قلمرو سیاسی حسابرسی داخلی

لیکن در مواقعی به‌دلیل عدم آشنایی مدیران با وظایف و کارکرد اصلی حسابرسی داخلی و برخوردهای سیاسی واحدهای سازمانی دیگر و ندانستن قواعد بازی‌های سیاسی توسط حسابرسان داخلی متناسب با ساختار درون سازمانی، متاسفانه منجر به گوشه‌گیری یا حتی حذف واحد حسابرسی داخلی و کمیته‌های حسابرسی در سازمان‌ها شده است. لیکن با توجه به اهمیت نقش و کارکرد کمیته حسابرسی و واحد حسابرسی داخلی در جلوگیری از سوء استفاده‌ و تقلب‌ها لزوم تقویت سیستم کنترل‌های داخلی از جمله استقرار واحد حسابرسی داخلی یکی از مسائل انکارناپذیر در هر سازمانی است. با نگاهی به آمار رسمی انجمن بازرسان رسمی تقلب آمریکا(ACFE) در سال 2010 منتشر شده در گزارش (REAPORT TO THE NATIONS ON OCCUPATIONAL FRAUD AND ABUSE) ملاحظه شده که میزان تقلبات کشف شده توسط واحد حسابرسی داخلی در کنار سایر ناظرین از جمله: پرسنل شرکت، تلفن قرمز(تصادفی)، بازرسان رسمی، تحلیل گران مالی، سازمان‌های نظارتی و حسابرسان مستقل و... قابل ملاحظه بوده و تقویت این واحد سازمانی برای حسابرسی مستمر سازمان امری منطقی و معقول است.
حال با توجه به ابهامات موجود در ساختار قلمرو سیاسی حسابرسی داخلی در سازمان‌ها برآن شدم یکی از مقالات معتبر چاپ شده در نشریه حسابرسی داخلی نیویورک را برای آشنایی خوانندگان و علاقه‌مندان به حوزه حسابرسی داخلی تقدیم کنم.
در قرن 21 هرکسی شخصیتی مستقل است. قدرت در سازمان از گروه‌های ذینفع گرفته تا هیات مدیران و دیگر نمایندگان نظام راهبری، مدیران اجرایی و در نهایت پرسنل خط مقدم که اهداف شرکتی را شناسایی و طرح ریزی می‌کنند تقسیم می‌شود. چشم‌انداز بالا به پایین و پایین به بالا این وابستگی درونی را برهم نمی‌زند و واحدهای اقتصادی خصوصی و دولتی نیز نیاز اساسی به تخصیص قدرت به شیوه‌های سازماندهی شده برای مدیریت منابع و تلاش‌ها در جهت دستیابی به اهداف را تغییر نمی‌دهند. البته تخصیص قدرت، مسوولیت و پاسخگویی را با خود به همراه دارد. هیات مدیران فرآیند دستیابی به اهداف سازمانی را برنامه‌ریزی و بر آن نظارت می‌کند تا در بین مجریان سیاست‌گذاری داخل سازمان که برای ارتباطات و اثربخشی مطلوب ضروری هستند، توازن قدرت بوجود آورد. این کنترل‌ها و توازن‌ها مشارکت‌کنندگان را مسوولیت‌پذیر و پاسخگو می‌سازد و استفاده صحیح از قدرت از سوی آنان را تضمین می‌کند. حسابرسی داخلی در زمینه اجرای فرآیندهای داخلی و پاسخگویی مسوولان نظام راهبری سازمان، اطمینان بخشی عینی فراهم می‌سازد. حسابرسان با فراهم ساختن تضمین‌های لازم در زمینه به‌کارگیری رویه‌های مدیریتی خوب از قبیل گزارشگری عملکرد قابل اتکا به تسهیل امر نظام راهبری کمک می‌کنند. در نهایت،‌ همه تلاش‌های حسابرسی داخلی معطوف به استفاده از تجربه و قضاوت حرفه‌ای برای آشتی دادن ابعاد رسمی و غیررسمی حقیقت سازمانی «دنیای ایده‌آل» در برابر «دنیای حقیقی» می‌شود. چون همواره بین آنچه که به طور رسمی و غیررسمی ساختاربندی شده است،‌ شکاف وجود دارد، حسابرسان باید بدون اینکه ارزش‌های حرفه‌ای شان را خدشه دار کنند به این امور با ذهن باز بپردازند و به اجرا درآورند.
اگرچه حرفه حسابرسی داخلی با یکسری استانداردهای کلی پذیرفته شده در سراسر دنیا به یک ساختار مطلوبی دست یافته است، اما گروهها و افراد گوناگونی که درگیر امور مربوط به نظام راهبری سازمانی شده‌اند ممکن است چنین تفکر مشابهی نداشته باشند. آیا اعضای هیات مدیره بر این باورند حسابرسی داخلی تسهیل‌کننده مسوولیت‌های نظارتی آنها است؟ آیا مدیران اجرایی می‌خواهند حسابرسی داخلی را به یکی از مولفه‌های سیستم کنترل داخلی خود تغییر دهند؟ آیا حسابرسان در برابر بر عهده گرفتن مسوولیت‌های مدیریتی مثل مدیریت ریسک‌ها با طراحی اجرای اقدامات کنترلی مقاومت می‌کنند؟
هر گروهی در سازمان با دیدگاه‌های مختلف(از جمله حسابرسان داخلی) به نحوی در این پویایی اساسی درون سازمانی مشارکت می‌کند. با این وجود، در درون این پویایی، استقلال یکی از موضوعات چالش‌برانگیز بر سر راه حسابرسان داخلی است.
استانداردهای بین‌المللی حسابرسی داخلی به این مساله می‌پردازد که دیدگاه‌های سیاسی گوناگون می‌تواند منجر به روش‌ها و سیاست‌های اجرایی متفاوت در سازمان شود. بنابراین باید استانداردهای اجرا شده انعطاف‌پذیری لازم برای همگرایی با موضوعات مهم مثل مسوولیت‌های طرفین اصلی، استقلال و هدفمندی استفاده‌کنندگان واقعی حسابرسی داخلی و نقش کمیته حسابرسی به عنوان عامل متوازن‌کننده را داشته باشند، در غیر این‌صورت‌، همه سازمان‌ها باید در سیاست‌های کلی‌شان درباره مسوولیت‌های نظارتی این مسائل را شفاف‌سازی کنند. در اغلب آیین‌نامه‌های داخلی سازمان‌ها وظایف بسیار اندکی درباره نقش و کارکرد حسابرسی داخلی پیش‌بینی شده یا گاهی اصلا دیده نشده است. با توجه به اینکه دیدگاه‌های بسیار مختلف و متنوعی در داخل سازمان وجود دارد، سیاست کلی در مورد وظایف حسابرسی داخلی یا تدوین منشور حسابرسی داخلی بزرگ‌ترین دغدغه حسابرسان بوده و کارکرد و نقش حسابرسی داخلی در سازمان نیازمند پیش‌بینی جایگاه صحیح نظارتی است. در این خصوص حسابرسی داخلی باید به طور شفاف اهداف، حوزه اختیار و مسوولیت‌های این نقش را تشریح کند.
مسوولیت‌های طرفین اصلی
نقش و مسوولیت‌های حسابرسی داخلی بستگی به نیاز استفاده‌کنندگان آن دارد. قبل از شناسایی متقاضیان حسابرسی داخلی، ارائه خلاصه‌ای از نقش و مسوولیت طرفین اصلی تاثیرگذار در محیط سیاسی سازمان خالی از لطف نیست.
هیات‌مدیره: هیات مدیره به عنوان نماینده سهامداران سازمان یا شهروندان در یک سازمان دولتی، از منابع سازمان برای شناسایی ماموریت و اهداف آن استفاده می‌کند. در حالی که سهامداران اولین سطح قدرت در سازمان هستند، هیات مدیره سطح دوم قدرت را در اختیار دارد. نقش هیات مدیره ایجاد ساختارهای مدیریتی، طراحی سیاست‌ها و مسیرهای راهبردی در جهت هدایت اقدامات سازمان و ایجاد محیط کنترلی است که به طور شفاف ارزش‌ها را بیان و سلسله مراتب مدیریتی را پایه‌ریزی کند. اعضای هیات مدیره بر نتایج نظارت دارند تا مطمئن شوند که همه عملکردها مطابق با انتظارات سهامداران و ابزارهای استفاده شده برای دستیابی به نتایج مطابق با سیاست‌ها و قوانین و مقررات است. برای اعمال نظارت‌های کافی و مناسب، باید چارچوب مسوولیت شفافی به اجرا درآید که پرسنل را در جهت نیل به این اهداف عملیاتی هدایت کند و مشخص کند که نتیجه گزارش نمایندگان به سهامداران چگونه است. متاسفانه کسانی که مسوول نظام راهبری سازمانی هستند اغلب منابع و زمان کافی برای انجام این مسوولیت عظیم را ندارند. در بسیاری از موارد، هیچ دستمزدی در قبال این تلاشها دریافت نمی‌کنند و عدم وجود جلسات منظم اجازه نظارت مستمر بر عملکردهای سازمان را به آنها نمی‌دهد و اثربخشی فعالیت‌های نظارتی آنها بستگی به کفایت و کیفیت منابع تخصیص یافته به آنها دارد. به طور کلی، این نمایندگان اساسا و عمدتا بر گزارشگری مدیریت اجرایی تکیه می‌‌کنند. مدیران اجرایی دانش و شناخت عمیقی از فعالیت‌ها و عملکردها دارند و انتظار می‌رود که گزارش‌های مفصل و کاملی از عملکردها و نتایج حاصله ارائه کنند. نهایتا، هیات مدیره همان‌طور که در بسیاری از رسوایی‌های بخش خصوصی و عمومی دیده شده و اخیرا هم به تیتر نشریات تبدیل شده است، ‌ریسک سوء مدیریت را بر دوش دارند، به همین دلیل است که مدیران باید مطمئن شوند که فعالیت‌های مدیریت اجرایی در مسیر دستیابی به اهداف سازمانی در جریان است.
مدیریت اجرایی: مدیران سطح اجرایی، مسوول اجرای وظایفی در چارچوب سیاست‌های سازمان و پیشنهاد طرح‌های استراتژیک، طرح‌های سرمایه گذاری و بودجه سالانه به هیات مدیره هستند. مدیریت اجرایی چشم انداز و ارزش‌های سازمان را در سراسر واحدهای عملیاتی و مدیریتی آن ارتقا می‌بخشد، همچنین محیط کنترلی را تنظیم و اطلاع رسانی می‌کند. علاوه بر این،‌ مدیران اجرایی ارشد، مسوول مدیریت ریسک‌های سازمانی و اجرای اقدامات کنترلی کافی هستند. مدیریت اجرایی، ریسک عملکرد سازمان را با خود دارد و در مقابل نتایج عملکردهای سازمان، پاسخگو است.
پرسنل خط مقدم: هیچ سازمانی نمی‌تواند بدون وجود پرسنل خط مقدم برای انجام اقدامات ضروری یک بازده و محصولی تولید کند. این افراد، وظایف عملیاتی مربوط به تولید خدمات یا کالاهای خاص و همین‌طور وظایف مدیریتی داخلی را انجام می‌دهند. گاهی مدیران خط مقدم که مسوول تولید و وظایف مدیریتی داخلی هستند می خواهند که حسابرس داخلی را وارد تیم خود کنند تا امر نظارت مستمر و بهبود عملکردها به طور کافی و کامل زیر نظر آنان انجام شود؛‌ با این وجود، این کار با اهداف و نقش اصلی حسابرسی داخلی در تضاد قرار می‌گیرد.
حسابرسان داخلی:‌ حسابرسی داخلی دو نقش مکمل دارد: فراهم ساختن اطمینان واقع بینانه مبنی بر اینکه مدیریت، نظام کنترل‌های داخلی کافی برای مدیریت ریسک‌ها و دستیابی اهداف سازمان را به اجرا درآورده است و پیشنهاد راهکارهای بهبود برای سیستم کنترل داخلی و رویه‌های مدیریتی. حسابرسان باید برای انجام این مسوولیت‌ها در یک چارچوب زمانی تعیین شده، یک استراتژی حسابرسی برای خود تدوین کنند تا بتوانند یک اظهارنظر کلی درباره نظام کنترل داخلی ارائه کنند. این کار حسابرسی که همه فعالیت‌های عمده و حوزه‌های ریسک را تحت پوشش قرار می‌دهد باید بین ۱ تا ۳ سال شناسایی و تکمیل شود.
استفاده‌کنندگان واقعی حسابرسی داخلی چه کسانی هستند؟
این سوال می‌تواند به گونه دیگری نیز مطرح شود. چه کسی در سازمان به این اطمینان خاطر نیاز دارد که قدرت تخصیص‌یافته
به نحو مناسب و مطلوبی مورد استفاده قرار می‌گیرد؟ در هر سطح قدرتی، نیاز به نظارت وجود دارد و بنابراین خدمات اطمینان بخشی الزامی است. به طور سنتی، حسابرسی مستقل یکی از راه‌هایی است که عموم می‌توانند از آنها کسب اطمینان کنند. برای مثال، اظهارنظر حسابرس مستقل درباره صورتهای مالی یک شرکت دولتی پذیرفته شده در بورس به سهامداران درباره قابلیت اتکای گزارشگری عملکرد آنان اطمینان فراهم می‌کند. هیات مدیره و مدیران اجرایی برای حمایت از مسوولیت‌های نظارتی خود، به نقش و کارکرد حسابرسی داخلی در داخل سازمان نیازمند است. یکی از مزیت‌های کلیدی انتصاب یک حسابرس داخلی، بررسی منظم و مستمر اطلاعات و گزارش‌ها درباره فعالیت‌ها و مسائل پیرامون سازمان است. نقش حسابرسی داخلی می‌تواند ارائه سرویس به هیات مدیره، مدیریت اجرایی و سایر ذی‌نفعان در سازمان را در بربگیرد. استفاده‌کنندگان حسابرسی داخلی مسلما در مرحله اول هیات مدیره و مدیریت اجرایی است. پرسنل خط مقدم باید از طریق فعالیت‌های عملیاتی سازمان و به‌کارگیری نظام کنترل داخلی، اطمینان معقول و منطقی نسبت به عملکرد مطلوب سازمان را بدست آورند. اعتبار اثربخشی حسابرسان داخلی امری ضروری است. نحوه پاسخگویی و اثربخشی کارکرد و نقش حسابرسان داخلی به جایگاه قرارگرفتن آن در سازمان بستگی دارد،‌ تعیین جایگاه حسابرسی داخلی در زیرمجموعه واحدهای مدیران عملیاتی و مدیران داخلی معنایی نداشته و کارکرد منفی و غیرموثر بودن حسابرسان داخلی در سازمان را به دنبال خواهد داشت. علاوه بر این، حسابرسان اگر تحت نظارت و اختیار مدیر خط مقدم باشند نمی‌توانند اظهارنظر معتبر مستقل درباره اثربخشی رویه‌های مدیریتی یا قابلیت اتکای گزارشگری عملکرد صادر کنند. بنابراین، ضعف و نقص در استقلال مستقیما بر توانایی حسابرسان برای ارائه اطمینان خاطر به مدیران ارشد و مدیران اجرایی تاثیر می‌گذارد.
کمیته حسابرسی
چون سیاست، عنصر ذاتی هر سازمانی است، دستیابی به حد ایده آل استقلال و عینیت، یک چالش فوری است. با این حال، حسابرسان داخلی نمی‌توانند به خود اجازه دهند که برای حفظ اعتبار خود و انجام کامل نقش خود یک دستورالعمل سیاسی داشته باشند. ضروری است حسابرسان همواره این نکته را در ذهن داشته باشند که مسوولیت و پاسخگویی دو روی متفاوت یک سکه است. هر سطحی از اختیار، مسوولیت‌ها و پاسخگویی‌های خاص خود را دارد. حسابرسان داخلی مستقیما مسوول عملکردهای سازمان نیستند و نباید جای افرادی را هم بگیرند که این مسوولیت را دارند و تنها باید نقش گزارشگری عمومی عملکردهای سازمان را بر عهده داشته باشند. در حقیقت، مدیران ارشد و مدیریت اجرایی مسوول عملکردهای سازمان هستند و در برابر سهامداران پاسخگو بوده و کنترل کامل بر افشاگری‌های عمومی به عهده آنان است.
کمیته حسابرسی به عنوان اهرم توازن بین هیات مدیره، مدیران اجرایی و حسابرسان داخلی می‌تواند بسیار سودمند باشد. این کمیته که متشکل از مدیران مستقل است،‌ مقدمه‌ای را برای تنظیم نیازهای نظارتی مدیران و در صورت نیاز مدیران اجرایی پیشنهاد می‌کند. علاوه بر این،‌ کمیته حسابرسی می‌تواند استقلال و هدفمندی حسابرسان داخلی را از طریق گزارش عملکرد آنان به کمیته حسابرسی با بررسی عملکردهای واحدهای مختلف سازمان برای اطمینان از توازن قدرت عمل و با حفظ اعتبار و اثربخشی حسابرسی داخلی کمک می‌کند. این توازن برای اطمینان از این امر بوجود می‌آید که مسوولیت‌ها به نحو مطلوبی تقسیم شده و وظیفه پاسخگویی در سازمان براساس قدرت‌های تخصیص یافته است.
توازن قدرت
حسابرسی داخلی پیشنهاد می‌کند که نگاه دقیقی بر فعالیت‌های سازمان شود که البته هر کدام از سوی بازیگران سیاسی متفاوتی اجرا می‌شود. اظهارنظر حسابرس برای تایید یا بهبود مدیریت سازمان به‌کارگرفته می‌شود. این نقش تاییدی به مجریان حسابرسی داخلی، توانایی مشارکت مستقیم در عملکردهای سازمان و ارتقای کیفیت گزارشگری عمومی را می‌دهد.
برای نقش حسابرسی داخلی قابل اطمینان، وجود دو مولفه ضروری است. نخست، تحت منشور حسابرسی داخلی که به توضیح اهداف، اختیارات و مسوولیت‌های حسابرسی داخلی می‌پردازد و نیازمند تبادل نظر و دیدگاه‌ها بین طرفین اصلی است. سپس، کمیته حسابرسی باید سطوح اختیاراتی و قدرت مورد نظر خود نظارت داشته و آنها را راهنمایی کند تا مطمئن شود که مسوولیت‌ها و پاسخگویی‌های هر یک از گروه‌ها و اشخاص مختلف در شرایط مطلوبی در حال جریان است و استقلال حسابرسی داخلی حفظ شده است.