تاثیر طراحی محیط کار بر افزایش بهره‌وری

مترجم: مریم رضایی

واضح است که محیط کاری که خوب طراحی شده باشد، نسبت به محیطی که دکوراسیون و طراحی ضعیفی داشته باشد، فضای شادتری برای گذراندن ساعات کاری ایجاد می‌کند. اما باید گفت محیط و وسایل خوب و زیبا می‌تواند بر سلامت مالی شرکت شما نیز اثر خوبی داشته باشد. یک نظرسنجی جدید که توسط «انجمن بین‌المللی طراحی داخلی» (IIDA) انجام شده، به‌وجود یک رابطه مستقیم بین طراحی دفتر کار و سود مالی سازمان پی برده است. این نظرسنجی از ۱۲۰۶ کارمند تمام وقت در شرکت‌هایی با اندازه‌های مختلف نظرسنجی کرده است. بیش از نیمی از این افراد در پست‌های مدیریتی یا تخصصی بودندشرکت‌کنندگان در این نظرسنجی رویکردهایی را نشان دادند که می‌گوید بین یک دفتر کار خوب طراحی شده و میزان ماندگاری کارکنان در شرکت، رابطه مستقیمی وجود دارد. برخی از نتایج این نظرسنجی عبارتند از:

  • 63 درصد شرکت‌کنندگانی که به شدت از فضای کار خود راضی هستند، با این عبارت موافقند که «وقتی صبح از خواب برمی‌خیزم، از این که می‌خواهم سر کار بروم خوشحال هستم.» در مقابل، از میان افرادی که چندان از فضای کاری خود راضی نیستند، تنها 24 درصد با این جمله موافق بودند.
  • 80 درصد افراد راضی از فضای کار با این جمله موافقند که «به‌طور کلی، دوست دارم در چنین جایی کار کنم.» در مقابل، تنها 33 درصد افرادی که از فضای کارشان راضی نبودند، موافق این جمله‌اند.
  • 61 درصد کارمندان راضی از فضای کار موافقند که «سازمان من نوآور است» و تنها 21 درصد کارمندان ناراضی چنین نظری داشتند.
  • حدود نیمی از (47 درصد) گروه کارمندان راضی از فضای کار موافقند که «اگر دست من باشد، یک سال دیگر هم در همین شرکت می‌مانم.» اما در میان افراد ناراضی تنها 17 درصد چنین نظری داشتند. دکتر چریل درست، معاون اجرایی و مدیر عامل IIDA می‌گوید: «قطعا این رابطه مستقیم وجود دارد.» هم اطلاعات شنیداری و هم این مطالعات آماری، به رابطه بین طراحی خوب محیط‌های کاری با تعهد و بهره‌وری کارکنان اشاره دارند. برخی مدیران سبک‌ خود را اساسا تغییر داده‌اند تا در محیط‌های کاری خاص موثرتر کار کنند. بنابراین، اگر می‌خواهید از طراحی محیط کار به‌عنوان یک ابزار برای حفظ کارکنان استفاده کنید، بر چه چیزی باید متمرکز شوید؟ در اینجا پنج حوزه را برای شروع کار معرفی می‌کنیم.

سبک‌های کاری متنوع

از آنجایی که گرایش به سمت محیط‌ها و طرح‌های باز با واکنش‌های تند مواجه شده، بسیار مهم است که برخی نگرانی‌ها در مورد سبک‌های کاری را در طراحی مورد توجه قرار دهیم. انتقادات متداولی که در نظرسنجی IIDA نسبت به این موضوع یافت شده به مسائلی مانند نبود فضای خصوصی و وجود سروصدای زیاد که مانع تمرکز کاری می‌شود، اشاره شده است. با فراهم کردن فضاهای مناسب که نیازهای کارکنان را برطرف کند، می‌توان این نگرانی‌ها را برطرف کرد. دکتر درست می‌گوید که در یک نمایشگاه تجاری که اخیرا برگزار شده بود، ایجاد فضاهای اختصاصی که کارمندان بتوانند تلفن‌های شخصی داشته باشند، کارهای مالی یا دیگر کارهای شخصی خود را انجام دهند یا فضای ساکتی برای تمرکز کردن بیابند، در دستور کار قرار گرفت.

آسایش کارمندان

از دیگر انتقادها و ابراز نارضایتی‌هایی که در نظرسنجی یافت شد، مساله آسایش شخصی کارکنان بود. کنترل دما و صدا جزو شکایت‌های اصلی آنها بود، اما به گفته مایکل کروکلینسکی، معاون اجرایی و مدیر بخش آمریکای املاک زیمنس، کنترل هر دوی اینها کار دشواری است. اگرچه تنظیم دمای هوا مطابق میل تک تک افراد غیرممکن است، اما بهترین کار این است که یک حد وسط گرفته شود. استفاده از فن‌ها یا هیترهای کوچک با ویژگی‌های امنیتی بالا می‌تواند پیشنهاد خوبی باشد. نور و روشنایی هم مساله مهم دیگری عنوان شده است. نورافکنی با چراغ‌های LED می‌تواند به‌عنوان مکمل نورهای داخلی یا نورهای طبیعی استفاده شود.

بهره‌وری بهتر

به گفته کروکلینسکی، وقتی می‌خواهید چیدمان را طراحی کنید، نیازهای افراد محل کار را مد نظر قرار دهید. به‌عنوان مثال، برخی افراد به فضای بیشتری نیاز دارند یا برخی مهندس‌ها باید روی میزهای بزرگ‌تری کار کنند. شرکت کروکلینسکی، به همین شیوه رضایت و بهره‌وری کارمندان را مورد توجه قرار داد. او می‌گوید: «ما جریان کار و نحوه کار کارکنان را بررسی می‌کنیم و سپس تلاش می‌کنیم امکانات و تجهیزات را متناسب با نیازشان فراهم کنیم.» والت جونز، مدیر کارآیی عملیاتی و مشاوره مدیریت گروه مشاوره SEQ، معتقد است ایجاد محیط کاری با تجهیزات و مواد مناسب می‌تواند به سودآوری و بهره‌وری بالا نیز کمک کند. فضای کاری مشارکتی به واسطه تقسیم متناسب وظایف، به هر کارمندی کمک می‌کند در وقت خود صرفه‌جویی کند.

ارگونومی

به جز راحتی و آسایش بیشتر، نتایج نظرسنجی IIDA نشان داد که چیدمان مناسب به بالا رفتن رضایت کارکنان هم منجر می‌شود (۴۰ درصد شرکت‌کنندگان از این که چیدمان و وسایل مناسبی دارند، احساس شادمانی می‌کردند). میزهای ایستاده، فضای کاری قابل تنظیم و دیگر گزینه‌های منعطف و سازگار، به کارمندان کمک می‌کنند در بهترین وضعیت به انجام امور برسند.

اجتماع و مشارکت

کروکلینسکی می‌گوید این هم مهم است که در نظر بگیریم طراحی دفتر کار چگونه مشارکت ایجاد می‌کند و احساسات در مورد فضای کار و مشارکت را تقویت می‌کند. فواصل نزدیک در دفتر کار به کارمندان کمک می‌کند مشارکت بیشتری داشته باشند و ایده‌ها را از نزدیک با هم تبادل کنند؛ بنابراین از نظر او نزدیک هم قرار دادن افرادی که مسوولیت‌های متنوع دارند، به مشارکت خلاقانه منجر می‌شود. کارکنان را در مورد تناسب میزها یا تعداد میزهایی که در یک فضای خاص باید قرار بگیرند مشارکت دهید. با توجه به چند حوزه کلیدی، می‌توانید تعهد، بهره‌وری و مشارکت کارکنان را بالا ببرید. هر یک از این آیتم‌ها برای شرکت یک مزیت هستند. کارمندان شادتر و موفق‌تر به احتمال بیشتری به شرکت وفادار می‌مانند.

منبع: Fast Company