شاید تاریخچه اولین ایمیل فرستاده شده در اینترنت به سال ۱۹۷۱ برگردد. وقتی که فردی به نام «روی تاملینسون» روشی برای فرستادن پیام از طریق اینترنت و تنها یک کامپیوتر پیدا کرد. او با استفاده از @ نام گیرنده ایمیل را مشخص می‌کرد.اما با اینکه در ظاهر یک ایمیل به سرعت ارسال می‌شود - فشرده شدن در یک کامپیوتر و ارسال به مقصد - در حقیقت یک پروسه گسترده انتقالات در این باره صورت می‌گیرد.

در واقع میل سرورها دارای امکانات و سرویس‌های خاصی هستند که برای ارسال میل از یک سرور به سایت‌ها و ایمیل‌های دیگران مورد استفاده قرار می‌گیرد.

بدون وجود این میل سرورهای میانی یا واسطه شما تنها قادر هستید به افرادی ایمیل بفرستید که در دامین شما قرار دارند یعنی شما تنها می‌توانید از یک دامین example.com به کامپیوتر دیگری در همان دامین ایمیل ارسال کنید.

در واقع هر ایمیل پس از ارسال از مجموعه‌های سرویس‌دهنده پست الکترونیکی که در آن آدرس گیرنده برای ایمیل مشخص می‌شود، عبور کرده و به سرور مقصد می‌رسد.

این فرآیند درست همانند رد و بدل شدن داده در اینترنت است. هر ایمیل به چندین بسته اطلاعاتی تقسیم می‌شود که همه آنها روی یک کامپیوتر مرکزی (ایمیل سرور) که سرویس ایمیل را میزبانی می‌کند، قرار می‌گیرند.

وقتی فرستنده روی کلید Send کلیک کند، بسته‌های اطلاعاتی از طریق اینترنت به سروری که سرویس ایمیل گیرنده را پشتیبانی می‌کند ارسال می‌شود، در این زمان سرور گیرنده به دنبال آدرس ایمیل فرد گیرنده می‌گردد و به محض یافتن آن، ایمیل را در پوشه inbox آن منتشر می‌کند، بدین ترتیب شخص گیرنده ایمیل را همانگونه که فرستنده ارسال کرده، مشاهده می‌کند.

بر این اساس میل سرورها به دو دسته تقسیم می‌شوند: میل سرورهای خروجی و میل سرورهای ورودی که میل سرورهای خروجی با عنوان SMTP Servers شناخته می‌شوند.

طبق اطلاعات سایت پلیس فتا، میل سرورهای ورودی هم دو نوع‌اند:

POP۳ –۱ یا Post Office Protocol version ۳ Servers که اینها ایمیل‌های ارسال شده و دریافتی را در هارد درایو PC ذخیره می‌کنند.

IMAP –۲یا Internet Message Access Protocol Servers که یک کپی از ایمیل‌ها را در سرورها ذخیره می‌کنند.

اکثر POP۳ Serverها هم توانایی ذخیره‌سازی ایمیل‌ها روی سرورها را دارا هستند که خیلی مناسب‌ترند.