چرا تیم‌های مجازی اختلافات بیشتری دارند؟
نویسنده: Deborah Petersen مترجم: بیتا نظام دوست یک استاد دانشگاه رشته رفتار سازمانی توضیح می‌دهد که چرا در تیم‌های مجازی اختلافات بیشتری نسبت به گروه‌های واقعی به وجود می‌آید. ملاقات مجازی اغلب دینامیک تیمی را دشوارتر می‌کند. در اقتصاد جهانی امروز ملاقات‌های مجازی امری ضروری است که فواید زیادی به همراه دارد. این روش به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا متخصصانی را از سراسر دنیا به راحتی دور هم جمع کنند و مساله مسافت دیگر مانعی بر سر راه همکاری گروهی از افراد با یکدیگر نباشد؛ اما ملاقات‌های مجازی در کنار فواید بی‌شمار خود، معایبی نیز دارد.
نویسنده: Deborah Petersen مترجم: بیتا نظام دوست یک استاد دانشگاه رشته رفتار سازمانی توضیح می‌دهد که چرا در تیم‌های مجازی اختلافات بیشتری نسبت به گروه‌های واقعی به وجود می‌آید. ملاقات مجازی اغلب دینامیک تیمی را دشوارتر می‌کند. در اقتصاد جهانی امروز ملاقات‌های مجازی امری ضروری است که فواید زیادی به همراه دارد. این روش به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا متخصصانی را از سراسر دنیا به راحتی دور هم جمع کنند و مساله مسافت دیگر مانعی بر سر راه همکاری گروهی از افراد با یکدیگر نباشد؛ اما ملاقات‌های مجازی در کنار فواید بی‌شمار خود، معایبی نیز دارد. مهم‌ترین عیب آن، این است که: اگر در این شرایط اوضاع بد پیش برود، خیلی بدتر از حالت عادی خواهد بود.
کنترل اختلافات بین اعضای یک تیم کاری هرگز آسان نیست. اما اگر تیمی داشته باشیم که اعضای آن حتی یک جلسه یکدیگر را به شکل چهره به چهره ملاقات نکرده‌اند، آن وقت مشکل چند برابر می‌شود. لینرد گریر، استاد مدرسه کسب‌وکار دانشگاه استنفورد در رشته رفتار سازمانی عقیده دارد: «درگیری‌هایی که در میان اعضای تیم‌های مجازی پیش می‌آید به دفعات و سرعت بیشتری شدت پیدا می‌کند و تاثیر منفی جدی بر عملکرد گروه می‌گذارد.»
برقراری ارتباط با یک همکار از طریق ویدئو کنفرانس مانند اسکایپ یا بدتر از آن از طریق ایمیل یا هر نوع تماس غیرویدئویی دیگر می‌تواند بستری برای اختلاف و درگیری‌هایی باشد که به‌راحتی نیز شدت می‌گیرد. این به آن دلیل است که وقتی شما هم‌تیمی خود را نمی‌شناسید و کیلومترها یا حتی دریاها از محل کارتان فاصله دارد (به جای اینکه در اتاق کناری نشسته باشد) و یکباره مخالفت او را در ایمیل خود می‌بینند که ایده شما را به چالش کشیده است، بیشتر آزرده خاطر می‌شوید.
طبق تحلیل‌گریر: «آن فرد نه تمام حرف آن همکار در مورد خود را می‌شنود نه حتی یک لبخند از آن فرد انتقادکننده را می‌بیند که لحن بیان وی را القا کند، در نتیجه این باعث می‌شود که به سرعت خصومتی شخصی با آن همکار ایجاد شود؛ درحالی‌که ممکن است حقیقت امر با چیزی که در ذهن او است کاملا متفاوت باشد. وی توضیح می‌دهد: زمانی که احساسات به شکل انسانی خود در یک مکالمه نقشی نداشته باشند، مثلا وقتی کسی از طریق یک ایمیل مخالفت خود را با نظر شما بیان می‌کند، افراد بیشتر ضربه می‌خورند و احساس آزردگی و خشم با سرعت بیشتری در آنها رشد پیدا می‌کند و درگیری در بین همکاران مجازی چند برابر می‌شود و این بلافاصله به تهدیدی برای عملکرد خوب تیم بدل می‌شود از این رو که مشکلی به مشکلات گروه اضافه می‌کند.»
تحقیقات گریر در مورد موضوع گسترش اختلافات در محافل کاری مجازی نشان می‌دهد که این نوع درگیری‌ها که از آزردگی شخصی و احساسی نشات می‌گیرند سریع‌تر از انواع دیگر درگیری‌ها گسترش پیدا می‌کنند و به‌طور مستقیم بر عملکرد گروه تاثیر منفی می‌گذارند. در اغلب این مواقع، اعضای تیم هیچ گونه سابقه‌ای از آشنایی و همکاری با یکدیگر ندارند که بتواند حس اعتماد و هم‌یاری را نسبت به طرف مقابل ایجاد کنند. وی می‌گوید: «در گروهی حقیقی با ارتباطات رودررو، شما می‌دانید هر فرد حاضر درون این اتاق کیست و از کجا آمده است. شما اطلاعاتی در سابقه و شخصیت او دارید و به بیان ساده او برای شما «آشنا» است. درحالی‌که در گروه‌های مجازی این حس کاملا غایب است.»اما راه‌حل چیست؟ مدیران چگونه باید با دانستن این مشکل از بروز چنین اختلافاتی در تیم‌های مجازی خود جلوگیری کنند؟ یک راه حل اساسی این است که: «برای اعضای تیم ارتباط چهره به چهره ایجاد کنیم. بسیار مهم است که شما پیش از شروع کار برای اعضای تیم خود چند روزی را ترتیب دهید که از هر کجای دنیا که هستند بتوانند دور هم جمع شوند و با همکاران خود ارتباط رودررو داشته باشند تا با یکدیگر آشنا شوند و روابطی بین آنها شکل گیرد. در این صورت، وقتی آنها حین انجام کار تیمی خود از راه دور ایمیلی حاکی از مخالفت یک همکار دریافت کنند، می‌دانند که آن را به چه کسی نسبت دهند و چه برداشتی را باید از آن بکنند و در نتیجه، کمتر به اشتباه می‌افتند و بر اثر سوءتفاهم‌ها آزرده می‌شوند.»
به چند نکته کاربردی دیگر برای مدیریت این اختلافات در زیر توجه کنید:
- به اعضای تیم وظایف مناسبی اختصاص دهید: وظایفی را انتخاب کنید که اعضای گروه برای انجام آنها به یکدیگر نیاز داشته باشند. این باعث می‌شود موفقیت آنها به موفقیت تیم وابسته باشد و حس همکاری در آنها تقویت شود.
- اهدافی روشن برای تیم تعیین کنید: اگر اهداف، چشم‌انداز، هنجارها، فرآیند کار و استراتژی‌های مورد استفاده به وضوح برای اعضای تیم بیان شود، به آنها کمک می‌کند تا این خط سیر را بهتر دنبال کنند.
- پاداش‌هایی ایجاد کنید: پاداش دادن به‌کار گروهی خوب در تیم‌های مجازی از اهمیت بالایی برخوردار است، از این رو که آنها را تشویق می‌کند با یکدیگر بهتر کار کنند و هر نوع تک‌روی و تلاش برای رسیدن به دستاوردهای فردی (در برابر جمعی) را سرکوب می‌کند.
- صبور باشید: مشکلات موجود در تیم‌های مجازی با به‌کار گرفتن این روش‌ها با گذشت زمان حل می‌شود، پس نگران نباشید و صبر داشته باشید.
در پایان به مدیران توصیه می‌شود که در هر نوع تیمی به‌ویژه تیم‌های مجازی، نسبت به مساله درگیری‌های بین گروهی آگاه باشند و اختلافات مسری را به سرعت شناسایی و کنترل کنند. چرا که به گفته گریر «اگر جلوی این اختلافات گرفته نشود به سرانجام ناخوشایندی ختم خواهد شد».
ارسال نظر