مترجم: رویا مرسلی آیا می‌دانید دیگران با دیدن ایمیل‌های شما چه برداشت‌هایی نسبت به شما خواهند داشت؟با توجه به اینکه در ارتباط‌های ایمیلی، حس فرد مثل لحن صدا یا حالت صورت او دیده نمی‌شود، تفسیر اینکه طرف مقابل ایمیل از این ارتباط چه احساسی را دریافت می‌کند مشکل است. امکان دارد احساسات فرد در ارتباطات ایمیلی به صورت کاملا ناخواسته در تضاد با نیت فرستنده منتقل شود و شاید او اصلا چنین منظوری نداشته است و ناخواسته یک پیام منفی را مخابره کند.یکی از مقالات وال استریت ژورنال درباره ایمیل‌های مبهم به شرح داستانی از یک مشاور می‌پردازد که جزئیات یک برنامه پروژه را توسط ایمیل برای مشتری خود ارسال و یک پاسخ یک کلمه‌‌ای دریافت کرد: «متوجه شدم.»این مشاور ترسیده بود که مشتری‌اش عصبانی یا ناامید شده باشد و فقط خواسته باشد با یک کلمه خود را از شر این موضوع برهاند.پس چگونه می‌توانید مطمئن شوید که بدون آنکه منفی به نظر برسید پیام درستی را به طرف مقابل منتقل کنید.

تاکید بر نکات مثبت
در مجموع، کلماتی که شما در محاورات خود انتخاب می‌کنید همان لحن شما در ارتباطات را رقم می‌زنند و اگر پشت سر هم از کلمات و عبارات منفی استفاده کنید، احتمالا ایمیل‌های شما مختصر، خودپسندانه و عصبانی به نظر خواهند رسید.
منفی بودن هیچ وقت خوب نیست و همیشه حس منفی را منتقل می‌کند. حتی اگر واقعا نسبت به موضوعی حس منفی دارید باز هم می‌توانید سعی کنید ایمیل‌های خود را طوری تنظیم کنید که پیام مثبت‌تری را برساند که اغلب پاسخ‌های بهتری را دریافت می‌کند.کلماتی مانند نمی‌توانم، زیان، انجام ندادن، خطا، شکست، غیرممکن، کم‌ارزش، ضرر، اشتباه، نمی‌شود، مشکل، رد کردن، توقف، ناتوان از، متاسفانه، از دست رفتن، غیرقابل مهار شدن، فوری، هرگز، عدم توانایی و غلط همگی دارای پیام منفی هستند.
مثلا این جمله را در نظر بگیرید:«متاسفانه اتمام این پروژه در زمان مقرر غیر ممکن است و علت آن مشکلاتی است که توسط برخی افراد ایجاد شده است.»
تعداد زیادی از کلمات منفی در این یک جمله به کار رفته است. اما می‌توانید همین پیام را به صورت مثبت‌تری منتقل کنید. مثل این:
«همه باید به مسوولیت خود در این پروژه تا پنج‌شنبه متعهد باشند تا ما بتوانیم این کار را به موقع به اتمام برسانیم.»
همان‌طور که می‌بینید، موضوع فقط کلماتی هستند که شما آنها را انتخاب می‌کنید و بیانگر لحن صحبت شماست. اگر در مثال وال استریت ژورنال که در بالا ذکر شد، رئیس پروژه با یک کلمه مثل «متشکرم!» به جای «متوجه شدم» پاسخ می‌داد، احتمالا کارمندش نگران نمی‌شد که شاید کارش خوب نبوده است.
سعی کنید از کلمات مثبت‌تر مثل منفعت، بهترین کار این است که، اهمیت، پیشرفت، موفقیت، و باارزش استفاده کنید.
بایدها و نبایدها
یک راه ساده برای گرفتار نشدن در دام منفی بودن لیست کردن جملاتی است که افراد نباید به کار ببرند. به کلمات توجه کنید،حتی استفاده از کلمه «فراموش نکن» منفی‌تر از عبارت «یادت باشد» است. به جای آنکه به دیگران بگویید چه کارهایی را نباید انجام دهند، سعی کنید به آنها بگویید چه کارهایی را باید انجام دهند. مثلا بگویید لطفا پنج دقیقه زودتر در جلسات حاضر شوید.احتمال انطباق‌پذیری افراد با درخواست‌های مثبت به مراتب بیش از شرایط منفی است.

اگر جای هر گونه شک و شبهه‌ای باقی است، آن را رفع کنید
اگر دیگران در اغلب موارد برداشت اشتباهی از ایمیل‌های شما دارند، شاید لازم باشد شفاف‌تر باشید. هیچ اشکالی ندارد که به همکاران خود بگویید چه احساسی دارید؛ به‌خصوص با آنها که روابط بهتری دارید.
به‌عنوان مثال، به‌جای استفاده از کلمات مختصر و منفی در یک ایمیل درباره برنامه‌ریزی زما‌ن‌بندی پروژه که در آن نمی‌دانید چگونه از نرم‌افزار مربوط استفاده کنید تا قرار جلسه را در آن تنظیم کنید می‌توانید به سادگی چنین عبارتی را به کار ببرید: «این نرم‌افزار زمان‌بندی برای من گیج‌کننده است لذا فکر می‌کنم می‌توانیم قرار جلسه را برای روز چهارشنبه بگذاریم.»
در این صورت دریافت‌کنندگان ایمیل درک خواهند کرد که احساس منفی شما نسبت به شخص آنها نیست بلکه مربوط به موضوع دیگری است.
اگر شما هم تاکنون تجربه ارتباط منفی در تماس ایمیلی را داشته‌اید به آن فکر کنید و با توجه به نکات بالا تغییر را از هم اکنون ایجاد کنید.