مترجم:فریبا ولیزاده منبع: halogensoftware مقیاس‌های نیروی انسانی ابزار مفیدی به‌منظور کمک به ارزیابی بهره‌وری فرآیندهای مدیریت استعداد بوده و روش‌هایی را برای بهبود و ارتقای آنها پیشنهاد می‌کند. در این مقاله راهنمایی‌هایی در خصوص نحوه انجام آن مطرح می‌شود. به روند کلی فرآیند‌ها در طول زمان دقت کنید

به مدت زمان کلی انجام هر یک از فرآیندهای مدیریت استعداد دقت کنید. روش ارزیابی این مدت زمان مسلما بسته به نوع فرآیند متفاوت خواهد بود. مدت زمان فرآیند ارزیابی عملکرد برابر است با مدت زمان بین شروع فرآیند تا پایان آن. مدت زمان مورد نظر برای فرآیند استخدام عبارت است از: متوسط روزهای موردنیاز برای استخدام یک فرد یا مدت زمان موردنیاز از آغاز اعلام نیاز به جذب نیروی انسانی تا اعطای مسوولیت به فرد در سازمان. توجه داشته باشید که: آیا مدت زمان فرآیند به‌طور کلی افزایشی، کاهشی و یا ثابت است؟(داده‌های به‌دست آمده را به‌طور سالانه مقایسه کنید)آیا این مدت زمان از نظر شما قابل قبول است؟

در بهترین حالت، این مدت زمان یا ثابت است یا کاهشی و به‌منظور پشتیبانی از نیازهای کسب‌وکار شما بهینه شده است. اگر با نرخ افزایشی و بیشینه روبه‌رو شده‌اید، مسلما نشانه‌ای از ناکارآمدی در اجرای فرآیندها است که مستلزم بررسی است. اما حتی اگر مدت زمان فرآیند ثابت یا کاهشی باشد، هنوز هم بررسی تاثیرات آن بر کسب‌وکار و بررسی امکان افزایش کارآمدی فرآیندها از اهمیت برخوردار است.

بررسی نرخ کلی زمان تکمیل

یکی از روش‌های دیگر اندازه‌گیری و بهبود بهره‌وری فرآیندهای مدیریت استعداد، بررسی نرخ کلی زمان تکمیل آنها است. بررسی نرخ کلی زمان تکمیل روند را آغاز کرده و زمان تکمیل تک تک مراحل را بررسی کنید.اگر نرخ کلی زمان تکمیل فرآیندها مطابق خواسته‌های شما نیست، به موارد ذیل دقت کنید:

زمان کلی انجام فرآیندها - اگر مدت زمان کافی را برای اتمام فرآیندها و تک تک مراحل آنها اختصاص نداده‌اید، در نهایت به نرخ زمان تکمیل کمتری دست پیدا خواهید کرد.

زمان بندی فرآیند - اگر زمان‌بندی فرآیند با یکی از فرآیندهای مهم و زمان‌بر کسب‌وکار (نظیر برنامه‌ریزی استراتژیک) همزمان باشد، در این صورت اعضا زمان کافی برای رسیدگی به آن را در اختیار نخواهند داشت.

تعامل با فرآیند - اگر هر یک از اعضا احساس کنند فرآیند مورد نظر ارزش کافی ندارد، ممکن است تصمیم بگیرند آن را ناقص رها کنند یا نسبت به تکمیل آن در زمان تعیین شده اقدام نکنند و چنین اقدامی نرخ نهایی را تحت تاثیر قرار خواهد داد.

ارتباط مهارت‌های کارکنان با زمان تکمیل آن - اگر کارکنان احساس می‌کنند از مهارت‌های مورد نیاز برای انجام فرآیند برخوردار نیستند، در این صورت انجام فرآیندها را به تاخیر خواهند انداخت یا از اجرای صحیح آنها جلوگیری به عمل خواهند آورد و در نتیجه نرخ نهایی تحت تاثیر چنین اقداماتی قرار خواهد گرفت. اگر این نرخ از نرخ مورد نظر شما کمتر است، به موارد ذیل دقت کنید:

آیا زمان کافی برای تکمیل هر یک از مراحل اختصاص داده‌اید؟ آیا تمامی نیازهای مهم کارکنان که در حین اجرای گام‌های مختلف و به‌منظور تکمیل آنها موثر هستند، فراهم بوده است؟ آیا کسانی که وظیفه تکمیل فرآیندها را بر عهده دارند از دانش، مهارت یا تجربه لازم برای انجام این کار برخوردار هستند؟ آیا از تاریخ مقرر اتمام فعالیت اطلاع دارند؟

اگر نرخ زمان تکمیل بسیار بالا است، از خود بپرسید:

آیا می‌توان با کوتاه‌تر کردن زمان اختصاص داده شده به فرآیندها بدون تغییر در نرخ زمان تکمیل، بهره‌وری فرآیندها را افزایش داد؟

آیا کارکنان تلاش و توجه مقتضی را در انجام هر یک از مراحل به‌کار می‌بندند، یا صرفا جهت تکمیل فرآیندها فعالیت می‌کنند و ارزش چندانی برای آن قائل نیستند؟

اقدامات اصلاحی را به‌منظور بهبود زمان‌های اختصاص داده شده به گام‌ها و مراحل مختلف در نظر بگیرید و اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما دانش، مهارت و تجربه مورد نیاز برای تکمیل موثر فرآیندها را دارند؛ دستورالعمل‌های مناسب و دسترسی سریع به تمام اطلاعات مورد نیاز برای تکمیل مراحل را در اختیار دارند؛ ارزش مورد نظر را از مراحل و روند کلی دریافت می‌کنند؛ از ارزش و اهمیت فرآیندها برای سازمان

اطلاع دارند.

همراه با کارکنان بررسی کنید.

به‌منظور ارزیابی هر یک از مراحل و فرآیندهای مدیریت استعداد، نظر گروهی از کارکنان را به‌منظور گردآوری اطلاعات جویا شوید. سپس اقدامات اصلاحی را در صورت نیاز اعمال کنید.

به داده‌های جمع‌آوری شده دقت کنید.

یکی از روش‌های دیگر آزمودن بهره‌وری فرآیندهای مدیریت استعداد و داده‌های جمع‌آوری شده از فرآیندها است. داده‌ها را بررسی کرده و از خود بپرسید: آیا به نظر قابل اعتماد هستند؟ آیا می‌توان از آنها استفاده کرد؟ آیا کاربردی دارند؟ اگر خیر، چرا جمع‌آوری شده اند؟

همواره بررسی کنید.

حتی اگر به‌نظر می‌رسد فرآیندهای مدیریت استعداد به خوبی پیش می‌روند، نظارت دوره‌ای و پاسخ به این سوالات ایده بسیار خوبی برای افزایش بهره‌وری است. فراموش نکنید که همیشه امکان بهبود و پیشرفت وجود دارد. گاهی اوقات کارها به روشی خاص انجام می‌شود، فقط به‌دلیل اینکه همواره به این روش اکتفا شده است. به این منظور از خود بپرسید: هدف از انجام فرآیندهای مختلف مدیریت استعداد چیست؟ آیا به این هدف دست پیدا می‌کنید؟ آیا روش بهتری برای دست یافتن به این هدف وجود دارد؟

استفاده از مقیاس‌های نیروی انسانی برای دستیابی به بهره‌وری

با استفاده از اطلاعات گردآوری شده پیرامون فرآیندهای مدیریت استعداد و همچنین داده‌های جمع‌آوری شده از

تک تک فرآیندها، می‌توانید به نشانه‌ها و سرنخ‌هایی برای ارزیابی بهره‌وری آنها دست پیدا کنید. تجزیه و تحلیل این داده‌ها و تدوین و اجرای یک طرح عملی برای بهبود به شما در بهینه‌سازی مستمر فرآیند‌های مدیریت استعداد و ارتقای ارزشی که برای سازمان به ارمغان می‌آورند، کمک خواهند کرد.