استفاده از اپلیکیشن‌های پیام فوری یا IM(instant message) این روزها
در حال گسترش هستند. اپلیکیشن‌هایی که به صرفه‌جویی در زمان و هزینه به بسیاری از کاربران کمک می‌کنند . برای مثال برای پرسیدن یک سوال یا گرفتن یک کمک در محیط کار به جای آنکه بلند شوید و به سر میز همکار یا دوستانتان بروید می‌توانید با این اپ‌های به صورت آنلاین و به راحتی با آنها در ارتباط باشید.
با وجود تمامی سهولت و سرعتی که این اپ‌ها در اختیار شما می‌گذارند، اما چه حرفه‌ای یا چه غیر‌حرفه‌ای در استفاده از ابزارهای‌های IM باشید،‌ باید به یکسری از قوانین و مقرارت پایه‌ای مخصوص استفاده از این اپ‌ها در محیط‌های کار آگاهی داشته باشند.
مثلا اگر شما از اپ‌های پیام فوری مانند وایبر، واتس‌اپ، وی‌چت، لاین و... برای ارسال اس‌ام‌اس‌های رایگان استفاده می‌کنید و به کمک آنها برای دوستانتان پیام‌های متنی و تصویری می‌فرستید ، باید بدانید که چه پیام‌هایی را در چه موقعیت‌هایی بفرستید و یا چه زمانی از این ابزارها استفاده کنید. توجه به این قانون‌ها و درک تفاوت‌های کاربری و آداب معاشرت در سرویس‌های چت، ایمیل، تماس صوتی و تصویری با یک ملاقات رو در رو به شما در برقراری یک ارتباط موفق با همکار یا دوستان تازه کمک شایانی می‌کند.
در مطلب زیر به مهم‌ترین قوانین چت آنلاین که از زبان باربارا پچر، نویسنده کتاب «ملزومات کسب وکار آداب معاشرت» («The Essentials Of Business Etiquette,») بیان شده، اشاره خواهیم کرد.pic۱



قانون شماره یک: شناخت کامل و کافی فردی که با او گفت‌وگو می‌کنید
استفاده از سرویس پیام‌های فوری برای ارسال اس‌ام اس به افرادی که به هیچ‌وجه از آنها شناختی نداریم مناسب نیست. بنابراین اگر فردی را تنها از طریق شبکه‌های اجتماعی می‌شناسید و به صورت مستقیم با او ملاقاتی نداشته‌اید شما نباید با استفاده از این ابزارها برای برقراری تماس با وی استفاده کنید.
قانون شماره دو: با یک احوال‌پرسی کوتاه شروع کنید
وقتی می‌خواهید با یک نفر از طریق IM‌ گفت و گو کنید بهتر است با یک احوال پرسی ساده مانند گفتن «سلام» شروع به صحبت کنید. بعد از آن مطمئن شوید که زمان مناسبی را برای گفت‌وگو انتخاب کرده‌اید
یا خیر. تا مزاحم وی یا قطع کننده کاری که او در حال انجام آن بوده نشده باشید.
قانون شماره سه: به شیوه ترجیحی گیرنده خود برای برقراری ارتباط دقت کنید
استفاده از ابزارهای IM‌در کنار مزایایی که دارند می‌توانند سوءتفاهم‌هایی را هم ایجاد کنند . برای مثال از زمانی که شما یک موضوع را برای گیرنده مطرح می‌کنید تا زمانی که او جواب بدهد یا برعکس ممکن است سوالاتی خلاف آنچه مد نظر دوطرف باشد در ذهن دو طرف شکل بگیرد و همین امر سوءتفاهم‌ها و به دنبال آن اتفاقاتی ناخوشایند را پدید ‌آورد. بنابراین بهتر است خودتان را با روحیه و اخلاقی که دیگران در شیوه برقراری تماس دارند وفق دهید و از آنها آگاهی داشته باشید. فرقی هم نمی‌کند که ازاین ابزارها برای تماس با همکار، دوست، رییس، مشتری و... استفاده می‌کنید.
قانون شماره چهار: گفت‌وگوی کوتاهی داشته باشید
بهتر است برای گفت‌‌وگو‌های کوتاه‌مدت از این ابزارها استفاده کنید. این ابزارها برای مطرح کردن مسائل یا سوال‌هایی که ممکن است زمان زیادی را از گیرنده بگیرد تا پاسخ‌ آنها را بدهد مناسب نیست. اگر به دنبال رسیدن به جزییات و ادامه دادن یک مکالمه هستید بهتر است با فرد مورد نظر تماس بگیرد یا برای او ایمیل بفرستید. براساس اظهارات باربارا پچر، ابزارهای IM‌ تنها برای برقراری ارتباطی که گیرنده می‌تواند به سرعت و کوتاه پاسخ دهد مناسب است.

pic۲



قانون شماره پنج: مراقب استفاده از کلمات اختصاری و کوتاه شده باشید
مانند ارسال اس‌ام‌اس از طریق معمولی، هنگام ارسال پیام به کمکIM‌ها شما هم می‌توانید از کلمات اختصاری یا کوتاه شده مانند LOL(laugh out loudیعنی خنده با صدای بلند)،‌NP (no problem یعنی مشکلی نیست)،‌ U( YOU‌یعنی شما ) و.. استفاده کنید، اما حتما مطمئن شوید که از الفاظ اختصاری مناسب و شناخته شده برای گفت‌وگو با افراد مختلف استفاده کنید؛ چرا که ممکن است شما از کلمات اختصاری استفاده کنید که گیرنده نسبت به آن آگاهی نداشته باشد. شاید این قانون برای کاربران فارسی زبان کمی فرق کند، اما اگر در زبان فارسی هم کلمات اختصاری خاصی وجود دارد و شما از آن آگاهی دارید مطمئن شوید که گیرنده شما هم از این کلمات اختصاری آگاه است و معانی آنها را می‌داند. pic۳



قانون شماره شش: خبرهای بد را از طریق IM‌ ارسال نکنید
IM ابزارهای ساده و معمولی هستند که برای کارهای معمولی و غیرمهم می‌توانیم از آنها استفاده کنیم، بنابراین استفاده از این ابزارها برای انتقال یک خبر مهم با بار منفی چندان توصیه نمی‌شود. برای مثال بهتر است به جای اینکه از طریق وایبر، واتس‌اپ یا دیگر ابزارهای پیام فوری به همکارتان بگویید که برای یک پروژه مهم انتخاب نشده،‌از طریق ارتباط مستقیم و به آرامی این خبر منفی را به او بدهید؛ چرا که. برای شما بیان احساساتتان از این طریق بسیار سخت‌تر خواهد بود و همین امر ممکن است موجب ایجاد سوءتفاهم‌هایی شود. همچنین شما نمی‌دانید وقتی این پیام منفی را از طریق IM‌به فرد مورد نظر می‌دهید، او در چه وضعیتی است و این پیام می‌تواند چه تاثیری روی او بگذارد.pic۴




قانون شماره هفت: برای تغییر زمان یا مکان یک ملاقات از IM‌ استفاده نکنید
اگر در آخرین دقایق برای رسیدن به یک قرار ملاقات به دلایلی تصمیم‌ گرفته‌اید که زمان یا مکان ملاقات را تغییر دهید چندان مودبانه نیست که این تغییر را از طریق IM‌ به گیرنده مورد نظر اطلاع دهید، چرا که ممکن است او گوشی یا کامپیوتر خود را در ساعت‌های نزدیک به این قرار ملاقات چک نکند یا به اینترنت دسترسی نداشته باشد. برای احترام بیشتر به خود و طرف مقابل باید به او زنگ بزنید و تغییر زمان یا مکان ملاقات را اعلام کنید.
pic۵




قانون شماره هشت: نسبت به وضعیت افراد آگاه باشید
هیچ‌وقت برای فردی که وضعیت چراغ چت یا status آنها در حالت «away» (نارنجی) یا «busy» (قرمز) پیامی ارسال نکنید. ممکن است شما با ارسال یک پیام و نمایش آن (popping up) روی صفحه نمایشگر فرد گیرنده باعث حواس پرتی یا ایجاد اختلال در روند کار وی شوید. pic6



قانون شماره ۹: گفت‌وگو را با کلمات کوتاه به پایان برسانید
باربارا پچر، نویسنده کتاب «ملزومات کسب وکار آداب معاشرت» می‌گوید وقتی که گفت‌وگو از طریق ابزارهای IM‌ رو به اتمام است بهتر است با استفاده از کلمات کوتاه و مختصر مانند «ممنونم»، «سپاس» و... آن مکالمه را به پایان برسانید. عدم توجه به این موضوع بی‌ادبی و نوعی بی‌احترامی به گیرنده شما به حساب می‌آید.