هنگامی که تغییرات را هدایت می‌کنید، به جای اجتناب از در نظر گرفتن انواع هزینه‌ها، باید بر دانش پیش‌بینی و مدیریت ریسک تمرکز کنید.خبر خوب این است که مدیریت ریسک مانند دانش هوا فضا پیچیده نیست. دیوید شور از طریق فعالیت گسترده با تغییرات مبتکرانه، شش مرحله کلیدی برای مدیریت موثر ریسک را شناسایی کرده‌‌است. با پیروی از این مراحل در ابتکار، درک خواهید یافت که چگونه پذیرش ریسک می‌تواند منجر به موفقیت شود.

شش مرحله برای مدیریت موثر ریسک

۱- از ابتدا ریسک وخطراتی را که با آن مواجه هستید شناسایی کنید:  با ایجاد یک لیست، فرآیند تغییرات را با در نظر گرفتن پیش‌شرط‌های لازم برنامه‌ریزی کنید. درست همان‌طور که نتایج یک پروژه تیم را قادر می‌سازد تا پس از پایان انجام کار درستی یا نادرستی عملکرد خود را بسنجند، پیش‌شرط‌ها فضای لازم را برای این تفکر فراهم می‌کند که چه مواردی در پروژه می‌تواند نادرست باشد. در حالی که جلسات توفان‌های فکری تیم را برگزار می‌کنید، باید یک شبکه گسترده احتمالات را قالب‌بندی کنید. عوامل درونی پروژه و همچنین افرادی که خارج از کنترل تیم هستند را در نظر بگیرید. برای مثال، خطر مقاومت بالقوه ذی‌نفعان (سهامداران) را که تقریبا همیشه در تغییرات مبتکرانه وجود دارد، در نظر بگیرید.

۲- ریسک را با کمیت شناسایی کنید: همه مخاطرات و ریسک‌ها برابر نیستند. خطر یک تاخیر اندک در تأمین مالی، ممکن است بسیار متفاوت از خطر جدا شدن یک شریک اصلی از صندوق سرمایه‌گذاری مشترک باشد. با محاسبه ریسک، نفوذ احساسات را کاهش می‌دهید و می‌توانید انواع ریسک را با هم مقایسه کنید. یکی از روش‌ها، شناسایی و محاسبه ریسک در دو بعد است: ۱- احتمال وقوع ریسک ۲- تاثیر ریسک در صورت وقوع. با استفاده از یک مقیاس اهمیت سنجی از یک تا پنج، به‌صورت جداگانه برای هر یک از دو عامل مطرح شده، می‌توانید ابعاد خطراتی را که شناسایی کرده‌اید، ارزیابی کنید. سپس عدد حاصل از ریسک هر عامل را در هم ضرب کرده و نتیجه نهایی عامل ریسک، که عددی بین ۱ تا ۲۵ خواهد بود را شناسایی کنید.

۳- آستانه تحمل ریسک ایجاد کنید: حد تحمل ریسک را در پروژه تغییرات در نظر بگیرید، سپس یک آستانه ایجاد کنید. اگر مطمئن نیستید از کجا شروع کنید، آستانه ریسک را می‌توانید از طریق کمی‌سازی آن، که در مورد قبل به‌دست آوردید محاسبه کنید. به‌عنوان مثال، در مقیاس ۱ تا ۲۵، از عدد ۱۲ به‌عنوان آستانه خود شروع کنید. ریسک‌های کمی‌تان را نسبت به عدد آستانه مقایسه کنید، سپس وقت خود را صرف فکر کردن در مواردی که از آستانه تجاوز کرده‌اید کنید و در صورت نیاز مجددا برنامه‌ریزی کنید.

۴- برنامه‌های جایگزین ایجاد کنید: برای هر ریسک، یک تدبیر و راه‌حل در نظر بگیرید. ابتدا، در مورد چگونگی اقداماتی که می‌توانید انجام دهید، تا ریسک را از بین ببرید یا کاهش دهید فکر کنید. ممکن است یک اصلاح و تعدیل کوچک در پروژه شما احتمال ریسک را به صفر کاهش دهد. سپس، به مواردی فکر کنیدکه احتمال وقوع بالایی دارند. به عبارت دیگر، اگر خطر یک عامل غیر قابل اجتناب باشد، از خود بپرسید آیا تیم قادر خواهد بود به‌راحتی آن را مهار کند؟ آیا این میزان خطر نیاز به بازنویسی کامل پروژه دارد؟ هرچه بیشتر برای پیشگیری از خطرات برنامه‌ریزی کنید، بهتر، آماده‌تر و موفق‌تر خواهید بود – و می‌توانید ابتکار عمل خود را در مسیر حفظ کنید.

۵- در طول زمان بر ریسک کنترل و نظارت کنید: علاوه بر نمودار گانت،گزارش‌های وضعیت، داشبوردها و سایر ابزارهایی که به شما در پیش‌بینی پیشرفت در سازمان کمک می‌کنند، می‌توانید نمودار دیگری با عنوان ثبت ریسک ایجاد کنید که انواع مخاطرات، عوامل ریسک و وضعیت فعلی را مشخص ‌کند. هنگامی که به یک نقطه عطف در این نمودار رسیدید، احتمال دارد یک عامل ریسک یا چند مخاطره که دیگر امکان وقوع ندارند، حذف شوند. شاید گونه‌ای جدید از خطرات ایجاد چالش کنند و نیاز به رسیدگی داشته باشند، یا شاید یک خطر جدید شناسایی شود و نیاز به ارزیابی داشته باشد. هدف این است که تمام مخاطرات و انواع ریسک احتمالی را در پروژه‌ها شناسایی کنید. (نمودار گانت: نمودار میله‌ای است که برنامه زمان‌بندی پروژه را نشان می‌دهد. گانت چارت یا نمودار گانت وسیله‌ای مفید برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه‌ها است-م)

۶- تعیین یک مسوول کنترل ریسک: در صورت امکان یک عضو مشخص از تیم را برای مسوولیت نظارت بر ریسک و نقاط عطف مشخص کنید. تیم‌هایی که روی طرح‌های تغییرات مبتکرانه کار می‌کنند، در حالت پیش‌فرض خوش‌بین هستند. در حالی که دیگر اعضای تیم می‌گویند: «این کار به خوبی پیش خواهد رفت»، کسی باید باشد که بگوید، «آسمان ابری است» یا «در ۶ جلسه گذشته این موضوع مطرح شده اما متاسفانه اتفاق نیفتاده است.» برای موفقیت در مدیریت ریسک، باید آن‌را فعالانه پیش‌بینی کنید و برای موفقیت تغییر مبتکرانه، باید صادقانه ارتباط برقرار کنید. با تیم خود صحبت کنید و با مدیران بالا تر در مورد خطرات پروژه و موضوعاتی که در طول مسیر ایجاد شده است گفت‌وگو کنید. به‌عنوان یک مدیر، یک فرهنگ پرورش دهید که ارزش فکر مثبت را در عین تشویق به بحث‌های باز در مورد مشکلات افزایش ‌دهد، و هم‌زمان توانایی خود را برای مدیریت ریسک افزایش دهید. در پایان به یاد داشته باشید، تغییرپذیری به معنی درگیرشدن با ریسک است، با رویکرد عملی مناسب، اگر ریسک را به‌عنوان بخشی از طبیعت تغییر شناسایی کنید، می‌توانید با پیش‌بینی و مدیریت آن، عامل تغییر موثر در سازمان خود باشید.

تهیه شده در موسسه معنا