مدیریت عملکرد، بایدها و نبایدها

نویسنده: Simon Wiltshire مترجم: کسری دولت‌خواهی مطلبی که پیش‌روی شماست، صرفا مطالبی برگرفته شده از یک بررسی علمی سیستم‌های مدیریت عملکرد نیست بلکه برگرفته از تجارب کاربردی دنیای واقعی است که از تقابل با مشتریان و چالش‌های پیش‌روی آنها استخراج شده است. در ابتدای امر بهتر است پیش‌داوری‌ها و تعصبات کنار گذاشته شده تا دیدگاه مورد بحث پیرامون سیستم‌های مدیریت عملکردی برای عموم افراد قابل درک شود. شخصا جایگاه نیروی انسانی را بالاتر از فرآیندها می‌پندارم، نه اینکه فرآیندها بی‌اهمیتند، بلکه به وضوح مشخص است سیستم‌ها بدون افرادی برای پیاده‌سازی، ناقصند.

نویسنده: Simon Wiltshire مترجم: کسری دولت‌خواهی مطلبی که پیش‌روی شماست، صرفا مطالبی برگرفته شده از یک بررسی علمی سیستم‌های مدیریت عملکرد نیست بلکه برگرفته از تجارب کاربردی دنیای واقعی است که از تقابل با مشتریان و چالش‌های پیش‌روی آنها استخراج شده است. در ابتدای امر بهتر است پیش‌داوری‌ها و تعصبات کنار گذاشته شده تا دیدگاه مورد بحث پیرامون سیستم‌های مدیریت عملکردی برای عموم افراد قابل درک شود. شخصا جایگاه نیروی انسانی را بالاتر از فرآیندها می‌پندارم، نه اینکه فرآیندها بی‌اهمیتند، بلکه به وضوح مشخص است سیستم‌ها بدون افرادی برای پیاده‌سازی، ناقصند. اگر ما همه چیز را درباره نیروی انسانی بدانیم، خلاقیت آنها در تعامل با سیستم‌ها به‌راحتی پذیرفته

می‌شود.

جای شکی نیست بسیاری از ما سال جدید را با لیستی از قول‌هایی که به خودمان می‌دهیم، آغاز می‌کنیم و متعاقبا به مجموعه‌ای از تغییرات رفتاری و عملکردی متعهد شده و سال جدید را با جدیت شروع می‌کنیم. درحالی که با پشت سر گذاشتن ماه‌های دیگر، بسیاری از وعده‌ها را فراموش می‌کنیم و الگوها وعادت‌های قدیمی جای آنها را می‌گیرد.

بسیاری از فست‌فودها در آمریکا کمترین فروش را در ابتدای سال‌‌نو رقم می‌زنند، زیرا با شروع سال جدید بسیاری از افراد تصمیم به تغذیه مناسب برای حفظ سلامتی‌‌شان می‌گیرند درصورتی که بعد از گذشت مدتی از شروع سال، فروش فست‌فودها به حالت طبیعی خود بازمی‌گردند!

شاید شما بتوانید ارتباط بین این مباحث و مشکلات مدیریت عملکرد را در سازمان‌ها بیابید. بی‌شک اتکا بر تجارب، یکی از بهترین روش‌های حذف مشکلات است. همان‌طور که اکثر ما سال جدید را با تغییراتی شروع می‌کنیم ولی بعد از مدتی هدفمان فراموش می‌شود، سازمان‌ها نیز سیستم مدیریت عملکرد جدید را با انرژی زیاد و امید به تغییرات شروع می‌کنند، اما بعد از مدتی متوجه می‌شوند که در واقع چیزی تغییر نکرده است، زیرا به‌جز پیاده‌سازی یک «نرم‌افزار مبتنی بر فرآیند» (Software Driven Process) تغییری حاصل نشده است.

تعدادی از مشکلات که سازمان‌ها دراین زمینه با آن مواجه هستند عبارت است از:

مشکل اول:

معمولا تمرکز به سیستم بیشتر از تمرکز به افراد و نیروی انسانی است. به آن معنا که نقطه شروع و اولویت اول طراحی فرآیندها و بالطبع سیستم مطلوب است و در ادامه روی الزامات و چالش‌های پیاده‌سازی و نحوه اجرای سیستم بحث می‌شود.

مشکل دوم:

گاهی تجربه‌های گذشته بر پیاده‌سازی سیستم مدیریت عملکرد تاثیرگذار است. اغلب در مواردی دیده شده است که تلاش سازمانی برای پیاده‌سازی سیستم موردنظر به اندازه‌ای که کارکنان مشتاق استفاده از سیستم بوده‌اند صورت نگرفته است یا سیستم مذکور ناکارآمد یا بوروکراتیک بوده است. این عوامل می‌تواند در کارکنان احساس دوباره‌کاری را ایجاد کند.

مشکل سوم:

بهبود مهارت‌ها. برای آنکه درواقع مدیریت عملکرد کسب‌وکارمان را مبتنی بر خروجی‌ها و نتایج کند، کمک به بهبود و توسعه مهارت‌های افراد خیلی بیشتر از برگزاری جلسات پیرامون فرآیندها و مستندسازی آنها احساس نیاز می‌شود. نظرسنجی نشان می‌دهد اکثر افراد در جریان پیاده‌سازی مدیریت عملکرد انگیزه خود را از دست می‌دهند. غفلت از مهارت‌ها و بهبود آنها به این معنا است که مدیریت عملکرد آنچه را که ادعا می‌کند نخواهد توانست انجام دهد.

راه‌حل چیست؟

۱. تعامل، تعامل، تعامل.بسیاری از سازمان‌ها می‌خواهند بدون هدر دادن وقت، طراحی سیستم و پیاده‌سازی آن را شروع کنند. درحالی که شروع به تعامل با افراد درگیر یکی از گام‌های بزرگ محسوب می‌شود.

۲. پیش گرفتن سیاست «تمایل کم به بوروکراسی»

(high feel low bureaucracy)، این روند باید مدیران را تشویق به گفت‌وگو و نظرسنجی از کارمندان کند و بهتر است مدیران به این باور اعتقاد داشته باشند که از این کار شخصا بهره‌مند خواهند شد.

۳. اطمینان حاصل کنید که افراد با مهارت و با تجربه در بررسی عملکرد مشارکت دارند تا بتوانند سیستم اثربخش و بهره‌وری داشته باشند.

یکی از بهترین پیش‌بینی‌کننده‌های رفتار آینده، بی‌شک بهره‌گیری از رفتار گذشته است. این به آن معنا است که اگر شما در تجارب خود، تجربه ضعیفی در ارائه مدیریت عملکرد داشته باشید امکان شکست مجدد در پیاده‌سازی سیستم مدیریت عملکرد به احتمال بیشتری اتفاق خواهد افتاد. البته این به آن معنی نیست که ناامید شوید ولی باید درمورد زمانی که طول می‌کشد تا واقعا عادت‌ها ورفتارها تغییر کند، واقع‌بین باشید. «تمایل به سکون» (normalcy bias) در افراد اینرسی بالایی است که در برابر ایجاد رویه جدید و تغییر مقاومت می‌کند.

بدون شناخت و پذیرش اینرسی در این کار، احتمال آنکه پیاده‌سازی سیستم مدیریت عملکرد به پسرفت و انحراف سوق یابد، بسیار زیاد است. واقع‌بینی درمورد میزان سرمایه‌گذاری در زمان، منابع و پشتکار، به آماده‌سازی سیستم مطلوب کمک می‌کند. شاید شما به‌دنبال «راه‌حل فوری» (Quick Fix) باشید اما هیچ‌گاه توصیه نمی‌شود زیرا پایان ناخوشایندی درانتظارتان خواهد بود. البته بر کسی پوشیده نیست که پیاده‌سازی صحیح سیستم مدیریت عملکرد مزیت‌های رقابتی مهمی به سازمان خواهد داد.