در «آیین‌نامه نظارت بر تاسیس و فعالیت دفترهای خدمات مسافرتی، سیاحتی، جهانگردی و زیارتی» ضوابطی درباره شرایط و لوازم صدور مجوز دفاتر خدمات مسافرتی، سیاحتی جهانگردی و زیارتی در نظر گرفته شده است. در نوشتار قبلی به شرایطی که شخص متقاضی باید داشته باشد اشاره شد؛ در این نوشتار تلاش شده است موادی از آیین‌نامه که مربوط به شرایط دیگر از جمله وضع فیزیکی دفاتر خدماتی است، پرداخته شود. براساس ماده ۱۴ آیین‌نامه پس از آنکه مرجع صدور مجوز شرایط متقاضی طبق بندهای «ب» و «پ» ماده ۴ آیین‌نامه را احراز کرد، موافقت اولیه‌ای را برای تاسیس دفتر خدماتی صادر می‌کند. متقاضی از تاریخ صدور موافقت اولیه سه ماه فرصت دارد مکان، نام، نشان و مدیر فنی واجد شرایط را به مرجع صدور مجوز اعلام کند. در غیراین صورت موافقت اولیه منقضی خواهد شد.

بر اساس ماده ۷ آیین‌نامه، متقاضیان تاسیس دفتر باید محلی را تعیین کنند که دارای شرایط زیر باشد:

الف- مساحت دفتر باید ۴۰ الی ۷۰ مترمربع باشد. این امر بستگی به میزان تقاضا و موقعیت دفتر دارد که توسط مرجع صدور مجوز تعیین می‌شود.

ب- دفتر خدماتی باید کاربری تجاری یا اداری داشته باشد.

ج- ارائه مدرک معتبر رسمی دال بر اینکه تصرف متقاضی مشروع و قانونی است؛ به عبارت دیگر، مشخص شود تصرف متقاضی مالکانه یا استیجاری است.

بر اساس ماده ۱۶ آیین‌نامه، تغییر محل بدون اخذ موافقت مرجع صادرکننده مجوز ممنوع است و متخلف حسب مورد به تعطیلی دفتر جدید و تعلیق مجوز تا اخذ موافقت مرجع صادرکننده مجوز محکوم می‌شود.

بر اساس ماده ۱۳ آیین‌نامه، متقاضی باید نام دفتر و نشان آن را به مرجع صدور مجوز ارائه دهد. تغییر نام و نشان دفتر نیز بدون اخذ تاییدیه از مرجع صدور مجوز ممنوع است. طبق تبصره ماده ۱۳ آیین‌نامه، نام و نشان باید مفهومی متناسب بافعالیت دفتر داشته باشد و از نام‌های غیرفارسی یا غیرمتعارف استفاده نشود. به نظر می‌رسد متناسب بودن نام و نشان با فعالیت دفتر را مرجع صدور مجوز با توجه به عرف‌ کسب‌وکار مشخص می‌کند.

براساس ماده ۸ آیین‌نامه، متقاضی صدور مجوز باید یک نفر را به عنوان مدیر فنی به مراجع مربوطه حسب مورد معرفی کند. طبق مواد ۸ و ۹ آیین‌نامه فردی که به عنوان مدیر فنی انتخاب می‌شود باید علاوه بر احراز شرایط بند پ ماده ۴ آیین‌نامه (تابعیت ایران، متدین به دین اسلام یا ادیان دیگر به رسمیت شناخته‌شده در قانون اساسی، عدم اعتیاد به مواد مخدر بنا به تایید مراجع ذی‌صلاح، ارائه گواهی عدم سوء پیشینه کیفری، داشتن کارت پایان خدمت نظام وظیفه یا معافیت از آن برای متقاضیان مرد، داشتن حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی، نداشتن اشتغال دیگر که مانع فعالیت مورد نظر باشد، داشتن حداقل ۲۵ سال سن، داشتن حداقل ۳ سال سابقه کار مفید مرتبط با فعالیت مورد نظر و صلاحیت شغلی)، شرایط زیر را نیز داشته باشد:

الف-آشنایی کامل به یکی از زبان‌های خارجی ترجیحا انگلیسی و درباره متقاضیان دفاتر خدمات زیارتی ترجیحا عربی.

ب- ارائه گواهینامه فارغ‌التحصیلی از آموزشگاه‌ها و مراکز آموزش عالی و مدارس حرفه‌ای خدمات مسافرتی و سیاحتی- جهانگردی یا مراکز آموزشی وزارتخانه‌های مرتبط.

ج- مدیر فنی باید به صورت تمام‌وقت در یک دفتر خدماتی مشغول به کار باشد و نمی‌تواند همزمان در دو یا چند دفتر مشغول به فعالیت شود.

تبصره ماده ۸ آیین‌نامه، فعالیت اتباع خارجی به عنوان مدیر فنی را مجاز دانسته مشروط بر اینکه پروانه معتبر اشتغال داشته باشند و صلاحیت فنی آنها به تایید مرجع ذی‌صلاح برسد. لازم به یادآوری است طبق ماده ۹ آیین‌نامه، فعالیت دارنده مجوز یا مدیرعامل شخص حقوقی متقاضی مجوز به عنوان مدیر فنی در همان مجموعه منعی ندارد، مشروط بر اینکه صلاحیت یادشده در ماده ۸ را دارا باشند.