معایب نرم‌افزار حسابداری باران چیست؟ (بررسی نقاط ضعف و واقعیت‌های مهم)

رپرتاژ آگهی: باران مانند هر نرم‌افزار تخصصی دیگری محدودیت‌هایی دارد. مهم‌ترین موارد قابل‌توجه شامل لزوم بررسی سازگاری برخی تجهیزات، ارائه بعضی قابلیت‌های حرفه‌ای در نسخه‌های بالاتر یا به‌صورت ماژول جداگانه، و محدود بودن امکانات تخصصی منابع انسانی (مانند حضور و غیاب) است. اهمیت این محدودیت‌ها برای همه رستوران‌ها یکسان نیست و به ساختار و نیاز مجموعه بستگی دارد.

عملکرد نرم افزار رستوران را باید در کنار امکانات و محدودیت‌های آن سنجید؛ در این صورت است که می‌توان تشخیص داد که آیا برای رستوران شما مناسب است یا خیر. به همین ترتیب، بررسی معایب نرم افزار رستوران باران در کنار امکانات و ویژگی‌های آن، تصویر کامل‌تری از میزان کارآمدی این نرم افزار و تناسب آن با نیازهای واقعی رستوران به شما می‌دهد.

این نکته را هم باید در نظر گرفت که هر محدودیتی یا عیبی لزوماً به معنی ضعف خود نرم‌افزار نیست؛ بلکه گاهی تجربه‌ای که کاربر از یک نرم‌افزار دارد، به عواملی مثل هماهنگ نبودن تجهیزات سخت‌افزاری، انتخاب نسخه نامتناسب یا حتی عدم آشنایی با نیازهای واقعی رستوران برمی‌گردد. بنابراین، اگر حین کار با هر نرم افزاری دچار مشکل شدید، بهتر است علاوه‌بر بررسی نرم افزار و یافتن عیب آن، شرایط استفاده، نحوه انتخاب و راه‌اندازی نرم افزار را هم در نظر بگیرید.

نرم افزار باران، معایب و مزایا

بر اساس تجربه کاربران و گفت‌وگو با تیم پشتیبانی نرم‌افزار باران، مهم‌ترین محدودیت‌ها و چالش‌هایی را که ممکن است هنگام استفاده از این نرم‌افزار با آن‌ها مواجه شوید، می‌توان در سه دسته قرار داد:

• ناهماهنگی تجهیزات سخت‌افزاری با نرم‌افزار: بخشی از مشکلات ممکن است به استفاده از تجهیزات ناسازگار یا نامتناسب با نرم‌افزار مربوط باشد.
• خرید نسخه نامناسب: انتخاب نسخه‌ای که با سطح فعالیت و نیازهای رستوران همخوانی ندارد، باعث می‌شود برخی قابلیت‌های موردنیاز در اختیار شما نباشد یا هزینه بیشتری برای امکاناتی بپردازید که به آن‌ها نیاز ندارید.
• مشخص نبودن نیازهای واقعی رستوران: اگر پیش از خرید، فرایندهای کاری، تعداد کاربران، حجم فروش و شیوه مدیریت مجموعه را مشخص نکنید، حتی یک نرم‌افزار با امکانات مناسب هم ممکن است در عمل انتخاب درستی برای شما نباشد.

در نتیجه، انتخاب نرم‌افزار مناسب فقط وابسته به این نیست که کدام برنامه امکانات بیشتری دارد. اگر در مرحله خرید و مشاهده لیست قیمت نرم‌افزار رستوران هستید، چنین بررسی دقیقی به شما کمک می‌کند انتخابی آگاهانه‌تر و متناسب با نیاز کسب‌ و کارتان داشته باشید.

در نظر گرفتن این محدودیت‌ها در کنار مزایای ویژه‌ای که نرم‌افزار رستوران باران دارد، نمای کامل‌تر و واقع‌بینانه‌تری از این برنامه ارائه می‌دهد و کمک می‌کند نقاط قوت و ضعف آن را متناسب با نیازهای واقعی رستوران بسنجید. در جدول زیر، برخی از مهم‌ترین مزایای ویژه و محدودیت‌های نرم‌افزار باران را در کنار یکدیگر آورده‌ایم.

در ادامه به بررسی بیشتر هر کدام از محدودیت‌های فوق و راهکار رفع آن‌ها می‌پردازیم.

پوشش‌دهی سخت افزار از امکانات نرم افزار رستورانی باران

برخی از مواردی که به‌عنوان معایب نرم افزار رستوران باران شناخته می‌شوند، در واقع عیب نرم افزار نیستند؛ بلکه خطاهایی هستند که به دلیل قدیمی بودن یا پشتیبانی نکردن سیستم یا تجهیزات سخت‌افزاری از نرم‌افزار باران، رخ می‌دهند. البته در نرم‌افزارهایی که در فضای ابری قابل استفاده هستند، این مشکل کمتر پیش می‌آید.

برای جلوگیری از بروز این خطاها، حتما با تیم پشتیبان و مشاوره نرم افزار باران ارتباط بگیرید و قابلیت‌های سخت‌افزاری خود را با نسخه خریداری‌شده نرم افزار باران چک کنید.

انتخاب نسخه اشتباه و عدم هماهنگی قابلیت‌های نرم افزار با نیاز رستوران

انتخاب و خرید یک نرم افزار رستورانی، مسیری است که مبدا آن با نیاز سنجی دقیق و شفاف مجموعه رستورانی شروع می‌شود. حالا در صورتی که مبدا این مسیر به‌درستی مشخص نباشد، جهت و مقصد آن دیگر مطلوب نخواهد بود. این اتفاقی است که برای بسیاری از مدیران رستوران‌ها ممکن است رخ دهد، یعنی نرم افزار خریداری‌شده متناسب با سطح و نیازهای رستوران نیست.

راه‌حل این مسئله بسیار ساده است، فقط کافی است پیش از خرید نرم افزار رستوران، مجموعه خود را رصد کنید و شفاف و واقع‌بینانه نیازهای مجموعه خود را لیست کنید.

از آنجا که امکانات، سطح پوشش و مدل ارائه خدمات در نرم‌افزارهای مختلف یکسان نیست، بهتر است پیش از تصمیم‌گیری چند مورد را براساس نیازهای واقعی مجموعه بررسی کنید. مطالعه راهنمای مقایسه بهترین نرم افزارهای رستورانی به شما کمک می‌کند معیارهایی مانند مدیریت سفارش، حسابداری، پشتیبانی، اتصال به تجهیزات و قابلیت توسعه را دقیق‌تر بسنجید. پس از این مقایسه می‌توانید گزینه‌ای را انتخاب کنید که با اندازه، فرایندها و برنامه رشد رستوران شما هماهنگی بیشتری دارد.

چک‌لیست خرید نرم افزار رستورانی:

• حجم سفارشات روزانه: اگر زیر ۱۰۰ سفارش در روز دارید، نسخه پایه ۱ و ۲ باران برای شما مناسب است. با افزایش سفارش، بخش‌های داخلی رستوران و شعب، به‌ترتیب نسخه‌های پیشرفته ۱، ۲ و ویژه پیشنهاد می‌شوند.
• حسابداری: در صورتی که نیاز به عملیات حسابداری پیشرفته دارید، در کنار نرم‌افزار مدیریت رستوران به حسابدار یا نرم‌افزارهای حسابداری تخصصی نیز نیاز دارید.
• مدیریت شعب: برای رستوران‌های زنجیره‌ای دیگر نرم‌افزارهایی که فقط به مدیریت سفارشات و امور مربوط به آن می‌پردازند، قابل استفاده نیستند. برنامه‌هایی که ساختار مدیریت یکپارچه و همه جانبه دارند، می‌توانند نیاز این مجموعه‌ها را برطرف سازند.
• نوع سفارش‌گیری: اگر سفارش حضوری، بیرون‌بر، تلفنی یا آنلاین دارید، باید امکانات و قابلیت پشتیبانی نرم افزار از آن را بررسی کنید.
• نیاز به توسعه در آینده: اگر احتمال افزایش حجم سفارشات یا شعب را می‌دهید، باید نرم‌افزاری را انتخاب کنید که امکان ارتقا و اضافه کردن قابلیت‌ها را داشته باشد.
• پشتیبانی و آموزش: از مهم‌ترین دغدغه‌های مدیران رستوران، نحوه کار با نرم افزار رستورانی است. برای همین ضمن سادگی محیط کاربری، پشتیبانی در دسترس و آموزش رایگان هم اهمیت زیادی دارند.

فعال‌سازی ماژول‌های تخصصی در ازای پرداخت هزینه جداگانه

ماژول‌ها یا قابلیت‌های تخصصی و حرفه‌ای نرم افزار باران را می‌توان در دو دسته کلی قرار داد:

1- امکاناتی که در نسخه‌های پیشرفته‌تر ارائه می‌شوند: برای استفاده از این قابلیت‌ها دو راه وجود دارد؛ در صورت پشتیبانی فنی نسخه فعلی، قابلیت مورد نظر را به‌صورت ماژول تکمیلی خریداری کنید یا نسخه فعلی نرم‌افزار را ارتقا دهید و مجموعه امکانات نسخه بالاتر را دریافت کنید. در این حالت، در واقع هزینه جداگانه‌ای برای یک ماژول پرداخت نمی‌کنید، بلکه با ارتقای نسخه، مجموعه امکانات بیشتری را خریداری می‌کند.

برای مثال «فرمول تولید پیشرفته» به‌صورت پیش‌فرض از قابلیت‌های نسخه پیشرفته 2 باران نیست، اما به دلیل اینکه این نسخه زیرساخت‌های اجرای آن را دارد، می‌توانید با پرداخت هزینه آن را فعال کنید. یا با ارتقای نسخه به سطح ویژه، از امکانات دیگر سطح ویژه مانند نظرسنجی و باشگاه مشتریان هم بهره‌مند شوید.

2- قابلیت‌های تکمیلی: برخی امکانات به‌صورت قابلیت یا ماژول جداگانه ارائه می‌شوند و در صورت سازگاری با نسخه فعلی، می‌توان آن‌ها را مستقل از نسخه خریداری و فعال کرد.

در جدول زیر به برخی از ماژول‌های تخصصی و نسخه‌هایی که از آن‌ها پشتیبانی می‌کنند، اشاره کرده‌ایم.

محدود بودن امکانات مربوط به مدیریت کارکنان

از نرم افزار رستوران انتظار می‌رود که در وهله اول بخش‌های مختلف رستوران یعنی صندوق، آشپزخانه، انبار و مدیریت پیک و در مجموعه‌های بزرگ‌تر، شعب را هماهنگ کند و اطلاعات یکپارچه‌ای در اختیار مدیریت قرار دهد. علاوه‌ بر این، در بحث حسابداری و گزارش‌های مالی، مدیریت سالن و سفارشات به مدیر، حسابداری یا سالن‌دار رستوران کمک کند. در مقابل، مواردی مانند محاسبه حقوق و دستمزد، ورود و خروج، کسری و پاداش، مرتبط با مدیریت منابع انسانی هستند و نبود این امکانات در نرم افزار رستوران باران، لزوما نقطه ضعف آن محسوب نمی‌شود؛ بلکه این موارد را می‌توان بیشتر به‌عنوان قابلیت‌های تکمیلی در نظر گرفت که وجودشان کاربردی است، اما نبودشان لزوما از کارایی اصلی نرم افزار رستوران کم نمی‌کند.

همسو با این نگاه، نرم افزار رستوران باران با اتصال بخش‌های مختلف رستوران و پوشش‌دهی یکپارچه از تجهیزات، اطلاعات را در یک سیستم متمرکز و شفاف جمع‌آوری می‌کند و به مدیر کمک می‌کند تا جریان فعالیت‌های مجموعه خود را از نمای کامل‌تری دنبال کند.

در پایان

در مجموع، نرم افزار رستوران باران را می‌توان انتخابی مناسب برای مدیریت بخش‌های مختلف مجموعه غذایی دانست؛ با این حال، مانند هر نرم‌افزار دیگری محدودیت‌هایی در نحوه استفاده و امکانات دارد که به آن‌ها اشاره کردیم. معایب نرم افزار باران برای تمام مجموعه‌ها چالش‌برانگیز نیستند و میزان اهمیت آن‌ها بسته به حجم سفارشات، تعداد کارکنان و نیازهای مدیریتی متغیر خواهد بود.

بنابراین، پیش از خرید پیشنهاد می‌شود که بعد نیازسنجی دقیق، امکانات و محدودیت‌های باران را در کنار هم در نظر بگیرید. در نتیجه، می‌توانید با دید واقع‌بینانه‌تری تناسب نرم‌افزار رستوران باران را با نیاز مجموعه خود ارزیابی کنید.