سید محمد اعظمی‌نژاد* منبع:Mindtools آیا تاکنون احساس تنش و حجم کاری‌ای بیش از ظرفیت داشته‌اید؟ یا درجا زدن در زندگی حرفه‌ای و کاری خود به دلیل کار زیاد را لمس کرده‌اید؟ اگر چنین باشد ممکن است نیاز به تقویت و بهبود مهارت‌های تفویض اختیار داشته باشید.
اگر بخواهید کارهای خود را به تنهایی انجام دهید، حتی اگر سخت و تمام‌وقت کار کنید، به‌طور یقین در انجام آنها دچار محدودیت خواهید شد و تنها قادر خواهید بود تعداد معدودی از وظایف را در ساعات محدود یک روز کاری به پایان برسانید. نکته دیگر آنکه، تعداد افرادی که بتوانند به شما در انجام کارها کمک کنند اندک است و به همین دلیل شانس موفقیت شما در کمک گرفتن از دیگران پایین است.
یکی از رایج‌ترین راه‌های غلبه برای این محدودیت‌ها، استفاده از ابزار تفویض اختیار به دیگران است. اگر بتوانید توانایی استفاده از این ابزار را به‌دست آورید، قادر خواهید بود به سرعت تیمی از افراد قوی را گردآوری و موفقیت خود در پاسخگویی به درخواست‌های کاری تضمین کنید و به همین دلیل است که تفویض اختیار، ابزار بسیار مهمی است و تسلط استفاده از آن برای هر مدیر موفق یک الزام است!
چرا برخی افراد تفویض اختیار نمی‌کنند؟
برای درک صحیحی از چگونگی تفویض اختیار مناسب، مهم است بدانیم چرا بعضی افراد از آن اجتناب می‌کنند. پاسخ نسبتا ساده است، بسیاری از افراد تفویض اختیار نمی‌کنند، چرا که باید برای انجام آن و همراه کردن دیگران با خود سعی و تلاش زیادی انجام دهند. با این حال راه ساده‌تری نیز وجود دارد، شما می‌توانید با مکتوب کردن مجموعه کارهایی که قصد تفویض آنها را دارید و لیست اسامی نامزد شده برای واگذاری کارها خود را برای تفویض آماده کنید. دو دلیل کلیدی برای اینکه یک فرد احتمالا شانس موفقیت بیشتری در تفویض اختیار داشته باشد، وجود دارد:
اول، اگر شخصی توانایی هدایت یک تیم کاری را داشته باشد، شانس بیشتری برای استفاده از مهارت‌های خود برای توسعه استراتژی‌ها و تولید ایده‌های جدید خواهد داشت. در حالی‌که با انجام کار به‌صورت فردی، احتمالا در استفاده بهینه از زمان با شکست مواجه خواهد شد.
دوم، درگیر کردن افراد دیگر در کارها و پروژه‌ها به‌طور کاملا معناداری روشی برای توانمندسازی و توسعه مهارت‌های آنها است. این به این معنا است که در پروژه و کارهای مشابه بعدی می‌توان با اطمینان خاطر بیشتری به آنها تفویض اختیار کرد.
تفویض اختیار امکان استفاده بهینه از زمان و مهارت‌ها را مهیا می‌سازد و به افراد کمک می‌کند تا فرصتی برای رشد و توسعه و رسیدن به پتانسیل کامل به‌دست آورند.
زمان مناسب تفویض اختیار چه هنگامی است؟
زمان مناسب تفویض اختیار وقتی است که شرایط به‌صورت برنده- برنده باشد، البته این به این معنی نیست که شما می‌توانید همه مسوولیت‌ها را به‌صورت کامل تفویض کنید. برای تعیین اینکه چه زمانی برای تفویض اختیار مناسب‌تر است، پنج سوال زیر را از خود بپرسید:
آیا فرد دیگری با تخصص و اطلاعات لازم برای تکمیل فعالیت مورد نظر وجود دارد؟ اساسا این فعالیت قابلیت واگذاری به شخص دیگری را دارد یا شرایط بحرانی داشته و تنها باید توسط شما انجام شود؟
آیا این فعالیت فرصتی برای رشد و توسعه مهارت‌های دیگران فراهم می‌کند؟
آیا امکان تکرار مجدد فعالیتی مشابه در آینده وجود دارد؟
آیا فرصت کافی برای تفویض اختیار فعالیت مورد نظر وجود دارد؟
آیا این فعالیت باید تفویض شود؟ یا قابل واگذاری نیستند، چرا که در بلندمدت تاثیر منفی خواهند داشت. (مانند جذب و استخدام افراد کلیدی که واقعا نیاز به توجه جدی شخصی دارد)
اگر پاسخ شما به همه سوالاتی که ذکر شد مثبت باشد، می‌توان نتیجه گرفت فعالیت مورد نظر قابل تفویض است.
تفویض، به چه کسی و چگونه؟
پس از تصمیم‌گیری به تفویض یک فعالیت باید عوامل دیگری را نیز مد نظر قرار داد. عوامل موثر بر اینکه یک فعالیت به چه کسی تفویض شود، عبارت است از: تجربه، دانش و مهارت فردی که فعالیت به وی تفویض می‌شود. زمان و منابع لازم برای انجام آموزش‌های مورد نیاز اهداف و علایق فرد مورد نظر و میزان همسویی آن با فعالیت تفویض شده و حجم کار فعلی فرد.
چگونه تفویض اختیار کنیم؟
با استفاده از اصول زیر موفقیت واگذاری فعالیت‌ها را تضمین کنید:
خروجی‌های مورد نظر خود را به‌طور وضوح بیان کنید.
محدودیت‌ها و خطوط قرمز به‌طور شفاف مشخص کنید. به فرد تفهیم کنید که حدود اختیارات و مسوولیت وی چه مقدار است؟ و کجا نیاز است برای ادامه فعالیت از شما کسب تکلیف کند؟ چه موقعی باید راسا اقدام کند؟ چه هنگامی باید برای شما گزارش پیشرفت انجام کار ارسال کند؟
بر نتایج تمرکز کنید. شاید انجام کار با روش شما بهترین رویکرد نباشد. به جای توجه به جزئیات بر نتایج تمرکز کنید. با این کار به فرد امکان اعتماد به نفس و احتمال موفقیت بیشتر می‌دهد.
با در نظر گرفتن پاداش‌های مالی، فرصت‌های رشد شغلی و به رسمیت شناختن رسمی افراد، برای آنها انگیزه و تعهد جهت قبول مسوولیت در ابزار تفویض اختیار ایجاد کنید.
یادمان باشد گاهی حتی یک«سوپرمن» هم نیاز به کمک و پشتیبانی دارد و هیچ‌گاه نباید برای درخواست کمک از دیگران خجالت کشید. بهتر است غرور را کنار گذاشته و تفویض اختیار به افراد با استعداد، نتایج درخشان این اعتماد را ببینید.
* عضو هیات‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران
(hrjournalist.blogfa.com)