بهینه کاوی ابزار مقایسه عملکرد با بهترین‌ها

سیدمحمد اعظمی‌نژاد عضو هیات‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران hrjournalist.blogfa.com شما عملکرد سازمان خود را چطور ارزیابی می‌کنید؟ عالی، خوب، متوسط، یا بد؟! این واژه‌ها، عباراتی نسبی هستند، پس واقعا وضعیت عملکردی سازمان شما چگونه است؟ وضعیت عملکردی سازمان، بستگی به مبنای مقایسه‌ای دارد که براساس آن عملکرد سازمان را سنجش می‌کنید. آیا شما عملکرد فعلی خود را با عملکرد سال گذشته مقایسه می‌کنید؟ یا این مقایسه را با شرکت‌های همتراز خود انجام می‌دهید؟ پیدا کردن مبنای مقایسه‌ای صحیح برای سازمان، بسیار حائز اهمیت است. اگر عملکرد سال گذشته سازمان شما بسیار ضعیف باشد، ممکن است حتی ۱۰ درصد بهبود نیز نتواند عددی مطلوب برای بهبود عملکردتان به شمار آید. یا ممکن است از

۲۰ درصد افزایش فروش محصول خود خوشحال شوید درحالی‌که میزان افزایش فروش رقیب شما بیش از ۵۰ درصد باشد.

یکی از ابزارهای مهم و قابل توجه برای مقایسه و اندازه‌گیری شکاف عملکردی سازمان، ابزار بهینه‌کاوی است.

جالب اینکه طی پژوهش انجام شده توسط موسسه معتبرbain & company، ابزار بهینه‌کاوی (Benchmarking) در بین ابزارهای مدیریتی در سال ۲۰۱۳ جز برترین آنها از نظر میزان استفاده و رضایت شرکت‌های موفق بوده است.

معرفی ابزار

بهینه‌کاوی (Benchmarking) ابزاری برای مقایسه عملکرد سازمان با بهترین سازمان در صنعت و کسب‌وکار مشابه است. معمولا مقایسه‌ها در خصوص اندازه‌گیری مواردی چون کیفیت، زمان و هزینه است. برای انجام بهینه‌کاوی، می‌توانید در دو فاز اصلی، گام‌های زیر را بردارید:

گام ۱ - آماده‌سازی و برنامه‌ریزی

در فاز اول، همانند هر پروژه‌ای در سازمان، آماده‌سازی و برنامه‌ریزی دقیق برای موفقیت بهینه‌کاوی ضروری است. تشخیص نیاز به بهینه‌کاوی، تعیین روش مورد نظر (متدولوژی) از جمله اقدامات مهم این گام است.

گام ۲ -گردآوری اطلاعات

در این مرحله باید تصمیم‌گیری کنید که چه پارامترهایی و چگونه اندازه‌گیری می‌شوند. تعیین متغیرهای مورد نظر برای بهینه‌کاوی در همین مرحله انجام می‌شود.

در این مرحله می‌توانید معیارهایی که قصد استفاده از آن را دارید ایجاد کنید. بعد از تعیین معیارها نیاز به روشی مناسب برای گردآوری اطلاعات مورد نظر خواهید داشت.

گام ۳ -تجزیه و تحلیل اطلاعات

فعالیت‌های کلیدی در این مرحله اعتبارسنجی به اطلاعات است. نیاز است قبل از انجام هرگونه تجزیه و تحلیل معناداری، اعتبارسنجی اطلاعات با دقت انجام شود. برای اینکه اطلاعات گردآوری شده برای سازمان ارزش افزوده ایجاد کند باید نقاط قوت و بهبود شما مشخص و شکاف عملکردی معیارهای تعیین شده با سازمان تحت بهینه کاوی مشخص شود. اگر در این گام بتوانید پیشنهادهایی در جهت بهبود عملکرد و رسیدن به وضعیت بهترین تجارب ارائه کنید، بسیار خوب خواهد بود.

گام ۴ -گزارش‌دهی

پس از انجام تجزیه و تحلیل اطلاعات بهینه کاوی، باید در قالبی واضح، دقیق و قابل فهم و با روشی مناسب گزارش‌دهی کرد.

متاسفانه بسیاری از فرآیندهای بهینه کاوی در همین نقطه متوقف می‌شوند، درحالی‌که با تهیه گزارشی قابل قبول می‌توان سازمان را از حداکثر میزان ارزش این فرآیند بهره‌مند کرد. رهبران سازمان با استفاده از این گزارش می‌توانند درک کنند که به چه سطحی از عملکرد باید برسند.

گام ۵ -یادگیری از بهترین تجارب

فاز دوم بهینه کاوی از این گام آغاز می‌شود. در این مرحله، سازمان یافته‌های خود را از بهترین تجارب با بهترین روش‌ها تسهیم می‌کند. این کار یکی از بهترین روش‌های یادگیری برای سازمان است.

گام ۶ -برنامه‌ریزی و اجرای اقدامات بهبود

وقتی آموزه‌های بهینه‌کاوی مشخص شدند، سازمان باید با برنامه‌ریزی دقیق برای استفاده از آنها شروع به اقدامات بهبود کنند. آموزه‌های بهینه‌کاوی به‌عنوان ورودی مهمی برای برنامه‌ریزی استراتژیک سازمان به شمار می‌آید.

گام -۷ نهادینه کردن یادگیری

نگرش به‌دست آمده شما از بهینه کاوی و بهبودهای عملکردی حاصله از آن باید در سازمان نهادینه شود. حصول اطمینان از درک تمام ارکان سازمان از نتایج حاصل از بهینه‌کاوی برای موفقیت پایدار امری ضروری است. سعی کنید اطمینان حاصل کنید که مفاهیم و آموزه‌های بهینه‌کاوی به‌صورت مشخص در تمامی سطوح سازمان درک شده است.

به یاد داشته باشید ابزار بهینه‌کاوی ابزاری قدرتمند برای افزایش توانایی سازمان در مدیریت استراتژیک عملکرد آن است. این ابزار مدیران را قادر می‌سازد دید وسیع‌تری نسبت به کسب‌وکار خود داشته باشند و موجب می‌شود سطح بلوغ رهبران به سطحی جهانی ارتقا یابد.

بهینه کاوی ابزار مقایسه عملکرد با بهترین‌ها