازی را که تا آن زمان در اختیارش بود، از دست بدهد.

آخرین رئیس دفتر باراک اوباما، دنیس مک‌‌دوناف و آخرین رئیس دفتر جورج دبلیو بوش، جاشوا بی.بولتن تیم‌‌هایی را ایجاد کرده بودند تا دفاتر بال غربی کاخ سفید را از هر چیزی که متعلق به دولت بود، پاکسازی کنند. به همین ترتیب بایگانی و نظارت بر اسناد دولتی را در اولویت قرار دادند. دستیاران سابق می‌‌گویند مشخص نیست که آیا میدوز همان اقدامات را انجام داده است یا خیر؟ اما در هفته‌های پایانی دولت، کاخ سفید دستورالعمل‌‌های دقیق درباره بازگرداندن اسناد و تمیز کردن فضاهای آنها را به تمام دفاتر خود ایمیل کرد. به گفته یک منبع مطلع، میدوز این یادداشت‌‌ها را پیگیری و دفاتر را تشویق کرد که از آنها پیروی کنند. به گفته دو منبع دیگر، میدوز همچنین به کارکنان کاخ سفید اطمینان داد که ترامپ درباره حفاظت از سوابق، از جمله مواردی که در اقامتگاه نگهداری می‌‌شود، صحبت خواهد کرد. صرف‌نظر از اینکه میدوز به این وعده‌ها عمل کرد یا نه، در اوایل سال۲۰۲۱، پس از خروج ترامپ از کاخ سفید، مقامات بایگانی متوجه شدند که اسناد قابل توجهی را از دست داده‌‌اند.