نکاتی که هنگام توبیخ شفاهی باید رعایت شوند
چه زمانی باید توبیخ شفاهی داد؟
توبیخ شفاهی ابزاری موثر برای رسیدگی به تخلفات جزئی، مسائل مربوط به عملکرد یا نگرانی‌های رفتاری به شیوه‌‌‌ای حرفه‌‌‌ای و سازنده است که به عنوان یک مداخله زودهنگام برای اصلاح مسائل قبل از تشدید آنها عمل می‌کند. موقعیت‌‌‌های متداولی وجود دارد که در آنها توبیخ شفاهی مناسب است:
نقض سیاست‌‌‌های جزئی: شامل نقض جزئی قوانین یا سیاست‌‌‌های محل کار، مانند تاخیر، نافرمانی جزئی، یا عدم‌رعایت رویه‌‌‌های خاص است.
مسائل مربوط به عملکرد: زمانی که عملکرد کاری یک فرد کمتر از استانداردهای تعیین‌شده است و بازخورد اولیه یا راهنمایی او منجر به بهبود نشده باشد.
رفتار غیرحرفه‌‌‌ای: اگر یک نیروی کار رفتار غیرحرفه‌‌‌ای، مانند زبان نامناسب، بی‌‌‌احترامی به همکاران یا مشتریان، یا عدم‌همکاری با تیم خود از خود نشان دهد.
خطاهای ایمنی: اگر یک نیروی کار پروتکل‌‌‌های ایمنی را نادیده بگیرد و خودش یا دیگران را به خطر بیندازد، مواخذه شفاهی سریع بسیار مهم است؛ حتی اگر هنوز آسیبی رخ نداده باشد.
مثالی از توبیخ شفاهی
بسیار مهم است که توبیخ شفاهی واضح، مختصر و سازنده باشد. هدف این است که به موضوع پرداخته شود، اثرش توضیح داده شود و همزمان با حفظ لحن حرفه‌‌‌ای و حمایتی، راهنمایی برای بهبود ارائه شود.
فرض کنید نیروی کاری به نام «الکس» در چند هفته گذشته پیوسته دیر سر کار آمده است. نمونه‌‌‌ای از توبیخ شفاهی که به او داده شده:
مدیر: «از اینکه وقت گذاشتی و با من صحبت کردی متشکرم. می‌‌‌خواهم در مورد یک نگرانی در مورد مدیریت زمانی شما صحبت کنم. در چند هفته گذشته، متوجه شدم که اغلب دیر سر کار می‌‌‌آیی. به طور خاص، در مواردی تاخیر داشته‌‌‌ای که بر کارهای تیم اثرگذار بوده است.»
الکس: «از این بابت متاسفم. با تردد صبحگاهی‌‌‌ام مشکل دارم. ترافیک زیاد است و باعث می‌شود دائم دیر برسم.»
مدیر: «درک می‌‌‌کنم که گاهی اوقات شرایط پیش‌بینی‌نشده می‌تواند باعث تاخیر شود. با این حال، وقت‌‌‌شناسی مداوم بسیار مهم است، چون باید جلسات تیمی را به‌‌‌موقع شروع کنیم و همه برای مشارکت حضور دارند. وقتی تو دیر می‌‌‌کنی، جریان کار مختل می‌شود و فشار بیشتری به همکارانت می‌‌‌آید.»
الکس: «می‌‌‌فهمم. فکر نمی‌‌‌کردم کارم چنین اثری داشته باشد. سعی می‌‌‌کنم از این به بعد زودتر از منزل خارج شوم.»
مدیر: «ازت ممنونم. برای اینکه از این به بعد هر روز به موقع برسی به تلاشی آگاهانه نیاز داری. می‌توانی متعهد شوی که از فردا این کار را شروع می‌‌‌کنی؟»
الکس: «بله. برنامه‌‌‌ام را تنظیم می‌‌‌کنم تا مطمئن شوم به موقع در محل کار حاضر هستم.»
مدیر: «عالی. اگر با مشکلی مواجه شدی که ممکن است مانع از به موقع رسیدنت شود، به من بگو تا با هم راه‌حلی برای آن پیدا کنیم. هفته آینده دوباره چک می‌‌‌کنم تا ببینم اوضاع چطور پیش می‌رود. ممنون، الکس.»
الکس: «ممنون از درک شما. از فرصتی که برای بهبود اوضاع در اختیار من قرار دادید قدردانی می‌‌‌کنم.»
مستندسازی یک توبیخ شفاهی
مستندسازی یک توبیخ شفاهی امری ضروری برای متخصصان منابع انسانی است تا به این اطمینان برسند که سابقه تعامل وجود دارد و فرآیند شفاف و سازگار است. در ادامه به نحوه انجام موثر آن اشاره می‌‌‌کنیم:
جزئیات را ثبت کنید: تاریخ، زمان، و محل توبیخ شفاهی را مستند و افراد درگیر از جمله فرد توبیخ‌‌‌کننده، فرد توبیخ‌‌‌شونده و شاهدانی که ممکن است حضور داشته باشند را شناسایی کنید.
موضوع را شرح دهید: هنگام مستندسازی یک توبیخ شفاهی، مهم است که به طور شفاف رفتار یا مشکل عملکردی را که منجر به آن شده است توصیف کنید. از جمله:
شفاف باشید. اطلاعات دقیقی در مورد مشکل رفتار یا عملکرد ارائه دهید. از مثال‌‌‌های محکم مثل تاریخ‌‌‌ها، زمان‌‌‌ها، و حوادث خاص استفاده کنید تا موضوع را به وضوح نشان دهید.
به جای قضاوت یا فرضیات ذهنی، بر اعمال قابل مشاهده و عینی تمرکز کنید.
راهنمایی یا انتظارات را ارائه کنید. تغییر در رفتار یا انتظارات عملکرد مورد نظر را عنوان کنید. در مورد نحوه رسیدگی فرد به مشکل و جلوگیری از وقوع آن در آینده، توصیه‌‌‌ها یا راهنمایی‌‌‌های خاصی را ارائه دهید.
به سیاست‌‌‌های شرکت ارجاع دهید: شامل ارجاع به سیاست‌‌‌های خاص شرکت یا استانداردهای عملکردی که نقض شده‌‌‌اند.
هشدارها یا حوادث قبلی را تکرار کنید: به هشدارهای قبلی یا حوادث مرتبط با فرد توجه کنید. اگر فرد مورد نظر اخطارهای قبلی دریافت کرده باشد، بهترین روش این است که در جلسات بعدی با او شاهد داشته باشید. توبیخ شفاهی نیازی به تقابل یا تظاهر ندارد. اغلب مواقع، عملکرد زیر سوال رفته یک نیروی کار، یک دلیل زمینه‌‌‌ای دارد. هدف این است که او را از مسائل آگاه و با آنها برای حل و فصل مشکل همکاری کنید.
همچنین حفظ ثبات و انصاف هنگام توبیخ شفاهی بسیار مهم است. اطمینان پیدا کنید که با همه کارکنان به طور عادلانه رفتار می‌شود و اقدامات انضباطی مبتنی‌بر سیاست‌‌‌ها روشن و شواهد مستند هستند. علاوه بر این، فرصت‌‌‌هایی را برای کارکنان فراهم کنید تا عملکرد یا رفتار خود را از طریق راهنمایی، آموزش یا منابع حمایتی بهبود بخشند.
منبع: Aihr.com
