اهمیت گزارشنویسی روزانه
«تنها آنچه مکتوب شده است ارزش ماندن دارد»
مترجم: احسان امینایی چترودی دانش ما در رابطه با تجربیات گذشتگان، برکتیبهها، دست نوشتهها و زندگینامهها استوار است. حافظه انسان توانایی ثبت همه رویدادها برای درازمدت را ندارد. یادداشتبرداری این توانایی را به ما میدهد که با از بین رفتن آنچه تجربه کرده و بر ما گذشته است مبارزه کنیم. ثبت روزنگارها و وقایع را میتوان از محل کار آغاز کرد و در صورت فقدان آن در سازمان، فرهنگ گزارشنویسی و ثبت رویدادها را در آن نهادینه کرده و گسترش دهیم. در ابتدا این کار وقتگیر، کسلکننده و تکراری بهنظر میآید، اما به مرور زمان به آن عادت کرده و از مزایای آن بهره خواهیم برد.
مترجم: احسان امینایی چترودی دانش ما در رابطه با تجربیات گذشتگان، برکتیبهها، دست نوشتهها و زندگینامهها استوار است. حافظه انسان توانایی ثبت همه رویدادها برای درازمدت را ندارد. یادداشتبرداری این توانایی را به ما میدهد که با از بین رفتن آنچه تجربه کرده و بر ما گذشته است مبارزه کنیم. ثبت روزنگارها و وقایع را میتوان از محل کار آغاز کرد و در صورت فقدان آن در سازمان، فرهنگ گزارشنویسی و ثبت رویدادها را در آن نهادینه کرده و گسترش دهیم. در ابتدا این کار وقتگیر، کسلکننده و تکراری بهنظر میآید، اما به مرور زمان به آن عادت کرده و از مزایای آن بهره خواهیم برد. احتمالا بهترین نمونه ثبت وقایع و خاطرات در قرن گذشته را میتوان در تاریخ جنگ دوم جهانی مشاهده کنیم.به جرات می توان گفت در هیچ واقعه ای به اندازه جنگ بینالملل دوم آرشیو غنی اطلاعاتی نداریم. مجموعه بینظیری از عکسها، فیلمها، دست نوشتهها و خاطرات که میتواند در تجزیه و تحلیل این رویداد مهیب و تاثیرگذار ما را یاری رساند. یکی از دلایل دستیابی به این حجم اطلاعات بدون شک مربوط است به عادت سربازان آلمانی در یادداشت برداری و وقایع نگاری روزانه در آن مقطع از
زمان. در حوزه ورزش خاطرات متعددی از بزرگان ورزش به ثبت رسیده است از الکس فرگوسن مربی تاریخساز منچستر یونایتد تا دیوید بکام، مایکل فلپس و.... این خاطرات علاوهبر منافع مالی که برای نویسندگان آنها در پی دارد بر شهرت و اعتبار آنها خواهد افزود. نام آنها را برای مدت مدیدی بر سر زبانها زنده نگه خواهد داشت و دیگر آنکه آیندگان که همزمان با این افراد نبودهاند این فرصت را خواهند داشت تا از نتیجه یک عمر آزمون و خطای این افراد موفق آگاه شوند. در حوزه مدیریت و کارآفرینی خاطرات بر جا مانده از استیو جابز فقید میتواند ما را با رموز موفقیت یکی از بزرگان حوزه رایانه و برندسازی آشنا کند. شاید برند ارزشمند و انقلابی «اپل» روزی به سرنوشت نوکیا و بلک بری دچار شود، اما کتاب خاطراتش قطعا سالیان سال مورد استفاده علاقهمندان و مدرسان این حوزه خواهد بود.تمام مثالهای بالا برای نشان دادن اهمیت یادداشتبرداری و ترغیب گزارشنویسی است. نکته اینجا است که الزاما قرار نیست شهرتی جهانی داشته باشیم تا دست به قلم ببریم و به نوشتن کارها و تجربیات روزمره بپردازیم. در هر مقطعی نوشتن میتواند زیبا و دلچسب باشد. مهمترین ویژگی نوشتن شرح وقایع که
گزارش کار نمونهای از آن بهحساب میآید و نویسنده این مقاله در حد زیادی آن را درک کرده، ایجاد حس امید به زندگی، مثبت بودن و در نهایت جلوگیری از پوچگرایی است. در محل کار که بیشترین ساعات مفید در آن میگذرد 2 حالت ممکن است وجود داشته باشد اول اینکه نوشتن «گزارش کار» باب نشده است و کسی از ما آن را نمیخواهد دوم اینکه این کار الزامی است. در حالت اول وظیفه ما است که آن را ترویج و در حالت دوم آن را ارتقا دهیم. فناوری اطلاعات و بهویژه اینترنت کار را بسیار راحت کرده است و نیازی به کاغذ بازی آنچنانی نیست. ابزارهایی چون ایمیل و جیمیل، نرمافزاری چون outlook بسیار مناسب کار ما هستند. یا اینکه آنها را در یک فایل excel یا word ثبت کنیم و بعد آن را چاپ یا به پست الکترونیکی ارسال کنیم. تمام این ابزارها این توانایی را به ما میدهد که بتوانیم پوشهای از کارهای روزانه تهیه و آن را براساس تاریخ یا اهمیت طبقهبندی کنیم. احتمالا با توجه به تنوع وظایف، از یک دفترچه یادداشت کوچک تاریخدار استفاده کنیم تا بتوانیم در پایان روز همه موارد را لیست و برای مسوول بخش خود ایمیل کنیم.
نکاتی در باب گزارشنویسی
مواردی که در نوشتن گزارش کار باید مد نظر داشته باشیم:
از زواید بکاهیم و سعی کنیم گزارش ساده و گویا باشد.
از بیان کارآیی خود هر میزان که هست واهمهای نداشته باشیم. مثلا اینکه توانستیم در طول 8 ساعت کار به 10 پرونده رسیدگی یا چند موتور را بازدید کنیم. صداقت رمز موفقیت است. این کار ما را قادر میسازد که در هر زمان پاسخگوی عملکرد خود باشیم و در جهت ارتقای آن تلاش کنیم.
در قسمت موضوع (subject) و در انتهای نامه یا ایمیل، تاریخ و روز گزارش کار مربوطه خود را حتما ذکر کنیم با این تفاوت که در پایان نامه ذکر ساعت پایان کار هم الزامی است.
ذکر واحدی که در آن مشغول کار هستیم همچون واحد مالی یا منابع انسانی در قسمت بالای صفحه را به یاد داشته باشیم.
مدیران زمانشان محدود است پس کارهای انجام شده را فهرستوار بر اساس اولویت با فونت خوانا بفرستیم. - گزارش کار با توجه به روزانه و کوتاه بودن نیازی به (abstract) یا پاراگراف خلاصه ندارد، اما در موارد مفصل چند صفحهای ذکر خلاصه مطالب در ابتدای گزارش و صفحهبندی و شماره صفحه هم ضروری است. - حاشیهبندی (margin) ۱ سانتی در طرفین قرار داده شود.
در مراحل بالاتر استفاده از نمودار برای مقایسه هفتگی و ماهانه، بیان بهبود کار و اتلاف کمتر سرمایه ارزشمند است. میتوان از نرمافزارهای آماری همچون excel و Spss بهره گرفت.
قسمتی از گزارش کار را برای پیشنهادهای رسمی برای بهبود کار یا معرفی کتب یا وبسایتهای آموزشی اختصاص دهیم. این عمل ما و سازمان را از سم مهلک بیتفاوتی نجات میدهد.
در نهایت گزارش نویسی بهکار ما نظمی آهنگین خواهد داد و ما را از سردرگمی نجات میدهد. در بیان نقاط قوت و ضعف، تجزیه و تحلیل کارمان مفید است. دیگر آنکه در صورت قطع همکاری با سازمان به هر دلیل دیگری با دست پر و رزومهای پر بار میتوانیم شانس خود را برای مشاغل دیگر فزونی بخشیم. بیاییم بازده خود و سازمانمان را ارتقا دهیم.
نکاتی در باب گزارشنویسی
مواردی که در نوشتن گزارش کار باید مد نظر داشته باشیم:
از زواید بکاهیم و سعی کنیم گزارش ساده و گویا باشد.
از بیان کارآیی خود هر میزان که هست واهمهای نداشته باشیم. مثلا اینکه توانستیم در طول 8 ساعت کار به 10 پرونده رسیدگی یا چند موتور را بازدید کنیم. صداقت رمز موفقیت است. این کار ما را قادر میسازد که در هر زمان پاسخگوی عملکرد خود باشیم و در جهت ارتقای آن تلاش کنیم.
در قسمت موضوع (subject) و در انتهای نامه یا ایمیل، تاریخ و روز گزارش کار مربوطه خود را حتما ذکر کنیم با این تفاوت که در پایان نامه ذکر ساعت پایان کار هم الزامی است.
ذکر واحدی که در آن مشغول کار هستیم همچون واحد مالی یا منابع انسانی در قسمت بالای صفحه را به یاد داشته باشیم.
مدیران زمانشان محدود است پس کارهای انجام شده را فهرستوار بر اساس اولویت با فونت خوانا بفرستیم. - گزارش کار با توجه به روزانه و کوتاه بودن نیازی به (abstract) یا پاراگراف خلاصه ندارد، اما در موارد مفصل چند صفحهای ذکر خلاصه مطالب در ابتدای گزارش و صفحهبندی و شماره صفحه هم ضروری است. - حاشیهبندی (margin) ۱ سانتی در طرفین قرار داده شود.
در مراحل بالاتر استفاده از نمودار برای مقایسه هفتگی و ماهانه، بیان بهبود کار و اتلاف کمتر سرمایه ارزشمند است. میتوان از نرمافزارهای آماری همچون excel و Spss بهره گرفت.
قسمتی از گزارش کار را برای پیشنهادهای رسمی برای بهبود کار یا معرفی کتب یا وبسایتهای آموزشی اختصاص دهیم. این عمل ما و سازمان را از سم مهلک بیتفاوتی نجات میدهد.
در نهایت گزارش نویسی بهکار ما نظمی آهنگین خواهد داد و ما را از سردرگمی نجات میدهد. در بیان نقاط قوت و ضعف، تجزیه و تحلیل کارمان مفید است. دیگر آنکه در صورت قطع همکاری با سازمان به هر دلیل دیگری با دست پر و رزومهای پر بار میتوانیم شانس خود را برای مشاغل دیگر فزونی بخشیم. بیاییم بازده خود و سازمانمان را ارتقا دهیم.
ارسال نظر