چارچوبی برای اولویت‏‏‌بندی مسائل در سطح کلان

از مدیریت بحران به حکمرانی راهبردی

رضا رحمانی / وزیر سابق صنعت، معدن و تجارت یکی از چالش‌‌‌های اساسی در عرصه حکمرانی کشور، گرفتار شدن مدیران ارشد در بحران‌‌‌های روزمره و دور شدن از برنامه‌‌‌ریزی بلندمدت است. این وضعیت، ناشی از حجم بالای مسائل و فقدان یک چارچوب منسجم برای اولویت‌‌‌بندی آنها است.

این وضعیت سبب می‌‌‌شود مدیران، بیشتر به‌‌‌صورت «اورژانسی» تصمیم‌‌‌گیری کنند. آنها اغلب به جای تمرکز بر سیاستگذاری‌‌‌های کلان و راهبردی، وقت خود را صرف حل‌‌‌وفصل مسائل روزمره می‌‌‌کنند و به همین دلیل توانایی تفکر بلندمدت را از دست می‌‌‌دهند.

این امر می‌‌‌تواند منجر به خطا در اولویت‌‌‌بندی مسائل شود و در نتیجه، برنامه‌‌‌ریزی‌‌‌های کلان کشور تحت تأثیر قرار گیرد.

به بیان دیگر، یکی از بزرگ‌ترین آفات حکمرانی در کشور ما این است که مدیران ارشد به دلیل مشغولیت‌‌‌های فراوان و فوریت بسیاری از مسائل، از مسائل بلندمدت و راهبردی غفلت می‌‌‌کنند.

این چالش ریشه در چند عامل دارد:

  فراوانی و پیچیدگی مسائل روزمره: افزایش پیچیدگی مسائل اجتماعی، اقتصادی و سیاسی در عصر حاضر، منجر به رشد تصاعدی بحران‌‌‌ها و چالش‌‌‌های روزمره شده است.

  فقدان چارچوب منسجم برای اولویت‌‌‌بندی: نبود یک سیستم جامع و شفاف برای اولویت‌‌‌بندی مسائل، مدیران را در مواجهه با تصمیم‌‌‌گیری‌‌‌های دشوار قرار می‌‌‌دهد.

  فشارهای سیاسی و اجتماعی: فشارهای سیاسی و انتظاراتی که از سوی گروه‌‌‌های مختلف اجتماعی بر مدیران وارد می‌‌‌شود، آنها را مجبور به واکنش سریع و گاه غیرمنطقی به مسائل می‌‌‌کند.

  کوتاه‌‌‌نگری فرهنگی: در بسیاری از جوامع، فرهنگ غالب، تصمیم‌‌‌گیری‌‌‌های کوتاه‌‌‌مدت و نتیجه‌‌‌گراست که در تضاد با نیاز به برنامه‌‌‌ریزی بلندمدت است.

این امر باعث می‌‌‌شود که بسیاری از فرصت‌‌‌ها برای توسعه پایدار از دست برود.

در عوض، مسائل کوتاه‌‌‌مدتی که فوریت دارند اما ضرورت چندانی ندارند، به‌‌‌اشتباه اهمیت بیشتری پیدا می‌‌‌کنند و زمان و منابع زیادی از مدیران را به خود اختصاص می‌‌‌دهند.

 این تمرکز نادرست، می‌‌‌تواند در بلندمدت به چالش‌‌‌های جدی برای کشور منجر شود.

برای حل این مشکل، نیاز است تا مدیران از ابزارهای کارآمدی مانند ماتریس پیشنهادی استفاده کنند و بتوانند به‌‌‌طور متعادل به مسائل بلندمدت و کوتاه‌‌‌مدت بپردازند.

این چارچوب نه تنها به تصمیم‌‌‌گیری‌‌‌های بهتر کمک می‌‌‌کند، بلکه به ارتقای کیفیت حکمرانی نیز منجر می‌‌‌شود.

 چارچوب پیشنهادی: ماتریس فوریت و ضرورت

مدیریت زمان و منابع در سطوح بالای تصمیم‌‌‌گیری نیازمند چارچوب‌‌‌هایی است که بتواند بین مسائل فوری و مسائل ضروری تمایز قائل شود.

در همین راستا، استفاده از یک ماتریس چهار وجهی، که بر اساس دو ضریب اهمیت طراحی شده است، می‌‌‌تواند راه‌‌‌حل مؤثری برای حل چالش راهبردی اولویت‌‌‌بندی مسائل ارائه دهد.

این دو ضریب شامل «فوریت» و «ضرورت» موضوعات هستند که هر یک نقش تعیین‌‌‌کننده‌‌‌ای در تصمیم‌‌‌گیری‌‌‌ها و اقدامات مدیران ایفا می‌‌‌کنند.

ماتریس پیشنهادی، ابزار ساده‌‌‌ای است که به مدیران کمک می‌‌‌کند تا مسائل را براساس میزان فوریت و ضرورت آنها در چهار ربع مختلف دسته‌‌‌بندی کنند.

در این ماتریس، فوریت و ضرورت به‌‌‌عنوان محورهای اصلی در نظر گرفته شده‌‌‌اند.

فوریت به معنای نیاز به اقدام فوری در زمان کم است، در حالی که ضرورت بیانگر اهمیت راهبردی و تاثیرگذاری بلندمدت مساله بر اهداف کلان سازمانی است.

این تقسیم‌‌‌بندی چهار وجهی، به‌‌‌صورت زیر عمل می‌‌‌کند:

  ربع اول: مسائل فوری و ضروری: این دسته از مسائل، نیازمند اقدام فوری و قاطع هستند و معمولا به بحران‌‌‌های موجود مرتبط می‌‌‌شوند. این مسائل باید در اولویت اول مدیران قرار گیرند و بدون تاخیر مورد توجه قرار گیرند، چرا که نادیده گرفتن آنها می‌‌‌تواند بحران‌‌‌های جدی را در پی داشته باشد.

  ربع دوم: مسائل ضروری اما غیر فوری: این مسائل، اگرچه از اهمیت بالایی برخوردارند اما نیازی به اقدام فوری ندارند. این دسته از مسائل، معمولا به برنامه‌‌‌ریزی بلندمدت و استراتژی‌‌‌های توسعه‌‌‌ای مرتبط هستند.

  ربع سوم: مسائل فوری اما غیر ضروری: این دسته از مسائل، معمولا به دلیل فشارهای بیرونی یا رویدادهای غیرمنتظره ایجاد می‌‌‌شوند و ممکن است از اهمیت واقعی کمتری برخوردار باشند.

تمرکز بیش از حد مدیران بر این مسائل، می‌‌‌تواند به اتلاف منابع و وقت منجر شود. در حالی که این مسائل ممکن است برای یک دوره کوتاه توجه را جلب کنند، اما در بلندمدت تاثیری قابل‌‌‌ توجه بر اهداف کلان ندارند.

ربع چهارم: مسائل غیرفوری و غیرضروری: این دسته از مسائل، از کمترین اولویت برخوردار هستند و صرف زمان برای آنها، اتلاف منابع محسوب می‌‌‌شود. بنابراین، مدیران باید از تخصیص منابع به این دسته اجتناب کنند.

 کاربرد ماتریس در حکمرانی

این ماتریس به مدیران کمک می‌‌‌کند تا بر اساس ارزیابی دقیق فوریت و ضرورت، بتوانند اولویت‌‌‌های سازمانی خود را به‌‌‌درستی شناسایی و مدیریت کنند.

با تخصیص عددی به هر مساله از نظر ضرورت و فوریت، مدیران قادر خواهند بود جایگاه هر موضوع را در ماتریس مشخص کنند.

این فرآیند، به آنها امکان می‌‌‌دهد تا تصمیم‌‌‌گیری‌‌‌هایی مبتنی بر واقعیت داشته باشند و به‌‌‌جای واکنش به مسائل روزمره، با نگاهی استراتژیک و مبتنی بر اهداف بلندمدت عمل کنند.

یکی از پیامدهای مثبت این ماتریس این است که به مدیران اجازه می‌‌‌دهد بتوانند میان مسائل کوتاه‌‌‌مدت و بلندمدت تعادل برقرار کنند.

 در حالی که مسائل فوری و ضروری نیازمند اقدام سریع هستند، مسائل ضروری اما غیرفوری نیز نباید از نظر دور بمانند، زیرا در بلندمدت بر عملکرد سازمان تاثیرگذار خواهند بود.

 نتیجه‌‌‌گیری

ماتریس چهاروجهی فوریت و ضرورت، ابزاری کاربردی برای مدیران ارشد است تا بتوانند چالش‌‌‌های موجود در اولویت‌‌‌بندی مسائل را مدیریت کنند.

این چارچوب به مدیران کمک می‌‌‌کند تا از تبدیل ‌‌‌شدن به «مدیران اورژانسی» اجتناب کرده و بتوانند به مسائل راهبردی و بلندمدت نیز توجه داشته باشند.

 به‌‌‌کارگیری این ابزار، نه‌تنها به بهبود کیفیت تصمیم‌‌‌گیری‌‌‌ها کمک می‌‌‌کند، بلکه می‌‌‌تواند به توسعه پایدار کشور نیز یاری رساند.

با استفاده از این چارچوب، مدیران قادر خواهند بود با نگاهی دقیق‌‌‌تر به مسائل بنگرند و بهترین تصمیم‌‌‌ها را برای آینده کشور اتخاذ کنند.