مذاکره ناب مذاکره ناب
مراحل اجرای توافق‌نامه حاصل از مذاکره
سیدمحسن علیزاده طباطبایی
دانشجوی دکترای مدیریت کسب‌وکار
اغلب افراد فکر می‌کنند پس از اتمام جلسات مذاکره و تهیه صورت‌جلسه نهایی و تنظیم درست آن و امضای تمام طرف ها، کار مذاکره تمام شده است، در صورتی که در این مرحله نه‌تنها مذاکرات پایان نیافته، بلکه مرحله اجرای آن‌که مرحله بسیار مهم و حیاتی است آغاز شده است.
مذاکره‌ای که بندهای توافق‌نامه آن با بی‌وفایی، بی‌مهری، بی‌مبالاتی و بی‌مسوولیتی مواجه شود، مذاکره‌ای ناکام و شکست خورده است حتی اگر در جلسه نهایی همه طرف‌ها خرسند از پیروزی مذاکره باشند.
سیدمحسن علیزاده طباطبایی
دانشجوی دکترای مدیریت کسب‌وکار
اغلب افراد فکر می‌کنند پس از اتمام جلسات مذاکره و تهیه صورت‌جلسه نهایی و تنظیم درست آن و امضای تمام طرف ها، کار مذاکره تمام شده است، در صورتی که در این مرحله نه‌تنها مذاکرات پایان نیافته، بلکه مرحله اجرای آن‌که مرحله بسیار مهم و حیاتی است آغاز شده است.
مذاکره‌ای که بندهای توافق‌نامه آن با بی‌وفایی، بی‌مهری، بی‌مبالاتی و بی‌مسوولیتی مواجه شود، مذاکره‌ای ناکام و شکست خورده است حتی اگر در جلسه نهایی همه طرف‌ها خرسند از پیروزی مذاکره باشند. بنابراین برای تاکید و تمرکز درست بر این مرحله، این قسمت را به ۴ زیر مرحله تقسیم کرده‌ایم.
1- برنامه‌ریزی ناب (Lean Planning):
برای برنامه‌ریزی اجرای توافق‌نامه حاصل از مذاکره باید کمیته‌ای متشکل از افراد موثر و ذی‌نفوذ دو طرف تشکیل شود تا ضمن مرور بندهای توافق‌نامه تضمین‌هایی را برای حسن اجرای بندهای توافق‌نامه پیدا کنند. در این بندها باید فرآیندهایی جهت تضمین حسن اجرای بندها در نظر گرفته شود تا به صورت سازمان یافته و سیستماتیک هر کدام از طرف‌ها بندها را اجرا نکرد یا ناقص و اشتباه اجرا کرد ساز و کارهایی وجود داشته باشد که به صورت سیستمی خود طرف اجراکننده متحمل ضرر و زیان شود. سپس برای اجرای هر کدام از بندها و زیربندها برنامه‌ریزی جامع و از نظر زمان، هزینه و محدوده تدوین شود. در این مرحله پیشنهاد می‌شود عوامل زمان- هزینه- محدوده به صورت اخص و عواملی مانند ریسک، کیفیت، ارتباطات و تدارکات به صورت اعم مدنظر برنامه‌ریزان قرار گیرد تا بتوان از اجرای درست، دقیق و بدون کم و کاست بندهای توافق‌نامه اطمینان حاصل کرد. استفاده از تکنیک ناب در این مرحله توصیه می‌شود.
2- مرحله اجرا (Lean Execution):
در این مرحله اجرای بندها شروع و ادامه پیدا می‌کند و طرفین متعهد هستند که بندها را دقیق اجرا کنند. برخی از بندها شاید مستلزم اجرای پروژه‌ای باشد در این صورت برای مدیریت بهتر اجرای این بندها استاندارد (PMBOK۱) معرفی می‌شود. در صورتی که بندها ماهیت پروژه‌ای نداشته باشند و به صورت برنامه‌ای اجرا شوند، باید الزامات یک اجرای خوب مثل داشتن ناظر قوی و یک جدول زمانی را داشته باشند.
3- کنترل و نظارت (Lean Control and Supervision)
مرحله کنترل به معنای پایش و نظارت دقیق بر حسن اجرای بندهای توافق است. بسیاری از مذاکرات مهم در طول تاریخ طبق اسناد و مکتوبات موجود در مرحله اجرا با شکست مواجه شده‌اند و بسیاری از این شکست‌ها دلیل مهمی به نام «عدم کنترل و نظارت دقیق» داشته‌اند برای کنترل و نظارت دقیق به عنوان یکی از حلقه‌های مهم مراحل پس از مذاکره نیز اجرای استاندارد PMBOK را پیشنهاد می‌کنیم.
4- اصلاح و بهبود (Lean Correction and Reexecution)
در این مرحله مشکلات و موانعی که سبب توقف یا شکست در مرحله اجرا یا ضعف در اجرا شده است شناسایی، اصلاح و حتی مجددا برنامه‌ریزی خواهد شد و دوباره به اجرا درخواهد آمد. این چهار مرحله مانند یک چرخه آنقدر ادامه می‌یابد تا بندهای توافق‌نامه به خوبی و درستی و بدون نقص اجرا شود. مرحله اصلاح و بهبود باید مطابق استانداردهای موجود مدیریت کیفیت باشد.
اگر بخواهیم درباره مرحله «پس از مذاکره» سخن بگوییم می‌توانیم از کلمه‌ای به نام تعهد (Commitment) نام ببریم که از الزامات مهم اجرای هر مذاکره و هر توافق‌نامه‌ای است.
پاورقی
۱. معروف‌ترین استاندارد جهانی در مدیریت پروژه است و رایج‌ترین معیار برای شکل‌دهی و ارزیابی سیستم‌های مدیریت پروژه به شمار می‌رود. بسیاری از رایج‌ترین تعاریف، اصطلاح‌ها و طبقه‌بندی‌هایی که امروزه در مدیریت پروژه به‌کار می‌روند از این استاندارد برداشت شده‌اند. به عبارت دیگر، زبان مشترک جهانی در مدیریت پروژه است. عبارت پم‌باک به انگلیسی: PMBOK مخفف Project Management Body Of Knowledge است.
ارسال نظر