چرا به نرم افزار مدیریت دانش نیاز داریم؟
یکی از پرطرفدارترین ابزارهای پیاده‌سازی مدیریت دانش، نرم‌افزار مدیریت دانش است. سامانه نرم‌افزاری مدیریت دانش بستری مناسب برای ارتقاء تعاملات دانشی در سازمان به شمار می‌آید. در ادامه این مطلب به اهمیت و ضرورت پیاده‌سازی سامانه نرم‌افزاری مدیریت دانش و معیارهای انتخاب نرم‌افزار مدیریت دانش در سازمان می‌پردازیم.
نرم افزار مدیریت دانش چیست؟
برای پیاده‌سازی نظام مدیریت دانش در سازمان و خلق ارزش از دانش آشکار و دانش پنهان، تکنیک‌ها و ابزارهای متنوعی وجود دارد. هر کدام از این تکنیک‌ها و ابزارها با هدف مشخصی پیاده‌سازی شده و منجر به بهبود فرایند مدیریت دانش و ارتقاء سطح بلوغ آن در سازمان می‌شوند. یکی از ابزارهای بسیار مهم و کلیدی در حوزه مدیریت دانش، نرم‌افزار مدیریت دانش است.
نرم‌افزار مدیریت دانش بستری است که کارکنان سازمان با استفاده از آن می‌توانند در چرخه مدیریت دانش مشارکت داشته باشند. به‌طور کلی نرم افزارهای مدیریت دانش باید بتوانند فرایند دانش شامل شناسایی دانش، خلق دانش، ذخیره‌سازی دانش، به اشتراک‌گذاری دانش و بکارگیری دانش را در سازمان بهینه کرده و در نهایت نقش موثری در ارزش‌آفرینی و بهبود بهره‌وری در کار داشته باشند.
چرا باید از نرم افزار مدیریت دانش استفاده کنیم؟
در تمامی مدل‌ها و چارچوب‌های پیاده‌سازی مدیریت دانش، بعد «فناوری اطلاعات» به عنوان یکی از ارکان مهم شکل‌گیری مدیریت دانش مطرح شده است و هر سازمانی متناسب با سطح بلوغ مدیریت دانش خود باید از بستر نرم‌افزاری مناسب مدیریت دانش استفاده کند. این بدین معنا نیست که در قدم اول، پیاده‌سازی نظام مدیریت دانش را با استقرار نرم افزار مدیریت دانش آغاز کنیم؛ بلکه باید در زمان مناسب و پس از ایجاد بسترهای اولیه مدیریت دانش در سازمان اقدام به تهیه نرم افزار مدیریت دانش کنیم.
به‌طور کلی سازمان‌ها با استقرار سامانه مدیریت دانش به دنبال محقق کردن اهداف زیر هستند:
-
ذخیره‌سازی و به‌اشتراک‌گذاری دانش آشکار و پنهان سازمانی
-
افزایش دسترس‌پذیری درس‌آموخته‌ها و امکان استفاده مجدد از دانش سازمانی
-
ایجاد بستری مناسب برای بهبود تعامل میان کارکنان و خلق دانش
-
یکپارچه‌سازی حوزه‌های دانشی سازمان و جلوگیری از دوباره‌کای
باید توجه داشت که استقرار نرم‌افزار مدیریت دانش به تنهایی منجر به موفقیت در پیاده‌سازی نظام مدیریت دانش نمی‌شود؛ چرا که نرم‌افزار یکی از ابزارهای مدیریت دانش است و برای اثربخشی باید راهکاری دیگری نیز در سازمان اجرایی شود.
زیرسامانه‌های نرم افزار مدیریت دانش و ارتباط آن با چرخه دانش
نرم‌افزارهای مدیریت دانش باید زیرسامانه‌ها و ماژول‌هایی داشته باشند تا از مراحل اصلی چرخه دانش شامل شناسایی دانش، خلق دانش، ذخیره‌سازی دانش، به اشتراک گذاری دانش و بکارگیری دانش پشتیبانی کنند. در ادامه نقش نرم‌افزار مدیریت دانش در هریک از مراحل چرخه دانش را مرور می‌کنیم:
-
شناسایی دانش: اولین مرحله از فرآیند مدیریت دانش شناسایی دانش است و هدف آن شناسایی شکاف‌های دانشی و انواع دانش مورد نیاز در سازمان است. شناسایی دانش به معنای یافتن دانش و یا استنباط و نتیجه‌گیری از دیگر اطلاعات و دانش‌ها است. دانشکاران سازمان باید بتوانند با مراجعه به نرم افزار مدیریت دانش به دانش موجود در سازمان دست یابند و شکاف‌های دانشی را شناسایی کنند.
-
خلق دانش: خلق دانش به معنی ایجاد دانش جدید در سازمان است. پایگاه دانش سازمانی با ارائه تجربیات و درس‌آموخته‌ها، بستر مناسبی را ایجاد می‌کند تا دانشکاران با استفاده از دانش‌های قبلی نسبت به خلق دانش جدید اقدام کنند. بدین ترتیب نرم افزار مدیریت دانش یکی پتانسیل‌های بالقوه سازمان در خلق دانش به حساب می‌آید.
-
ذخیره‌سازی دانش: یکی از مهم‌ترین کارکردهای نرم‌افزار مدیریت دانش کمک به بهبود ذخیره‌سازی دانش است. در این بخش دانش تولید شده در سازمان به نحوی که قابلیت دسترسی و بازیابی داشته باشد؛ جمع‌آوری، سازمان‌دهی، حفظ و نگهداری می‌شود.
-
به اشتراک‌گذاری دانش: کلیدی‌ترین وظیفه نرم افزار مدیریت دانش ایجاد بستری برای تسهیم دانش در سازمان است. در این مرحله تبادل دانش به صورت مستمر شکل می‌گیرد و نرم‌افزار مدیریت دانش به عنوان یک ابزار تسهیلگر کمک می‌کند تا دانش آشکار و پنهان ثبت شده در سازمان منتشر شوند.
-
بکارگیری دانش: فرآیندی است که در آن استفاده مجدد از دانش تولید شده در سازمان توسط کارکنان و در راستای رسیدن به ارزش افزوده انجام می‌شود. نرم افزار مدیریت دانش این امکان را فراهم می‌کند تا دانشکاران سازمان به درس‌آموخته‌ها و تجربیات دسترسی داشته باشند و بتوانند در مواقع مورد نیاز از آن استفاده کنند.
معیارهای انتخاب نرم‌افزار مدیریت دانش
بسیاری از سازمان‌ها برای پیاده‌سازی مدیریت دانش به دنبال انتخاب یک نرم‌افزار خوب مدیریت دانش هستند به همین دلیل توجه به برخی معیارها برای خریداری نرم‌افزار مدیریت دانش بسیار مهم است. برخی از این معیارها عبارتند از:
-
تکنولوژی به‌روز برنامه‌نویسی: با سرعت بسیار زیاد تغییرات در ابزارهای برنامه‌نویسی، بهتر است نرم‌افزاری را خریداری کنید که از تکنولوژی‌های به‌روز بهره‌برده است. با این کار سامانه شما قابلیت توسعه بیشتری خواهد داشت.
-
خدمات پشتیبانی: یکی از چالش‌های سازمان‌ها در استقرار نرم افزار مدیریت دانش، عدم دریافت خدمات پشتیبانی مناسب از توسعه دهنده نرم افزار است. به‌همین دلیل توجه به این نکته در انتخاب نرم افزار مدیریت دانش بسیار مهم است.
-
کاربرپسند بودن: با توجه به اینکه طیف گسترده‌‌ای از کارکنان سازمان با نرم‌افزار مدیریت دانش کار می‌کنند، کاربرپسند بودن یکی از مهم‌ترین معیارهای انتخاب یک نرم‌افزار خوب مدیریت دانش به شمار می‌آید. هنگام خریداری نرم افزار مدیریت دانش به این نکته توجه داشته باشید که همکاران شما با هر سطح تحصیلات و آشنایی با سامانه‌های سازمانی باید بتوانند به راحتی از سامانه مدیریت دانش استفاده کنند. در غیر این صورت تمایلی برای مشارکت در مباحث دانشی نخواهند داشت
نرم‌افزار مدیریت دانش دانا
گروه مشاوره مدیریت دانش دانا به عنوان شرکت مشاور پیاده‌سازی مدیریت دانش در کشور با تسلط بر راهکارهای اجرایی مدیریت دانش و نه صرفا نگاه نرم‌افزاری به این حوزه، «نرم‌افزار مدیریت دانش دانا» را توسعه داده است. در طراحی نرم افزار مدیریت دانش دانا از به‌روزترین تکنولوژی‌های برنامه‌نویسی دنیا استفاده شده است تا قابلیت توسعه‌پذیری مناسبی داشته باشد.
برخی قابلیت‌های منحصر به فرد سامانه مدیریت دانش دانا مانند «اشتراک‌گذاری ویدیویی دانش»، «اشتراک‌گذاری صوتی دانش»، «اپلیکیشن تلفن همراه»، «امکان یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های سازمانی نرم‌افزاری» و کاربردپسند بودن آن موجب شده تا سازمان‌های بزرگ کشور در فرایند پیاده‌سازی مدیریت دانش از آن استفاده کنند.
برای آشنایی با قابلیت‌‌ها و مشاهده دمو نرم‌افزار مدیریت دانش دانا با ما در ارتباط باشید.
تولید محتوای بخش «وب گردی» توسط این مجموعه صورت نگرفته و انتشار این مطلب به معنی تایید محتوای آن نیست.
