ابزار قدرتمند حل خلاقانه مساله
سیدمحمد اعظمی‌نژاد* منبع: mindtools عضو هیات‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران وقتی برای حل مسائل موجود در کسب‌وکار خود، سعی در ساده‌سازی راه حل مورد نظر می‌کنید، این امکان وجود دارد که برخی راه‌های حل مناسب را از دست بدهید، راه‌حلی نامتناسب پیدا کنید یا بدتر از همه اینکه موفق به شناسایی درست صورت‌مساله نشوید. یکی از راه‌های پیشگیری از این موارد، استفاده از «ابزار فرآیند سیمپلکس» است. این ابزار قدرتمند کمک می‌کند تا مساله خود را به‌صورت گام به گام شناسایی و به‌صورت خلاقانه و اثربخش حل کنید. معرفی ابزار
ابزار «فرآیند سیمپلکس» برای نخستین بار توسط Min Basadur در کتاب «قدرت نوآوری» معرفی شد.
ابزار فرآیند سیمپلکس به جای در نظر گرفتن فرآیند حل مساله به‌صورت خطی، آن را به صورت یک چرخه پیوسته ارائه می‌کند. به این معنا که با یک بار اجرای راه‌حل، فرآیند حل مساله متوقف نمی‌شود، بلکه با طی کردن یک چرخه، جواب‌ها بهبود می‌یابد.
این ابزار برای حل مسائل در مقیاس‌های مختلف قابل استفاده است و شامل هشت گام زیر است:



1. یافتن مساله: در اغلب مواقع، پیدا کردن صورت درست مساله، دشوارترین گام از فرآیند حل خلاقانه مساله است. وقتی مساله وجود داشته باشد، فرصت برای تغییر و بهبود وجود دارد و همین جا است که می‌توان فهمید یافتن مساله مهارتی ارزشمند در سازمان است.
گاهی اوقات ممکن است مسائل در سازمان کاملا مشهود باشند، اما اگر این‌گونه نباشد می‌توان با طرح پرسش‌های شبیه موارد زیر به پیدا کردن آن کمک کرد:
• مشتریان چه موارد بهبودی از ما می‌خواهند؟ شکایت آنها از چه مواردی است؟
• چه کسانی می‌توانند برای استفاده بهتر از توانایی‌ها و ظرفیت به ما کمک کنند؟
• چه مشکلات کوچکی در حال رشد و بغرنج شدن هستند و می‌تواند منجر به شکست در کسب‌وکار ما شوند؟
• چه مشکلاتی موجب کندی در فعالیت‌های ما می‌شود؟
• چه چیزی موجب خستگی و آزار اعضای سازمان می‌شود؟
پاسخ به این پرسش‌ها، می‌تواند به یافتن مسائل موجود و تلاشی مفید برای نگاه به آینده منجر شود.
2. یافتن حقایق: گام بعدی، تحقیق هرچه بیشتر در مورد مساله است. در این گام می‌توانید به موارد زیر دقت کنید:
• درک کامل چگونگی مواجهه افراد با وضعیت
• تجزیه و تحلیل اطلاعات مرتبط با مساله
• بررسی ایده‌های مختلفی که رقبا از آن استفاده می‌کنند.
• درک نیازهای مشتری با جزئیات بیشتر
• درک کامل فرآیندها، اجزا، خدمات و فناوری‌های که از آن استفاده می‌شود.
3. تعریف مساله: وقتی به این گام می‌رسید، تقریبا از صورت مساله آگاهی کامل دارید و درک خوبی از واقعیت‌های مربوط به آن دارید.
این مهم است که بتوانید مساله را در سطح مناسب خود حل کنید و طرح سوالاتی درست برای حل مساله در این گام از اهمیت زیادی برخوردار است. معمولا مسائل بزرگ از تجمع مسائل کوچک به‌وجود می‌آید.
برای تعریف هرچه دقیق‌تر مساله می‌توانید از تکنیک تجزیه و تحلیل علت و معلول یا تکنیک 5why، استفاده کنید.
۴. یافتن ایده: گام بعدی تولید ایده‌های مناسب برای حل مسائل است. برای انجام این کار می‌توانید با اخذ نظرات از کارکنان و افراد کلیدی و با تکنیک‌های مختلفی مانند توفان ذهنی، بهترین ایده‌ها را استخراج کنید.
5. انتخاب و ارزیابی: وقتی شما راه‌حل‌های مختلفی برای حل مساله در اختیار داشته باشید، مهم است که بتوانید بهترین راه حل را انتخاب کنید. گاهی اوقات بهترین راه حل کاملا واضح است در غیراینصورت، باید از تکنیک‌های مناسب تصمیم‌گیری برای این کار استفاده کنید.
۶. برنامه ریزی: بعد از انتخاب نهایی راه حل مساله، هنگام برنامه‌ریزی برای اجرای آن است. برنامه‌ریزی مناسب می‌تواند به شما کمک کند تا بتوانید تعیین کنید که به چه کسی، چه موقع، چرا و چگونه مساله حل شده را تحویل دهید.
7. فروش ایده: تا این مرحله ممکن است شما فرآیند حل مساله را با تیم کوچک خود انجام داده باشید. اکنون هنگام آن است که برای جلب حمایت بیشتر، ایده خود را با دیگر ذی‌نفعان مانند مدیریت شرکت و سرمایه گذاران در میان بگذارید.
۸. اقدام: پس از طی کردن فرآیند آماده‌سازی در رسیدن به راه‌حل خلاقانه، درنهایت باید اقدام کنید! این گامی است که نیاز به برنامه‌ریزی و کار دقیق دارد. برای اقدامی صحیح و اثربخش نیاز به استفاده از تمام مهارت‌های مدیریتی خود دارید.
بعد از پایان گام 8، می‌توانید دوباره به اولین گام برگردید و با رویکرد بهبود مستمر، به راه‌حل‌های بهتر فکر کنید.
*www.hrjournalist.com