ترفندهایی برای بهره‌وری بیشتر در کسب‌وکارهای کوچک

سیدمحمد اعظمی‌نژاد

رئیس کمیته آموزش و پژوهش-انجمن مدیریت ایران

منبع: businessinsider

هدایت و راهبری یک کسب‌وکار کوچک، گاه بسیار دشوار است، چرا که ممکن است در طول هر روز نیاز باشد شما با بیش از ۱۰ نفر هماهنگی کنید، به کارهای جاری رسیدگی کنید و همه این موارد نیازمند اختصاص وقت و توجه کافی است.

اما بهره‌وری شخصی کمک می‌کند تا شما بتوانید کسب‌وکار خود را بهره‌ورتر کنید و بسیار مهم است که بتوانید همیشه شرایط خود را کارآمد و مناسب نگاه دارید. در این نوشتار ترفندهایی برای بهره‌وری بیشتر در کسب‌وکار که به صورت روزانه قابلیت استفاده دارد، ارائه می‌شود.

به‌صورت ماهانه براساس قانون ۸۰-۲۰ برنامه‌ریزی کنید. قانون تجزیه و تحلیل پارتو(این ابزار قبلا در همین ستون معرفی شده است) ابزاری مفید و قدرتمند برای اولویت‌بندی است. براساس این قانون ۲۰ درصد از فعالیت‌های روزانه ما منجر به ۸۰ درصد از نتایج مورد انتظار ما خواهند شد.

بنابراین یکی از اقدامات مهم و اثربخش بررسی و یافتن فعالیت‌ها و اقداماتی است که در طول یک روز وقت شما را می‌گیرد اما نتایجی کلیدی و چشمگیر به وجود نمی‌آورد. شما می‌توانید با برنامه‌ریزی صحیح اقداماتی را انجام دهید که دقیقا برای شما نتایجی عالی تولید می‌کند.

لیست اولویت‌بندی‌های خود را کوتاه کنید. اغلب افراد فعال در کسب‌وکارهای کوچک، فهرست بی‌پایانی از کارها در طول روز برای خود دارند و به همه چیز به اندازه‌ای برابر توجه می‌کنند.

اما باید بدانید در یک کسب‌وکار کوچک، یک فهرست اولویت‌بندی شده بیش از ۱۰ فعالیت موجب سردرگمی بیشتر می‌شود. جالب اینجا است هرچقدر این فهرست خلاصه‌تر و کوتاه‌تر باشد، میزان تمرکز تیم کاری شما برای فعالیت‌های تعریف شده بیشتر و دقیق‌تر خواهد بود.

نامه‌ها و ایمیل‌های غیرضروری را کنار بگذارید. شاید به صورت روزانه ده‌ها خبرنامه و ایمیل متفرقه به صندوق پستی شما ارسال شود اما با خواندن هر خبرنامه حتی برای یک دقیقه، شما به بهره‌وری خود لطمه وارد می‌کنید. شما می‌توانید خواندن ایمیل‌های غیرضروری را به زمان‌های فراغت خود موکول کنید.

جلسات کاری را به حداکثر ۳۰ دقیقه محدود کنید. سعی کنید این عادت را در خود و همکاران تقویت کنید که حداکثر در ۳۰ دقیقه جلسات را به اتمام برسانید مگر اینکه تشخیص دهید برای موضوعی خاص نیاز به زمان بیشتری داشته باشید.

معمولا وقتی تعداد و زمان جلسات در یک سازمان زیاد می‌شود، نشان‌دهنده آن است که افراد توانایی گفت‌وگو و تعامل اثربخش را با هم ندارند و به همین دلیل اغلب جلسات بدون رسیدن به نتیجه‌ای مشخص به پایان می‌رسد.

حداقل هر ماه یک بار، درباره آینده سازمان فکر کنید. به‌عنوان یک رهبر سازمانی، شما باید بدانید آینده صنعت و کسب‌وکار چگونه است، شرکت شما به کدام جهت حرکت می‌کند، چگونه می‌توانید متمایز عمل کنید و اینکه چه اقداماتی را باید بهتر انجام دهید. برای این کار می‌توانید به پیاده روی یا دوچرخه سواری بروید و در تنهایی ذهن خود را با این سوالات مشغول کنید و برای آن بهترین پاسخ‌ها را بیابید.

برنامه روزانه را براساس شرایط روحی و سطح انرژی خود تنظیم کنید. بسته به میزان انعطاف پذیری کسب‌وکار خود، شما می‌توانید برنامه روزانه خود را براساس وضعیت خلق و خو و سطح انرژی خود تنظیم کنید.

برای مثال، اگر احساس می‌کنید میزان سطح انرژی شما در ابتدای روز بیشتر است می‌توانید جلسات کاری خود با همکاران را برای یک پروژه جدید یا خلاقانه برای این ساعت تنظیم کنید.

تفویض کار را بیاموزید. احساس می‌کنید در کارها غرق شده‌اید؟ یادتان باشد قرار نیست تمام بار کسب‌وکار خود را شما به تنهایی به دوش بکشید. در عوض باید کسی را پیدا کنید که بتوانید کارهای خود را به او واگذار و فعالیت‌ها را در میان اعضای تیم کاری خود توزیع کنید.

از تجزیه و تحلیل‌های فلج‌کننده اجتناب کنید. اغلب ما آنقدر درگیر انجام تجزیه و تحلیل‌های گیج‌کننده می‌شویم که موجب اختلال در تصمیم‌گیری می‌شود. به عبارتی سعی کنید برای تجزیه و تحلیل به اندازه کفایت اطلاعات گردآوری کنید اما اجازه ندهید این کار موجب به تاخیر انداختن تصمیمات شود.

در هر هفته کاری، یک جلسه به ایده‌پردازی با کارکنان اختصاص دهید. برای جلب مشارکت و اخذ نظرات خلاقانه یک جلسه اختصاصی در هر هفته با کارکنان برای جمع آوری ایده‌های خلاقانه آنها برگزار کنید. در این جلسات سعی کنید کاری کنید تا افراد بتوانند نظرات خود را به صورت آزادانه بیان کنند.

محل کار را برای کارکنان دلنشین کنید. مطالعات نشان می‌دهد بین راحتی محیط کار و بهره‌وری افراد ارتباط مستقیمی وجود دارد. سعی کنید با چیدمان صحیح و زیبا و به کارگیری نور مناسب، محیط کار را برای کارکنان دلچسب کنید. شاید بهترین تجربه برای این موضوع شرکت گوگل باشد که توانسته بهترین تجربه را برای کارکنان در محیط کار فراهم سازد.

سلامت خود را در اولویت قرار دهید. در نهایت، باید حواستان باشد برای کسب‌وکار از سلامت خود برداشت سرمایه نکنید. ضمن اینکه باید کارکنان را نیز به رعایت عادات مناسب برای حفظ سلامتی ترغیب کنید! تحقیقات نشان می‌دهد تغذیه نامناسب و عدم فعالیت بدنی بر میزان بهره‌وری در محل کار تاثیرگذار است.

www.hrjournalist.com