چگونه یک تیم منسجم ایجاد کنید؟

رهبران سازمان و شخص مدیرعامل باید برای برخورداری از مزیت‌های ناشی از داشتن یک تیم رهبری قوی و مطمئن دست به اقداماتی بزنند. در ادامه به برخی از مهم‌ترین آنها اشاره خواهد شد.

۱- به طور پیوسته و در فواصل زمانی کوتاه با اعضای تیم رهبری سازمان جلسه برگزار کنید. وجود ارتباطات دائمی بین مدیرعامل و تیم رهبری سازمانی، امری ضروری و حیاتی است و نباید اهمیت آن را نادیده گرفت. چون در عصری که پر از تحولات بسیار سریع و ابهامات پرشمار است، استفاده از خرد جمعی و تصمیم‌گیری‌های گروهی می‌تواند از احتمال اتخاذ تصمیم‌های نادرست و یک‌جانبه بکاهد و یک نوع انسجام درون‌سازمانی را پدید آورد.

 به‌طورکلی توصیه می‌شود جلسات تیم رهبری و مدیرعامل حداقل هفته‌ای یک‌بار در روز و ساعت مشخصی برگزار شوند. در صورت نیاز به برگزاری بیش از یک جلسه در هفته (در صورت وقوع موارد غیرمترقبه) بهتر است جلسات چنددقیقه‌ای دیگری نیز با دستور جلسه خاص بین مدیرعامل و اعضای تیم رهبری برگزار شود.

۲- تمام اعضا باید با ذهنیت همگرایی در جلسات حاضر شوند. جلسات تیم رهبری سازمانی فقط برای اعلام نظرات شخصی اعضای تیم نیست، بلکه لازم است در این جلسات در راستای چکش‌کاری ایده‌های پیشنهادی و بهینه‌سازی آنها نیز اقدام و به بهترشدن برنامه‌ها و فرآیندها کمک کرد. بنابراین لازم است که تمام اعضای تیم رهبری شرکت حضوری فعال و تعاملی در جلسات هفتگی با مدیرعامل داشته باشند و با ذهنیت همگرایی در این جلسات حاضر شوند.

۳- اعضای تیم رهبری سازمان باید ذهنشان را برای یادگیری باز نگه دارند. اعضای تیم رهبری سازمانی هر چقدر هم توانمند و با تجربه باشند، باز هم بی‌نیاز از یادگیری و پیشرفت فردی و فنی نیستند. به همین دلیل، از آنها انتظار می‌رود با ذهنی باز و داوطلبانه به دنبال یادگیری چیزهای جدید باشند و برای نظرات و ایده‌هایی متفاوت با آنچه که در ذهن دارند ارزش قائل شوند.

در چنین جوی است که هر کدام از اعضای تیم رهبری سازمانی به این اطمینان خاطر و آرامش روانی می‌رسند که می‌توانند بدون زیر سوال رفتن و محکوم‌ شدن از جانب سایر اعضا، ایده‌هایی که در ذهن دارند را مطرح کنند و راه‌حل‌های جدید و نوآورانه‌ای را برای حل مشکلات و چالش‌های موجود در سازمان پیشنهاد دهند.

۴- روی همبستگی و وابستگی متقابل اعضای تیم رهبری سازمانی سرمایه‌گذاری کنید. هر کدام از اعضای تیم، به‌نوعی نماینده یکی از بخش‌های اصلی شرکت محسوب می‌شوند. بنابراین، وقتی در قالب تیم رهبری سازمانی فعالیت می‌کنند، باید به دنبال همبستگی و وابستگی متقابل با سایر اعضا باشند. این کار باعث می‌شود زیرمجموعه‌های آنها نیز به همین‌گونه عمل کنند و در نتیجه یک نوع همگرایی درون‌سازمانی و بین‌بخشی شکل می‌گیرد که باعث به ثمر نشستن هر چه‌ بهتر پروژه‌ها و برنامه‌های پیش‌بینی‌شده خواهد شد.

۵- سعی کنید بهترین و قوی‌ترین تیم رهبری سازمانی را ایجاد کنید. یکی از دلایل اصلی غیرموثر بودن تیم‌های رهبری سازمانی این است که اعضای این تیم‌ها آن‌چنان‌که باید و شاید افراد لایق و زبده‌ای نیستند. برخی از آنها ممکن است به دلایلی همچون داشتن روابط خاص با مدیرعامل، زد و بند یا به واسطه توصیه سهامداران به عضویت تیم درآمده باشند و کارآیی و تاثیرگذاری کافی نداشته باشند. به همین دلیل هم هست که مدیران‌عامل باید با صرف وقت و توجه کافی در زمان تصمیم‌گیری برای تعیین اعضا، بهترین و مناسب‌ترین افراد را به عضویت تیم درآورند.

۶- یک برنامه عمل منسجم و جامع برای تیم تعریف کنید. وقتی شما به‌عنوان مدیرعامل سازمان می‌خواهید تیم خود را بچینید، باید یک برنامه عمل دقیق و جامع در ذهنتان داشته باشید و افرادی را انتخاب کنید که مجهز به مهارت‌های لازم برای رفع نیازهای سازمان باشند. بر این ‌اساس، شما به‌عنوان مدیرعامل قبل از نهایی کردن تصمیمتان برای انتخاب اعضای تیم، باید سوالات زیر را از خود بپرسید و برای آنها پاسخ‌های محکم و قابل دفاعی داشته باشید:

  هر کدام از اعضای تیم رهبری سازمانی باید دارای چه ویژگی‌هایی غیر از دانش و تخصص کاری باشند؟ تجربه نشان داده که صرف داشتن تخصص و یک سری دانش فنی و تجربیات کاری برای تبدیل ‌شدن به یک عضو موثر تیم کافی نیست. این افراد باید علاوه بر دانش تخصصی، یک سری مهارت‌های فردی و فکری ممتاز دیگر داشته باشند.

  آیا اعضای تیم باید در فرآیند تصمیم‌گیری و تعیین اهداف سازمانی دخالت داده شوند؟ مدیرعامل باید قبل از انتخاب اعضای تیم تصمیم بگیرد که آیا آنها می‌توانند در هدف‌گذاری‌ها و تصمیم‌گیری‌های کلیدی سازمان دخالت داشته باشند یا نه؟ اگر پاسخ مثبت است، حدود اختیارات و نقش‌آفرینی‌های آنها در سازمان چه خواهد بود؟

  چگونه و با چه شیوه‌ای باید اعضای تیم را در فرآیند برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری کلان سازمان مشارکت داد؟ در صورتی که پاسخ به پرسش بالا مثبت باشد، نوبت به این می‌رسد که تصمیم بگیرید اعضای تیم چگونه و به چه شکلی قادر خواهند بود در برنامه‌ریزی‌ها و تصمیم‌گیری‌های اصلی سازمان مشارکت کنند و تفویض اختیارات به آنها چگونه خواهد بود.

  در صورت بروز اختلاف‌نظر در بین اعضای تیم چه باید کرد؟ بروز اختلافات فکری و عدم توافق اعضا بر روی یک گزینه امری طبیعی و ناگزیر است. به همین دلیل هم لازم است که مدیرعامل قبل از وقوع اختلاف‌نظر و بن‌بست در درون تیم‌های رهبری سازمان، بر یافتن مکانیسم‌های حل اختلاف و نهایی‌سازی مصالحت‌آمیز تعارض‌های درون تیمی تمرکز کند و تمهیداتی را در این زمینه اندیشیده باشد.

منبع: Harvard Business School