مدیریت غیبت‌های مکرر کارکنان

مترجم: فریبا ولیزاده منبع: hrmagazine.co.uk غیبت کارکنان بیش از آنکه فکر می‌کنید برای کسب‌وکار شما مخرب است. طبق تحقیقی که اخیرا انجام شده، این موضوع می‌تواند به میزان ۹ درصد پرداختی‌های شما به کارکنان هزینه داشته باشد. البته ضرر این غیبت‌ها برای کسب‌وکار شما به هر دلیلی، فقط مالی نیست. کارشناسان منابع انسانی معتقدند شرکت‌هایی که کارمندانی دارند که خود را وقف کار می‌کنند و همیشه به موقع سر کار حاضر می‌شوند، مزیت رقابتی متمایزی دارند. مدیریت غیبت کارکنان یک فاکتور مهم در موفقیت شرکت محسوب می‌شود؛ به خصوص برای کارآفرینانی که دارایی‌های شخصی، قلب و روح خود را در کسب‌وکارشان سرمایه‌گذاری می‌کنند.

موسسه CIPDL در پژوهش اخیر، هزینه سالانه غیبت‌های مکرر کارکنان را در سازمان‌های بریتانیایی بالغ بر ۲۹ میلیارد یورو برآورد کرده است. کاتیا هلسال مشاور توانبخشی حرفه‌ای، درمورد نحوه مدیریت این مشکل پرهزینه توصیه‌هایی دارد.

به‌عنوان یک مشاور با بیش از ۱۰ سال تجربه، اغلب با سوالات مدیران منابع انسانی و مدیران اجرایی درخصوص نحوه مدیریت غیبت‌های کارکنان روبه‌رو می‌شوم. به نظرم یکی از شایع‌ترین مشکلات سازمان‌ها تداوم و تکرار این امر در میان کارکنان است.

افرادی که مسوول رسیدگی به غیبت‌های کارکنان هستند با من درخصوص این معضل شایع سخن می‌گویند. آنها سخت به‌دنبال راه حلی برای این مشکل هستند و ازسویی نمی‌خواهند کارکنانی را که به‌دلیل بیماری غیبت کرده‌اند تحت فشار قرار دهند. این رویکرد به افزایش چشمگیر مدت‌زمان غیبت کارکنان در دوره بیماری و نیز تکرار چنین غیبت‌هایی منجر می‌شود.

از طرف دیگر این گروه از مدیران درخصوص دلایل غیبت کارکنان دچار تردید هستند و احتمالا تمایل بسیاری به بازگشت کارکنان به روند کار دارند. درنتیجه کارمندی که غیبت کرده است حس می‌کند موردتوجه مدیر خود نیست و به همین دلیل ساعات عدم حضور خود را در محل کار تحت عنوان مرخصی استعلاجی افزایش می‌دهد یا حتی احساس می‌کند برای بازگشت به‌کار تحت فشار فراوان است، درحالی‌که واقعا توانایی حضور در محل کار را ندارد.

اگر دغدغه‌ای درخصوص مدت زمان و بسامد غیبت شغلی فرد وجود دارد، احتمالا بتوان با استفاده از روش‌های درمانی به حل آن پرداخت. درواقع کارفرمایان می‌توانند در تعامل با پزشکان با چنین مشکلی روبه‌رو شوند یا حتی امکان انجام معاینه‌های پزشکی کامل را برای کارکنان خود فراهم کنند.

استفاده از مصاحبه‌های بازگشت به کار

چنین مصاحبه‌هایی می‌توانند در فرآیند مدیریت غیبت کارکنان به مدیران منابع انسانی کمک کند و باید پرسش‌نامه‌هایی در این خصوص و با توجه به مسائل پزشکی تهیه شود. برخی موضوعات مهم که باید در این نوع مصاحبه‌ها مورد توجه قرار گیرند، عبارت است از:

- اطلاع از مصرف هرگونه دارویی که عوارض جانبی آن بر کیفیت فعالیت شغلی فرد تاثیرگذار باشد.

- اطلاع از اینکه که آیا پزشک معالج فرد با بازگشت وی به‌کار موافق بوده و در این صورت چه توصیه‌هایی در این خصوص داشته است؟

- سوال از کارمند درخصوص نیاز به هر گونه کمک از سوی سازمان

- اطلاع از مشکلات کاری ازجمله مسائل ارتباطی کارمند در محل کار، احساس نارضایتی و شکایات وی.

غیبت در محدوده زمانی معین

اگر غیبت‌های ناشی از بیماری به‌صورت مکرر اتفاق می‌افتد، به‌دنبال الگوی خاص و شناسایی مسائل و دلایل مرتبط با آن باشید.

- درصورت لزوم با اعمال سیاست‌هایی مصرف سیگار و سایر مواد مضر را در سازمان محدود کنید.

- امکان وجود دلایلی مبنی‌بر نیاز مستمر کارمند به غیبت‌های مکرر و دوره‌ای را بررسی کنید.

- به‌صورت مستقیم به گفت‌وگو با فرد مورد نظر اقدام کنید.

- اگر دغدغه‌هایی درخصوص سلامت کارکنان و غیبت‌های مکرر آنان دارید، از مشاوره پزشکی استفاده کنید.

مکانیزم‌های پشتیبانی

بررسی انتخاب بهترین مکانیزم‌های پشتیبانی شامل موارد زیر است:

- توجه به اینکه چه نوع سازگاری‌های محیطی با توجه به محدودیت‌های فرد، مورد نیاز سازمان است.

- ارائه برنامه بازگشت مرحله به مرحله به‌کار که براساس توانایی‌ها و محدودیت‌های فرد طراحی شده است.

- بررسی امکان اصلاح وظایف فرد در فاز بازگشت به کار.

- شناسایی نقش جایگزین مناسب برای فرد مورد نظر.

- تنظیم بررسی‌های منظم، رسیدگی به فرآیند پیشرفت، پشتیبانی و سایر مشکلات.

توصیه من به مدیران، عدم واهمه از انجام بحث‌ها و برقراری ارتباطات صادقانه با کارکنان است؛ به‌ویژه در مواردی که غیبت‌ها به صورت مکرر انجام می‌شود. چنین ارتباطی کمک بزرگی به شناسایی موانع بازگشت به‌کار و مسائل مربوط به آن می‌کند و همچنین در طرح انتظارات تمامی طرف‌های درگیر کارآمد است.

انجام بحث‌های صادقانه کارکنان را در بیان دغدغه‌های خود و درخواست کمک از سازمان یاری می‌رساند. از دیدگاه کارفرمایان چنین بحث‌هایی روش مناسبی برای مدیریت موثر و نظارت بر عملکرد کارکنان از جنبه میزان غیبت‌های شغلی حاصل از بیماری محسوب می‌شود. این روش علاوه‌بر این فرآیند، مدیریت غیبت‌های مکرر کارکنان را نظام‌مند، شفاف و عادلانه می‌کند.