کاربرد مهندسی ارزش در مدیریت ریسک پروژه
احسان مهربان فر
«تحلیل ارزش » در سال ۱۹۴۷ به‌وسیله لارنس‌دی مایلز ابداع شد. او بیان کرد که اگر به ‌طور اصولی مدیریت اجرا شود، جنرال الکتریک می‌تواند در بازار فروش کالا‌های‌ خود دارای مزیت رقابتی شود. در آن زمان جنرا‌ل الکتریک یک پیمانکار عمده دفاعی بود که به‌‌علت جنگ جهانی دوم با کمبود مواد استراتژیک جهت ساخت محصولات خود مواجه بود.

او متوجه شد که اگر ارزش در محصولات برای کاری که می‌توانند انجام دهند یا لذت ناشی از زیبایی که به ‌وجود می‌آورند، ایجاد شود، این محصولات خریداری می‌شوند. تحلیل ارزش به عنوان یک استاندارد در شرکت جنرال الکتریک پذیرفته شد و تدریجا شرکت‌های دیگر و برخی سازمان‏های دولتی نیز این روش جدید را به عنوان ابزاری برای کاهش هزینه‏های خود به کار گرفتند.
مهندسی ارزش رویکردی گروهی، سیستماتیک، دارای کاربردی حرفه‌ای است که برای ارزیابی و بهبود ارزش در یک محصول، طراحی یک وسیله، طراحی سیستم، اجرای پروژه‌های صنعتی و عمرانی و دیگر خدمات به کار گرفته می‌شود. مهندسی ارزش همچنین متدولوژی قدرتمندی است برای حل مسائل، کاهش هزینه‌ها و به طور همزمان، بهبود عملکرد و کیفیت که با شناسایی و ارتقای شاخص‌های ارزش، رضایت مشتری را افزایش می‌دهد و به ارزش سرمایه‌گذاری
می‌افزاید.
بنابراین مهندسی ارزش یک رویکرد سیستمی و مبتنی بر کارکرد است که هر مرحله‌ای از خلق ایده طراحی مواد و فرآیند‌ها، عملیات ساخت محصول و بازاریابی آن را ارزیابی می‌کند تا تمام کارکردهای مرتبط با آن در حداقل هزینه مناسب انجام گیرد. این کارکردها می‌توانند اساسی باشند که در واقع همان کار اصلی است که یک محصول خدمت انجام می‌دهد و مهم‌ترین دلیل وجود آن است یا از نوع کارکرد فرعی باشند که به همه کارکردهای به غیر از کارکرد اصلی اطلاق می‌شود، مانند راحتی، جذابیت و... که سبب جذب مشتری می‌شوند.
باید توجه داشت که تاکید مهندسی ارزش فقط روی کاهش هزینه نیست، بنابراین نباید مهندسی ارزش را با روش‌های مدرن یا سنتی کاهش هزینه، اشتباه گرفت؛ زیرا این روش، روش بسیار جامعی است که بر پایه تحلیل وظیفه بنا شده است و به دنبال بهبود در ارزش، بدون قربانی کردن کیفیت یا اعتبار یا طول عمر محصول است. فرآیند مهندسی ارزش بر اساس استاندارد SAVE که در ایران نیز پیاده‌سازی می‌شود، صورت می‌پذیرد. فرآیند سیستماتیک را که برای اجرای مهندسی ارزش روی یک پروژه اجرا می‌شود، طرح شغل می‌گویند. اساسا فرآیند مهندسی ارزش در سه مرحله اصلی سازماندهی می‌شود:
الف) عملیات مقدماتی
• توسعه اهداف برای مطالعه ارزش
• به دست آوردن اطلاعات و داده‌های پروژه
• تعیین موارد کلیدی مثل تعریف کار، طرح‌ها، مشخصات، گزارش‌ها و...
• تعیین مرز و اهداف مساله
• توسعه برنامه مطالعه
• برنامه‌ریزی و سازماندهی مطالعه ارزش
ب) عملیات ضمنی
۱- فاز اطلاعات:
• گردآوری داده‌ها و اطلاعات کلیدی پروژه
• تعریف مرز مطالعه و تعیین و اولویت‌بندی مسائل استراتژی
• تعیین برنامه پروژه، تاریخ، مکان، زمان و ...
• افراد تیم درک کلی از پروژه به دست می‌آورند و Base Case شکل می‌گیرد.
2- فاز تحلیل کارکرد:
• تعیین کارکردها
• طبقه‌بندی کارکردها
• توسعه مدل‌های کارکردی
• تعیین ابعاد مدل به منظور انتخاب کارکردهای بحرانی جهت تمرکز روی فاز خلاقیت
• ارزیابی ارزش کارکردها
• تعیین کارکردهای بحرانی
• درک پروژه از دید کارکردی
3-فاز خلاقیت:
• هدایت تمرین‌هایی که قبل از خلاقیت انجام می‌شود.
• ایجاد محیط خلاقانه و حفظ آن از طریق گذاشتن برخی قوانین
• به کارگیری تکنیک‌های انگیزشی ایده به صورت گروهی
• تولید ایده‌های جایگزین که ارزش را بالا می‌برند.
• فراهم کردن راه‌های مختلف جهت انجام کارکردها از طریق ایده‌های ممکن
4- فاز ارزیابی:
• ارزیابی راهکارهای پیشنهاد شده، حذف ایده‌های نامناسب و انتخاب بهترین گزینه
• انتخاب بهترین ایده با هزینه کمتر و کارآیی بیشتر
• ارزیابی آلترناتیوها با توجه به دستیابی به عملکردهای ضروری و میزان صرفه جویی درهزینه‌های آنها
5- فاز توسعه:
• فراهم کردن یک راهکار به صورت کتبی برای هر ایده منتخب
• ارزیابی و تعیین ریسک و هزینه
• تهیه طرح‌ها و اطلاعات مورد نیاز برای بیان مفهوم کلی
• تایید اینکه راهکارهای پیشنهادی موجب پیشرفت بیشتر خواهند شد.
• توسعه یک برنامه عملی جهت تعیین مراحل اجرا، تاریخ‌ها و مسوولیت‌ها برای راهکار پیشنهادی ارزش
6- فاز ارائه:
• تبادل اطلاعات با اعضای تیم پروژه
• دادن تضمین به مدیریت که اطلاعات کامل برای تصمیم گیری را دارد
• تهیه خلاصه یک برنامه اجرایی پیش‌بینی شده
• تهیه گزارش رسمی
• ارائه راهکارهای پیشنهادی به تیم مدیریت و دیگر سهامداران پروژه
ج) عملیات نهایی:
فعالیت‌های اجرا:
• بازنگری گزارش اولیه
• گذاشتن برنامه‌های اجرایی برای راهکارهای پیشنهادی پذیرفته شده
فعالیت‌های پیگیری مطالعه ارزش
• تهیه یک گزارش از نتایج مطالعه که در زمان اجرا ثبت شده‌اند
• تعیین اینکه در چه جاهایی فرصت‌ها از دست رفته‌اند
• کسب اطلاعات و ثبت موضوعاتی که فرا گرفته شدند
• توجه به اینکه چگونه تجربه، ظرفیت‌های جدید را توسعه می‌دهد.
با گسترش و توسعه هر روزه پروژه‌ها و پیچیده‌تر شدن آنها ریسک پروژه‌ها بالا رفته است. در نتیجه نیاز به ابزار‌های جدید برای کنترل آن به شدت احساس می‌شود. مهندسی ارزش به عنوان ابزاری نو در این راستا می‌تواند تیم مدیریت پروژه را کمک کند. ورود مهندسی ارزش به این فرآیند شامل مزایا و معایبی است که در جدول توصیف داده شده
است.
مطالعات ارزش فرصت مناسبی برای کاهش هزینه طول عمر، بهبود کیفیت، کاهش زمان ساخت، افزایش طول عمر و گاه ترکیب موارد بالا دراختیار قرار می‌دهد.
تحت فشار قرار گرفتن مدیران از یک سو و مسوولیت ایشان در قبال حوزه تحت اختیار به همراه ریسک گزینه‌های پیشنهادی از سوی دیگر، اغلب مدیران را در وضعیت دشوار قرار می‌دهد. به‌کارگیری مدیریت ریسک و مهندسی ارزش در مدیریت پروژه (با توجه به پیچیدگی روند اجرای پروژه) می‌تواند به ابزار بی‌بدیلی جهت شناسایی و حذف هر آیتمی که موجب تحمیل هزینه‌های غیرضروری و اتلاف زمان می‌شود، تبدیل شود. بدون اینکه آسیبی به کارکردهای اساسی پروژه وارد شود.