ابزار ارتباطات در شرایط عدم قطعیت سازمانی
سیدمحمد اعظمی‌نژاد عضو هیات‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران منبع: mindtools تقریبا هیچ‌کس عدم قطعیت را دوست ندارد. بنابراین با تغییرات شتابان عصر حاضر، چگونگی اطلاع‌رسانی به افراد بسیار دشوار است؛ اما یک موضوع قطعیت دارد و آن اینکه این روزها دیگر «بی‌خبری» به معنای «خوش خبری» نیست! وقتی در کسب‌و‌کاری هستید که سرعت تغییرات در آن بسیار زیاد است، وقتی با کارکنان خود درباره فرصت‌های پیش‌رو صحبت می‌کنید، آنها محتوای کلام شما را به‌عنوان نتایج احتمالی تغییرات تفسیر خواهند کرد.
سیدمحمد اعظمی‌نژاد عضو هیات‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران منبع: mindtools تقریبا هیچ‌کس عدم قطعیت را دوست ندارد. بنابراین با تغییرات شتابان عصر حاضر، چگونگی اطلاع‌رسانی به افراد بسیار دشوار است؛ اما یک موضوع قطعیت دارد و آن اینکه این روزها دیگر «بی‌خبری» به معنای «خوش خبری» نیست! وقتی در کسب‌و‌کاری هستید که سرعت تغییرات در آن بسیار زیاد است، وقتی با کارکنان خود درباره فرصت‌های پیش‌رو صحبت می‌کنید، آنها محتوای کلام شما را به‌عنوان نتایج احتمالی تغییرات تفسیر خواهند کرد. از طرفی اگر شما تا رسیدن به نتایج قطعی در سازمان سکوت اختیار کنید، آنها احساس می‌کنند در تاریکی نگه داشته شده‌اند و ممکن است شروع به شایعه‌سازی کنند. بدتر از همه اینکه، چنانچه شما در ارائه اطلاعات به کارکنان تاخیر بیش از اندازه‌ای داشته باشید، آنها تصور می‌کنند یا مدیریت سازمان از تغییرات بی‌اطلاع است یا دچار سوءمدیریت است؛ چراکه مشاهده می‌کنند رهبری سازمان در آخرین لحظات و برای واکنش به فشارهای وارده موضع‌گیری مشخص از خود نشان می‌دهد. اما خبر خوب اینکه شما می‌توانید با مدیریت صحیح از فضای نامناسب عدم قطعیت جلوگیری کنید. در این نوشتار ابزاری مناسب برای ایجاد فرهنگ مثبت ارتباطات در سازمان و تبدیل عدم قطعیت به عاملی جهت موفقیت معرفی می‌شود.
عرفی ابزار
Clampitt و Cashman در کتاب خود با عنوان «استراتژی ارتباطات در شرایط عدم قطعیت»، پنج نوع استراتژی را که معمولا در سازمان‌ها به‌کار گرفته می‌شود، مشخص کرده‌اند:
§ خودداری و حمایت: رهبران در این حالت اطلاعات را تنها درصورت نیاز مبرم به کارکنان منتقل می‌کنند؛ چرا که آنها به افراد اعتماد کافی برای درک تصویر بزرگ (big picture) را ندارند. استراتژی پنهان کاری می‌تواند موجب بروز شایعات واحساس تحقیر در کارکنان شود.
گردافشانی اطلاعات: رهبران در این استراتژی مدیران و کارکنان را زیر باران اطلاعات قرار می‌دهند؛ اما فراموش می‌کنند که پیغام‌های کلیدی را شناسایی و معرفی کنند. در این شرایط هریک از افراد با توجه به بالا بودن حجم اطلاعات ارسالی احساس غرق شدن در انبوه اطلاعات و استیصال خواهند کرد.
فروش اطلاعات: رهبران در استراتژی فروش اطلاعات، با محدود کردن اطلاعات ارسالی، اقدام به اشتراک محدود مفاهیمی می‌کنند که باور بر کلیدی بودن آنها دارند. البته این استراتژی معمولا یک مکالمه یک طرفه است، رهبر سازمان اطلاعات را منتقل می‌کند و کارکنان نیز به‌صورت منفعلانه آن را دریافت می‌کنند. در اینجا خبری از دریافت نظرات و بازخوردهای افراد نسبت به اطلاعات دریافتی نیست.
تاکید و بررسی: در اینجا رهبران علاوه‌بر ارسال اطلاعات کلیدی مربوط به موفقیت سازمان، به واکنش‌های افراد نیز توجه می‌کنند. مکالمه دو طرفه به درک بهتر مسائل و رفع سوءتفاهمات کمک می‌کند و موانع احتمالی را آدرس‌دهی و نمایان می‌سازد.
شناسایی و پاسخگویی: این استراتژی تمرکز بر نگرانی‌های کارکنان دارد. در اینجا به خوبی ابهامات، سوالات و حتی شایعات سازمانی را می‌شنوند و به تک تک آنها پاسخ می‌دهند. مدیران در اینجا به درستی درک کرده‌اند که شناسایی و پاسخگویی به دغدغه‌های افراد اهمیت دارد.
اما از میان استراتژی‌های پنجگانه ذکر شده شاید بهترین گزینه «تاکید و بررسی» باشد. برای استفاده از این روش گام‌های زیر را بردارید:
گام اول- تکرار کنید. برای رساندن پیام‌ها و اطلاعات رهبران به کارکنان، تکرار یک الزام است. تکرار هوشمندانه احتمال اینکه هر فرد از سازمان حداقل یک بار آن را شنیده باشد، افزایش می‌دهد. سخنرانی‌ها، جلسات کاری، یادداشت‌ها، ایمیل‌ها و حتی رسانه‌های اجتماعی بسترهای مفیدی برای حصول اطمینان از انتقال پیام به بدنه سازمان است.
شما می‌توانید برای جذابیت انتقال پیام‌ها، آنها را در قالب داستان‌های موفقیت تیم‌های کاری با افراد به اشتراک بگذارید. این روش می‌تواند موجب ایجاد انگیزش و تقویت روحیه افراد برای حرکت به سوی اهداف سازمانی شود.
گام دوم- اجازه دهید پیام‌ها به تکامل برسد. ممکن است پیغام‌های عدم قطعیت در ابتدای ورود به سازمان نگران کننده به نظر برسد. باید به کارکنان و اعضای سازمان برای هضم و تکامل پیام‌ها زمان بدهید. یکی از نشانه‌های پذیرش و تکامل پیام‌ها آن است که کارکنان در تصمیم‌گیری‌های فردی و تیمی خود پیغام را مد نظر قرار دهند.
گام سوم- با کارکنان در تمامی سطوح تعامل برقرار کنید. اغلب رهبران تمایل دارند برای برقراری تعامل و انتشار اطلاعات به‌صورت «بالا به پایین» عمل کنند؛ اما به تجربه دیده شده است که برای درک کامل افراد از عدم قطعیت نیاز است رهبران به‌طور مستقیم و در همه سطوح با آنها ارتباط برقرار کنند.
سعی کنید برای این کار جلسات حضوری رو در رو با کارکنان به‌طور منظم برگزار کنید و به افراد اجازه طرح پرسش و بازخورد بدهید.
گام چهارم- مقاومت‌ها را پیش‌بینی کنید و پاسخ دهید. اغلب افراد در برابر عدم قطعیت به‌دلیل وجود ابهام دچار مشکل هستند و در بیشتر موارد از خود مقاومت نشان می‌دهند. سعی کنید مقاومت‌های طبیعی افراد را مورد شناسایی قرار دهید و برای آنها پاسخی قانع‌کننده بیابید.
گام پنجم- در مورد عدم قطعیت آینده، برنامه‌ریزی و گفت‌وگوی منظم داشته باشید. وقتی صحبت از عدم قطعیت به میان می‌آید، کارکنان نگران می‌شوند؛ چرا که ممکن است امنیت شغلی آنها به خطر بیفتد. بهتر است برای رفع دغدغه‌های ایجادشده، با مشارکت کارکنان در مورد آینده و شرایط عدم قطعیت گفت‌وگو و برنامه‌ریزی کنید. به یاد داشته باشیم یکی از نشانه‌های موفقیت یک رهبر سازمانی توانایی هدایت سازمان در شرایط عدم قطعیت و اطلاع‌رسانی مناسب برای آمادگی کارکنان است.
ارسال نظر