جمیل نیک‌اندیش

علیرضا یکی از مقتدرترین مدیرانی است که تاکنون دیده‌ام. او کسب و کار خدماتی تقریبا موفقی دارد. اغلب مشتریانش راضی هستند. اگر بگویم تعداد بیشماری، برای محصولات شرکت وی صف بسته‌اند، زیاد بیراه نبوده است. کسب و کار وی شدیدا وابسته به منابع انسانی است. یعنی موفقیت علیرضا به تعداد پرسنل متخصصش بستگی دارد. بنابراین به نیروهای غیرمتخصص آموزش می‌دهد و نیروی حرفه‌ای مورد نیازش را می‌سازد. با این وجود، مهمترین مسئله شرکت علیرضا - از نظر خودش- جذب و نگهداری پرسنل حرفه‌ای است. او حاضر است برای رفع این مشکل، هر مقدار که لازم است هزینه کند. زیرا اگر علیرضا بتواند پرسنل مورد انتظارش را داشته باشد، مشتریان از دست رفته‌اش را احیاء خواهد کرد و در این حالت سود سرشار و آینده جذابی در انتظارش خواهد بود.

اما مدتی است که علیرضا اصلا محل کارش را دوست ندارد. او صبح بعد از بیدار شدن از خواب وقتی به این فکر می‌افتد که باید سر کار برود، سردرد می‌شود. بنابراین صبح‌ها دیرتر سر کارش حاضر می‌شود. با این وجود نظم خوبی در شرکتش حاکم است. از پرسنل کسی جرأت نمی‌کند تاخیر داشته باشد . چون قوانین خیلی سخت و مدونی برای تاخیر وجود دارد. شاید قسمت ناامیدکننده داستان برای علیرضا این است که دیوارهای ورودی صنعتش بسیار کوتاه است. یعنی اینکه کسب و کارش به راحتی کپی می‌شود. فقط کافی است هر کدام از پرسنل قدیمی‌ترش اراده کند و مخاطرات کارآفرینی را برای خودش بپذیرد، آنگاه به‌راحتی می‌تواند کسب وکاری مشابه کسب وکار علیرضا تاسیس کنند. در چنین کسب و کارهایی عموما مدیران ارشد مجبور می‌شوند تا اطلاعات و دانش موجود در شرکت را شدیدا طبقه‌بندی و محافظت نمایند. علیرضا در این مورد بسیار جدی‌تر عمل می‌کند. حتی او اجازه نمی‌دهد پرسنل در داخل سازمان با هم ارتباط معمولی داشته باشند. در ارزیابی عملکرد پرسنل، برای ارتباط داشتن آن‌ها با یکدیگر حتی بیرون از شرکت، نمره منفی در نظر گرفته است. ورود به شرکت وی برای غریبه‌ها ممنوع است. یعنی پرسنل شرکت نمی‌توانند دوستان و یا اعضای خانواده خود را به شرکت بیاورند. در واقع شرکت کوچک وی با حدود ۵۰ نفر پرسنل محیطی کاملا امنیتی دارد. گویا در آن، حکومت نظامی شدید اعلام شده است.

احتمالا شما هم متوجه شده‌اید که همان عاملی که باعث موفقیت در شرکت علیرضا بوده، دقیقا مانع توسعه جدی کسب و کار وی نیز شده است. این عامل، یعنی کنترل شدید داخلی و نظم بالا، باعث امنیتی شدن فضای کوچک کسب و کار وی شده و نشاط و پویایی را از بین برده است. پرسنل نیز دقیقا مثل خود علیرضا از کنترل زیاد و نبودن جذابیت و خشکی بیش از حد خیلی زود خسته می‌شوند. همه می‌دانیم که چنین محیطی اصلا برای رشد و بالندگی مناسب نیست. نه تنها پرسنل در چنین محیطی رشد نمی‌کنند بلکه خود علیرضا نیز اگر بتواند تحمل کند و چند صباحی دیگر در این کار باقی بماند، رفته رفته به سمت قهقرا پیش خواهد رفت. چه راهکاری وجود دارد؟ پیشنهاد شما چیست؟ آیا علیرضا باید کنترل‌ها و قوانین حفظ دانش و اطلاعات شرکت را کاهش دهد و از انتشار و اشتراک اطلاعات در شرکتش نهراسد. یا اینکه پیشنهاد می‌کنید که شیوه کنترل و نظارت را تغییر دهد؟ یا اینکه کنترل داخلی را تغییر نمی‌دهید و برای جذب نیروهای بیشتر و بیشتر برنامه‌ریزی می‌کنید؟ شاید در گذشته بهترین راه‌حل گزینه آخر بود اما شرایط امروز و بررسی کسب و کارهای مدرن پاسخی روشن به این پرسش می‌دهد. امروزه شرکت‌ها با انتشار اطلاعات و اشتراک هدفمند دانش داخلی توانسته‌اند فضای تعامل و پویایی ایجاد نمایند. فضایی خلاق که زمینه‌ساز رشدهای جهشی برای سازمان‌ها بوده است.

امروزه اسرار دانستن اطلاعاتی چون بانک اطلاعاتی مشتریان بالقوه و یا بالفعل، و در پستو نگه داشتن آن، ضررهای جبران‌ناپذیر بیشماری دارد. مضراتی که اصلا قابل‌مقایسه با مضرات از پستو در آوردن این بانک و اطمینان کردن به پرسنل نیست. استفاده نکردن از فکر خلاق پرسنل و در گیر نکردن آنها در تصمیم‌گیری‌های کلان نه تنها سودی ندارد، بلکه آفت بزرگ آن بی‌انگیزه شدن و منفعل شدن پرسنل در سازمان است. اشتراک دانش با افراد شرکت نه تنها باعث نمی‌شود که آنها از شرکت خارج شوند و به فکر تاسیس کار شخصی باشند، که حتی باعث می‌شود فراتر از انتظار مدیران سازمان تلاش کنند و تمام هم و غمشان کارشان و نتایج آن شود. بنابراین پیشنهاد می‌شود مدیران تغییر جدی در این نگرش را تمرین کنند و از ابزارهای مدیریتی استفاده کنند تا بتوانند با نشر و اشتراک صحیح و هدفمند دانش و اطلاعات داخل سازمانی، نگاه خود را به این مقوله مهم تغییر دهند و از آنچه تهدید به‌نظر می‌رسد فرصتی برای جهش و پیشتازی در بازار بسازند. یکی از این ابزارهای مدیریتی و هوشمند، ابزار جئوبیز است. این پکیج، آنچه از اطلاعات و دانش سازمانی مهم است را طبقه‌بندی و بستری ایجاد کرده است تا طی سه فاز علمی، دانش ضمنی سازمان، بین سهامداران، مدیران ارشد، مدیران میانی، پرسنل و عموم مشتریان و جامعه هدف به اشتراک گذاشته شود. هدف جئوبیز این است تا همسویی در سطح سازمان ایجاد نموده، سطح آگاهی و دانش سازمانی را به‌صورت هدفمند و یکنواختی افزایش دهد. در چنین بستری، نظرات جمیع کارکنان تلفیق و تحلیل شده، حس تعامل، همکاری و درک متقابل کاری بالا می‌رود.