مهمترین ترندهای مدیریت دانش در سال ۲۰۲۳ چه هستند؟
حالا و با این شرایط آیا تا به حال از چنین نرم‌افزاری استفاده کرده‌اید؟ آیا دقت کرده‌اید که در انتخاب نرم‌افزار مدیریت دانش سازمان‌تان باید چه چیزهایی را مدنظر قرار دهید؟ و بالاخره آیا می‌دانید ترندهای جدید مدیریت دانش چه‌چیزهایی هستند؟
مدیریت دانش چیست؟
ما در مقاله مدیریت دانش چیست؟ هر آنچه در مورد مدیریت دانش نیاز است بدانید را آورده‌ایم؛ اما به طور خلاصه باید گفت: مدیریت دانش استفاده از ابزارها یا فرایند‌هایی برای مدیریت، دسترسی و به اشتراک‌گذاری اطلاعات در سازمان است. مدیریت دانش از یک پایگاه دانش واحد پشتیبانی می‌کند؛ در این پایگاه دانش کارکنان با ماموریت‌های شرکت و اهداف فردی خود همسو می‌شوند. رد پای این سیستم را در اسنادی مثل راهنماها، دستورالعمل‌ها، فهرست‌ها، پایگاه‌های داده، یادداشت‌ها و فایل‌های شرکت و حتی دانش ضمنی افراد می‌توانید ببینید.
احتمالا شنیده‌اید که می‌گویند: دانش قدرت است. این جمله درست، اما ناقص است. دانش وقتی قدرت است که به درستی تحت کنترل قرار گیرد. ما در دنیایی داده محور زندگی می‌کنیم که در آن کارکنان به طور متوسط ۴۰ درصد از حرفه خود را صرف کار آنلاین می‌کنند. با دانستن این حقیقت، نرم‌افزار مدیریت دانش، ابزاری ضروری برای اطمینان از گردش کار کارآمد در تمامی بخش‌ها محسوب می‌شود. با این مقدمه و در ادامه ۱۷ ترند محبوب مدیریت دانش در سال ۲۰۲۳ را معرفی می‌کنیم. در همین حین نرم‌افزار مدیریت دانش «رای‌ون» و نرم‌افزارمدیریت دانش ابری کلیک‌مایند که هر دو ساخت شرکت اینوتکس ایران هستند را بررسی می‌کنیم تا بدانید این دو در کدام یک از ترندهای سال 2023 می‌توانند به سازمان شما خدمات ارائه دهند.
ترندهای مدیریت دانش در سال ۲۰۲۳
شبکه‌های اجتماعی کلیدی‌ترین ترند ۲۰۲۳
اولین ترند به شبکه‌های اجتمای مربوط می‌شود. چرا که یک پلتفرم انسان محور باید به اشتراک گذاری دانش و همکاری را از طریق جریان ارگانیک و آزاد ارتباطات تسهیل کند. اعلان‌ها، جریان فعالیت‌ها، نظرات، رای‌ها و لایک‌ها برخی از عناصر شبکه‌های اجتماعی هستند که به کمک آنها کارکنان می‌توانند تنها با کلیک یک دکمه با هم گفتگو کنند.
«رای‌ون» و «کلیک‌مایند» در این بخش می‌توانند بهترین انتخاب برای شما باشند؛ چرا که اینوتکس ایران از سال ۸۷ تا به امروز تمرکز ویژه‌ای روی این بخش دارد و از همان زمان داعیه وب۲ (مباحث مرتبط با سوشال) و وب۳ (سمانتیک، ساختار نقشه، گراف و …) را برای اجرای این مفهوم کلیدی در ذهن دارد.
ایندکس (indexing) و جستجو پیشرفته
یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت دانش، موتور جستجو است. اگر کاربران نتوانند آنچه را که به دنبال آن هستند پیدا کنند، اطلاعات به چه درد می‌خورد؟
ترند مربوط به جستجوی پیشرفته و ایندکس هم یکی از نقاط قوت هر دو نرم‌افزار شرکت اینوتکس ایران است، چراکه با ایجاد گراف معنایی با کمترین سرنخ مخاطب را به مرتبط‌ترین نتیجه می‌رسانند. یعنی با وارد کردن نام یک شخص، شماره، نام قرارداد، تاریخ خاص، کلمه کلیدی، عنوان، حوزه یا هر چیز مرتبط با یک موضوع، کاربر به تمام نتایج مرتبط با جستجو دسترسی پیدا می‌کند.
ابزارهای همکاری یکپارچه و بدون اختلال
در سال 2023، بخش وسیعی از شبکه‌های داخلی را ابزارهای همکاری آنلاین تشکیل می‌دهند. این ابزارها از قابلیت انعطاف‌پذیری و تنوع زیادی برخوردارند. مدیریت وظایف، فضاها، صفحات ویکی، پرونده‌ها، ویرایش مشترک (co-editing) و تالارهای گفتمان برخی از ابزارهای همکاری هستند.
هر دو نرم‌افزار شرکت اینوتکس ایران از این ترند مهم جهانی پشتیبانی می‌کنند و به خوبی پاسخگوی نیاز کاربران هستند چرا که ابزارهایی با قابلیت همکاری، ویرایش و ارتباطات یکپارچه، یک ترند مدیریت دانش سرنوشت‌ساز محسوب می‌شوند.
تکنولوژی موبایل، تکنولوژی برتر
موبایل امروزه بازیکن اصلی میدان است. طبق آمارهای گوگل نصف بیشتر جستجوها در دنیا توسط موبایل انجام می‌شود. این یعنی برنامه‌ها و اپلیکیشن‌های تلفن همراه، ترند مهم دیگری برای مدیریت دانش محسوب می‌شوند.
اگر به دنبال نرم‌افزار مدیریت دانش ابری با کاربری خوب در موبایل هستید؛ «کلیک مایند»، بهترین گزینه برای شماست. «رای‌ون» اما نرم‌افزاری مورد استفادۀ ارگان‌های سازمانی و دولتی است؛ در نتیجه به‌دلیل استفاده قالب کاربران این سازمان‌ها از کامپیوتر و لپ‌تاپ، کمتر در این مورد بهینه شده‌است.
قابلیتهای بصری، جایگزین فهرست‌های بلندبالا
نسخه‌های اولیه نرم‌افزار مدیریت دانش دارای فهرست‌های طولانی، نام فایل‌های پیچیده و متن‌های بلند بالا بودند. اطلاعات پیچیده و زیادی وجود داشت که کاربران برای پیدا کردن اسناد باید آنها را مرتب می‌کردند. این خلاء چشمگیر باعث شد قالب‌های تصویر محور و طراحی کاربر پسند نرم‌افزار، ترندی مهم در سال ۲۰۲۳ شود.
قابلیتهای بصری در «رای‌ون» حتی در کوچکترین مسائل هم رعایت شده است. به طور مثال هر موضوع، آیکن مخصوص به خود را دارد؛ در ویکی‌ها قابلیت اضافه شدن تصاویر وجود دارد. امکانات پیشرفته‌تر این ترند را می‌توانید در نرم‌افزار ابری «کلیک‌مایند» ببینید. دلیل قرار نگرفتن جزییات زیاد این آپدیت‌ها در «رای‌ون» هم متفاوت بودن کاربران نهایی آن است.
ارتباط‌های خارجی یکپارچه
بسیاری از متخصصان امروزی برای برقراری ارتباط، زمانبندی درست و مدیریت پروژه‌ها بین پلتفرم‌های مختلف در رفت و آمد هستند. به‌عبارتی وجود فرایندهای خارجی همیشه ضرورت محسوب می‌شود و خوشبختانه این امکان وجود دارد که با مدیریت دانش در یک راستا قرار بگیرند. نرم افزارهای اینترانت و دارای شبکه داخلی نیاز ورود به چندین اپلیکیشن را از بین می‌برد و کاربران می‌توانند در یک مجموعه یکپارچه کار کنند و همه فرآیندها در یک فضای کار دیجیتال انجام شوند.
نرم‌افزار «رای‌ون» از نظر فنی امکان یکپارچه‌سازی نرمافزارها به شکلی که کاربر نهایی به راحتی بین ابزارهای همکاری یکپارچه‌شده (مثل مدیریت پروژه، Slack و …) جا‌به‌جا شود را دارد. اما نرم‌افزار در 99 درصد موارد به درخواست مشتریان روی سرورهای درون سازمان‌ها نصب و اجرایی می‌شود این یعنی مشتریان حوزه KM در ایران اقبال کمتری به نرم‌افزارهای ابری و ارتباط آنها با صدها نرم‌افزار موجود نشان می‌دهند.
همین موجب می‌شود پیاده‌سازی و برقراری ارتباط با سروری خارج از سازمان‌ها علارقم وجود امکان فنی، معقول نباشد. با این حال، ترند ارتباط‌های یکپارچه به‌خاطر ماهیت ابری نرم‌افزار در «کلیک‌مایند» دنبال، پیاده‌سازی، اجرا و در حال ارتقاء است.
مجوزهای انعطاف‌پذیر و دقیق
نقش‌ها و مجوزها برای خیلی از شرکت‌ها حیاتی هستند. شرکت‌ها ترجیح می‌دهند فرایند تولید و اشتراک‌گذاری دانش را تقویت کنند اما علاقه‌ای ندارند شبکه داخلی آنها آشفته شود. در نتیجه، استراتژی‌های مدیریت دانش از مدل کنترل به مدل پرورش و ترویج تغییر می‌کند. به‌طوری که تیم شما می‌تواند اطلاعات را به‌صورت ارگانیک، اما با حاکمیت محتوا، به اشتراک بگذارد.
هر دو نرم‌افزار با درنظر گرفتن ماهیت در بخش مجوزها، سطح دسترسی و حیطه‌بندی، به کارمندان این قدرت را می‌دهند که به پایگاه دانش سازمان کمک کنند و در عین حال کیفیت را با نظارتی بسیار دقیق و ساده، مورد پایش قرار دهید. این یعنی سطح دسترسی برای افراد و یا گروه‌های مختلف قابل اجرا و یا قابل سلب شدن است. این مجوز شامل ویرایش محتوا، دانلود فایل، دسترسی به محتوای خاص و … است.
سازماندهی محتوا با کمک برچسب‌ها (Tag)
طبقه‌بندی محتوای پالایش‌شده یک پایه ثابت ترندهای مدیریت دانش است. از همین رو در سال ۲۰۲۳، گزینه‌های زیادی برای فیلتر کردن محتوا، در دسترس کاربران خواهد بود تا محتوا به راحتی قابل جستجو باشد.
«رای‌ون» و البته «کلیک‌مایند»در چندین مورد از ترندهای این یادداشت، در بازار ایران بی‌رقیب هستند. یکی از آن موارد ترند سازماندهی محتوا و استفاده از تگ‌هاست. این موضوع چه در بین محتوا و چه در تکسونومی‌ها به خوبی دیده و پیاده‌سازی شده است.
فضاهای بخش‌بندی‌شده با کاربری آسان
برای جلوگیری از انباشت و اشباع اطلاعات در دوره‌های رشد سریع کسب و کارها، بخش‌بندی گروه‌ها و دپارتمان‌ها امری ضروری است. در سال ۲۰۲۳ یکی از ترندها، ایجاد گروه‌های خصوصی یا عمومی، در اختیار قرار دادن ابزارهای مورد نیاز کاربران و ارسال اعلان‌های فوری برای کاربران است.
در این مورد «رای‌ون» تنها در یک فضا به مشتریان ارائه می‌شود، فضایی که نیاز آنها را تا به امروز برطرف کرده‌است؛ در صورت نیاز مشتریان به بخش‌های بیشتر هم از قابلیت مالتی کمپانی با نصب جدای نرم‌افزار استفاده می‌شود. قابلیتی که برای هر بخش به‌شکل مجزا پیاده‌سازی و اجرا می‌شود. در «کلیک‌مایند» کار بسیار راحت‌تر است؛ یعنی می‌توانید به تعداد مورد نیازتان و بدون نصب مجدد، فضاهای کاری و تیم جدید ایجاد کنید.
رابط‌کاربری دوستانه‌تر
رابط کاربری همان چیزی است که کارکنان شما هنگام ورود به سیستم، روی صفحه می‌بینند و مستقیماً بر نحوۀ هدایت و تجربه کاربران تأثیر می‌گذارد. این طراحی باید طوری باشد که کاربر به راحتی بتواند در آن پیمایش کند. اگر رابط کاربری طراحی مناسبی نداشته باشد تیم شما ناامید، سردرگم و کند می‌شود.
اینوتکس ایران همیشه دنبال کننده این ترند بوده و هست. صحت این گفته را هم می‌توانید در هر دو نرم‌افزار این شرکت علی‌الخصوص نرم‌افزار ابری «کلیک‌مایند» ببینید. البته نسخه سازمانی ما یعنی «رای‌ون» در صف بهبودهای زیادی در این مسیر قرار دارد و می‌توان گفت این کار جزو اولویت‌های تیم نرم‌افزاری و مدیریت مجموعه است.
مجموعه‌ای کامل از ابزارها
با کمک نرم‌افزارهای مدرن این امکان وجود دارد که برنامه‌ها، نرمافزارها یا ابزارهای خارج از شبکه داخلیِ سازمان و سیستم مدیریت دانش شما، همگی در مجموعه‌ای یکپارچه قرار بگیرند. هدف از این کار کاهش زمان تلف شده، مرتب کردن تب‌ها، برنامه‌های باز شده و بهبود تجربه کاربری کارمندان است.
«رای‌ون» به شکل تخصصی در حوزه KM فعال است با این وجود تا حدود قابل قبولی توانسته نیازمندی‌های برخی سازمان‌ها به‌عنوان نرم‌افزار نظام پیشنهادات، نوآوری و … را هم پوشش دهد. «رای‌ون» این کار را به واسطه قابلیتهای نرم‌افزار که می‌تواند سیستم‌های مختلف در آن تعریف شود (وجود سیستم‌ساز) به‌وجود می‌آورد.
نوتیفیکیشن‌های همیشگی و لحظه‌ای
ایمیل که برای دهه‌ها منبع اصلی ارتباطات بود در سال‌های اخیر به شکل فوری و مستقیم‌تری از ارتباط، تغییر شکل یافته و یکی از ترندهای مهم مدیریت دانش است. نوتیفیکیشن‌ها در سال ۲۰۲۳ جایگزین مناسب ایمیل‌ها شدند. به کمک نوتیفیکیشن‌ها، اعضای یک محیط کاری می‌توانند اعلان‌ها و پیام‌های مرتبط را بدون اینکه صندوق ورودی‌شان به هم‌ریخته شود، از اعضای تیم دریافت کنند.
هر دو نرم‌افزار اینوتکس ایران از این تکنولوژی بهره‌مند هستند. نوتیفیکیشن بر اساس رفتار کاربر برنامه‌ریزی شده‌است. به این معنی که اگر کاربر صفحه خاصی را دنبال کند، ویکی و یا فرمی را نوشته باشد و یا اعلام نظری روی فرمی داشته باشد؛ با کمک نوتیف از تغییرات آن صفحه آگاهی پیدا می‌کند. درکل و به صورت کوتاه هر صفحه، کار یا پیامی که به کاربر مرتبط باشد از طریق نوتیف‌ها به او منتقل می‌شود.
سفارشی‌سازی و مقیاس‌پذیری آسان
برای اینکه یک پلتفرم مدیریت دانش برای تمام اعضای تیم کاربردی باشد، باید از ویژگی‌های سفارشی‌سازی برخوردار شود. منظور از سفارشی‌سازی نه تنها سفارشی‌سازی ظاهر سیستم مدیریت دانش، بلکه سفارشی‌سازی ابزارها و محل به‌کارگیری آن است. این ترند قصد دارد بدون نیاز به تیم IT سفارشی‌سازی انجام گیرد. در زمان راه اندازی و توسعه یک شبکه داخلی مدرن، سفارشی‌سازی برای اجرای موفق نرم‌افزار ضروری است.
اگر بخواهیم سفارشی سازی را به دو بخش جزیی و کلی تقسیم بندی کنیم، باید بگوییم سفارشی‌سازی شامل کارمندان (جزئی) و مدیران ارشد (کلی) می‌شود. سفارشی سازی در بخش کارمندان محدود به بخش پروفایل، تغییر تم و جابجایی تمپلیت‌ها در نوار ناوبری است. اما در بخش مدیران این سفاری‌سازی با حفظ ماهیت نرم‌افزار شامل ساخت و ایجاد بخش‌های ویژه‌ای است که مدیران ارشد سازمان تقاضای پیاده‌سازی و اجرای آن در «رای‌ون» را دارند. به طور مثال ایجاد کارنامه‌های خاص، گزارش‌هایی از کار مدیران ارشد و …
خدمات پیشرفته از جمله پشتیبانی مشتری
پشتیبانی مشتری برای یک سازمان بسیار حیاتی است چراکه بر شهرت سازمانی و حفظ مشتریان تأثیر می‌گذارد. از آنجایی که پایگاه دانش شرکت شما اطلاعات مربوط به شرکت مانند اسناد محصول و خدمات شما را در خود جای می‌دهد، پرونده‌های پشتیبانی مشتری هم باید در پایگاه دانش قرار بگیرند. مشتریان می‌توانند با استفاده از ابزارها و امکانات ارتباطات خارجی سازمان، سوالات خود را در مرکز پشتیبانی مطرح کنند. یا وقتی سوالی دارند به یک ربات چت متصل شوند. در این موارد بلافاصله به کارمندان اطلاع داده می‌شود، پرونده‌ای تشکیل می‌شود و پرسش کاربر و استعلام آن در پایگاه داده ذخیره می‌شود. یکپارچه‌سازی خدمات مشتری همیشه یکی از مهمترین اجزای هر سازمان خواهد بود.
برای این بخش در هر دو نرم‌افزار شرکت اینوتکس ایران، خدمات پشتیبانی را به مشتریان ارائه می‌دهد. البته با توجه به ماهیت نرم‌افزار، «کلیک مایند» بیشتر به سمت پشتیبانی تیکتینگ با پاسخگوی چت‌بات و «رای‌ون» به سمت سامانه تیکتینگ با پشتیبانی کارشناسان متمایل است. برای اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌توانید به بخش خدمات پشتیبانی نرم‌افزار مدیریت دانش «رای‌ون» سر بزنید.
پاسخ‌دهی آسان به سوالات داخلی
حالا که صحبت از پشتیبانی مشتری شد باید گفت که کارکنان هم می‌توانند سوالات و مسائل خود را مطرح کنند. کارمندان می‌توانند سوال مورد نظر خود را در یک انجمن پرسش و پاسخ یا گفتگو پست کنند تا کل انجمن ببیند و به آن پاسخ دهند. سؤالات را می‌توان به عنوان سوالات حل‌شده علامت‌گذاری کرد تا سایر کارکنان در صورت داشتن سوال مشابه به آنها مراجعه کنند. این دایرکتوریِ اطلاعات، روزبه‌روز توسط کارکنان شما کامل‌تر می‌شود.
در نرم‌افزار «رای‌ون» بخشی تحت عنوان پایگاه دانشِ سوالات متداول یا FAQ وجود دارد. این پایگاه دانش با سوالات و پاسخ‌های متداول و مورد نیاز در بخش‌های مختلف سازمان پر می‌شود. این بخش یکی از مهمترین دارایی‌های دانشی سازمان است که می‌تواند توسط خود کارمندان تکمیل‌تر و توسط مدیرانِ دانش صحه گذاری شود. یکی از مهمترین کاربردهای این بخش آنبوردینگ کارکنان جدید، ایجاد بستری برای طرح سوالات کارکنان، گرفتن پاسخ و حتی بازخورد روی پاسخ‌ها و در نهایت افزایش بهره‌وری در سازمان است.
استفاده از نرم‌افزار در حالت ابری یا خرید به صورت اشتراک
خدمات نرم‌افزاری ابری و یا SaaS امکان جدیدی نیستند اما هنوز هم جایگاه خود را به عنوان ترندهای مدیریت دانش حفظ کرده‌اند. نرم‌افزار اینترانت ابری برای بسیاری از شرکت‌ها گزینه‌ای جذاب است، زیرا منعطف است و کاربران می‌توانند با اتصال به اینترنت در هر کجا به اطلاعات دسترسی داشته باشند. داشتن حریم خصوصی و حفظ امنیت هم از مواردی است که شرکت‌ها را به استفاده از نرم‌افزارهای ابری در سال 2023 متمایل می‌کند. از طرفی طبق آمار جهانی 90 درصد بازار نرم‌افزاری در حال حرکت به سمت SaaS (خرید اشتراکی) است.
با توجه به این آمار و آنچه در تصویر مشاهده می‌کنید درآمد حاصل از این تغییر و حرکت به سمت آن در سال ۲۰۲۸ به ۵۴۸ میلیارد پوند می‌رسد. در این حالت کاربران به جای خرید یکباره نرم‌افزار به‌صورت اشتراکی از آن استفاده می‌کنند. آنها هزینه‌ای برای سرور یا نگه‌داری و آپدیت نرم‌افزار پرداخت نمی‌کنند، بلکه فقط آبونمان پرداخت می‌کنند.
بیشتر مشتریان بعد از خرید نرم‌افزار «رای‌ون»، آن را روی سرورهای داخلی خود نصب می‌کنند اما برخی از مشتریان ما مانند دانشگاه تورنتو بعد از خرید لایسنس، از نرم‌افزار روی سرور ابری (نرم‌افزار روی aws آمازون نصب و دسترسی لازم به دانشگاه داده‌شد.) استفاده می‌کنند. نرم‌افزار کلیک مایند هم به دلیل مقیاس، ماهیت و نوع تجربه کاربران به‌صورت SaaS یعنی با خرید به صورت اشتراک به مشتریان ارائه می‌شود.
ختم کلام
کارکنان نبض سازمان شما هستند و اطلاعاتِ کارکنان، قلب تپنده سازمان است. اینکه چگونه کارکنان اطلاعات را پیدا یا ایجاد کنند و آنها را به اشتراک بگذارند باعث پیشرفت یا پسرفت آنها و به دنبال آن پیشرفت یا پسرفت سازمان می‌شود. در نتیجه رفع نیاز اطلاعاتی اکنون کاربران باید در مرکز توجه ترندهای مدیریت دانش شما باشد. با این شرایط ابتدا ابزارهایی که اعضای سازمان یا تیمتان هم اکنون استفاده می‌کنند را ارزیابی کنید سپس حواستان به ابزارهایی باشد که در آینده به آنها نیاز پیدا می‌کنید. آینده‌نگرترین کسب‌وکارهای جهان در حال حاضر از این مجموعه‌های نرم‌افزاری به صورت یکپارچه استفاده می‌کنند و این رمز موفقیت و نشان دهنده نتایج اثبات شده است.
تولید محتوای بخش «وب گردی» توسط این مجموعه صورت نگرفته و انتشار این مطلب به معنی تایید محتوای آن نیست.
