طراحی دفاتر کاری کم هزینه و باصرفه
فرار از میزها و حریم شخصی
مترجم: ستاره بابایی منبع: Knowledge@Wharton وقتی به دفتر جدید شرکت GlaxoSmithKline در فیلادلفیا می‌رسید آنچه می‌یابید عبارت است از: یک اتاق خلوت برای استراحت، پشت بامی با نمای شهری برای ملاقات‌های مهم، اتاقک‌های کاری که محلی برای کار با کامپیوتر است و این در حالتی است که با سرعت دو مایل در ساعت روی تردمیل قدم می‌زنید و از جهاتی دیگر فرصت نسبتا خوبی دارید که در طول روز مدیرعامل را به طور اتفاقی ملاقات کنید. در این محیط 19000 مترمربع فضایی که پیدا نخواهید کرد، میزی مختص به خودتان است. وقتی به دفتر جدید شرکت GlaxoSmithKline در فیلادلفیا می‌رسید، آنچه می‌یابید عبارت است از: یک اتاق خلوت برای استراحت، پشت بامی با نمای شهری برای ملاقات‌های مهم، اتاقک‌های کاری که محلی برای کار با کامپیوتر است و این در حالتی است که با سرعت دو مایل در ساعت روی تردمیل قدم می‌زنید و از جهاتی دیگر فرصت نسبتا خوبی دارید که در طول روز مدیرعامل را به طور اتفاقی ملاقات کنید. در این محیط ۱۹۰۰۰ مترمربع فضایی که پیدا نخواهید کرد، میزی مختص به خودتان است.
طراحی دفتر GSK بازتابی از دید جدید به محل کار است، دیدگاهی که از فلسفه دید باز و گاه مفهومی استفاده می‌کند که «هتلداری» (hotelling) نامیده می‌شود. در این رویکرد همه کارگران، حتی مدیران ارشد، «همکار» قلمداد می‌شوند. محیط‌هایی که کارمندان به امور مرتبط مشغولند مجزا نیست و هیچ کس میز دائمی ندارد. متعلقات شخصی در کمدی کوچک نگه داشته می‌شوند.
بسیاری از کارمندان در بخش‌هایی که به کامپیوترهای ایستاده مجهز است، کار می‌کنند. به این صورت کارمندان در یکجا ثابت نمی‌نشینند و در بخش‌های مختلف چون کافه تریا، بالکن‌ها یا روی مبلی در یک اتاق آرام یا در لابی در رفت و آمد هستند. تصور کلی این است که به این صورت فرصت‌هایی پیش می‌آید که آغازگر مکالمات و همکاری‌هایی است که وقتی ذهن‌های خلاق به میزی تنها و معین محصور باشند، پیش نخواهد آمد. در ساختار GSK این نوع کار «کار هوشمندانه» نامیده می‌شود.
به این رویکرد گاهی «مهار هوشمندانه هزینه‌ها» هم گفته می‌شود، به طوری که این طراحی جدید به گونه‌ای است که به GSK اجازه می‌دهد که همان تعداد کارمندان، ۱۳۰۰نفر را در مساحتی که یک چهارم مساحت قبلی است به طور بهینه جای دهد.
ایده فضای باز در سال‌های دهه ۱۹۵۰و۱۹۶۰ مطرح شد، اما اخیرا با باز شدن برخی دفاتر با شرایط خاص - چون گوگل، فیس بوک و اپل- بسیاری دوباره به تکاپو افتاده‌اند. به گفته مقامات GSK دو شرکت بزرگ دارویی دیگر هم برای مطالعه امکانات و شرایط GSK دست به کار شده و موارد مشابهی را در نظر گرفته‌اند.
پروفسور مدیریت دانشگاه وارتون، نانسی روتبارد اینگونه می‌گوید: «من فکر می‌کنم فواید بسیاری در این امر وجود دارد و البته هزینه‌هایی.»
همکاری بیشتر، استرس بیشتر
خیلی زمان زیادی از رفتن GSK به خانه جدیدش نگذشته است، اما فضای ایجاد شده پیشاپیش نظرها را برگردانده است. مدیریت هنوز تحقیقات رسمی برای تنظیم شاخص‌هایی چون بازدهی، مشارکت و رضایت کلی انجام نداده است، اما می‌گوید نشانه‌های اولیه خوب بوده‌اند.
GSK معتقد است که با این رویکرد جدید روابط بهتری ایجاد خواهد شد و در به اشتراک‌گذاری ایده‌ها بهتر می‌تواند عمل کند. همچنین کارمندان به فضای کاری اشتراکی روی خواهند آورد. GSK دیوارهای دفتر و اتاق‌ها را برداشته است به این ترتیب کارمندان می‌توانند همدیگر را ببینند و با هم صحبت کنند، «این را جنیفر آرمسترانگ سخنگوی شرکت می‌گوید. به گفته آرمسترانگ، هدف افزایش همکاری‌ها و اعتماد، از بین بردن موانع پی در پی، کاهش میزان ایمیل‌ها و جلسات رسمی، کمک به تصمیم‌گیری سریع‌تر، بیشتر شدن فعالیت‌های فیزیکی در طول روز و «نهایتا توانمند کردن ما برای رسیدگی هر چه بیشتر به مشتریانمان» است. برخی از کارمندانی که در ساختمان‌های برون شهری GSK کار می‌کنند خواهان این هستند که به ساختمان جدید منتقل شوند، حتی اگر به معنای زمان رفت و آمد بیشتر و مالیات بر دستمزد بیشتر باشد.
همچنین، بسیاری از شاهدان می‌گویند که ادارات فضای باز، گاهی بار اضافه بر دوش کارمندانشان می‌گذارند و پیشنهاد می‌کنند که شرکت‌ها هزینه‌های این کار را نیز به اندازه مزایای آن در نظر بگیرند. روتبارد می‌گوید: «من اخیرا با کسی صحبت کردم که برای یک شرکت حسابداری بزرگ کار می‌کرد، او به من گفت که آنها چیدمان هتلداری را برای کارمندانشان به کار گرفته‌اند، اما همه از این طرح به شدت ناراضی‌اند، شاید این مساله به شرکت و آنچه شما درصدد انجام آن هستید بستگی دارد. اینکه هیچ فضایی برای خود و عادات مخصوص به خود نداشته باشید و ندانید کجا قرار است بنشینید، می‌تواند بسیار استرس‌زا باشد. برخی از افراد به همان راحتی ریختن چای یا قهوه روزانه خود، می‌توانند برای خود عادات روزمره ایجاد کنند و در محیط‌های متفاوت به اجرا درآورند، آنها آداب مخصوص به خود را دارند و برایشان اهمیتی ندارد که چیدمان فضا به چه صورت است، اما در دیگران، نداشتن پیوندهای عمیق می‌تواند استرس‌زا باشد.
محدود نبودن می‌تواند عاملی بازدارنده هم باشد. «موریس شوایتزر» پروفسور مدیریت تولید و اطلاعات دانشگاه وارتون می‌گوید: «تحقیقات اخیر بیانگر ارتباط میان فضای کاری شخصی و اعتمادبه‌نفس است. طی مصاحبه‌ای که انجام شد، شرکت‌کنندگان اظهار کردند که از مزایای محیط خانگی لذت می‌برند و عملکرد بهتری دارند و به نظر آنها اعتمادبه‌نفس ساز و کاری است که به طور غیر‌مستقیم پیش می‌آید، اما اغلب معتقد بودند که افراد در محیطی شخصی شده راحت‌تر هستند و اعتماد به نفس بیشتری دارند. در بسیاری از کارها، از جمله مذاکرات، احتمالا در دفتر شخصی خودشان بهتر عمل می‌کنند.»
تماس انسانی و ذخایر مالی
دلایلی که موجب می‌شود برخی از شرکت‌ها تصمیم بگیرند طرح‌های فضای باز و هتلداری را به اجرا درآورند متفاوت است. روتبارد می‌گوید: «این مساله به هدف بستگی دارد، آنچه اکنون در محیط کاری جالب است این است که ما بسیاری از اطلاعات را به صورت الکترونیکی دریافت می‌کنیم و به افراد و داده‌های زیادی دسترسی داریم که قبلا هیچ‌گاه نداشتیم. بنابراین من فکر می‌کنم واکنشی که در قبال این موضوع پیش آمده به خاطر همین مساله است که شما در محیطی بسته کار می‌کنید؛ ولی به صورت الکترونیکی ارتباطات وسیعی دارید.»
به زبان دیگر، بعد از غلبه دنیای مجازی، کارمندان دوباره ارزش حضور فیزیکی با یکدیگر، تماس چشمی، لبخند و برقراری ارتباط با مردم را کشف می‌کنند.
جیمز راسل کارشناس معماری در بلومبرگ می‌گوید: «در معماری‌های نوین و فضای باز شما این امکان را دارید که هر چه بیشتر در اطراف گشت بزنید؛ بنابراین این احتمال بیشتر می‌شود که با کسی که تخصصی دارد و شما از آن بی‌اطلاع هستید و به آن نیاز دارید، مکالمه‌ای عادی داشته باشید.»
جیم ویلیامسون معمار و خبره طراحی اضافه می‌کند: وقتی معماران و طراحان داخلی با مشتریان ملاقات می‌کنند، انگیزه تغییر به سوی طراحی فضای - باز می‌تواند از هر دو طرف مطرح شود. او می‌گوید: «در حال حاضر بسیاری از شرکت‌ها محیط‌های همگانگ‌تری را می‌پسندند و از متخصصان ما می‌خواهند که استراتژی محل کار را به طریقی اعمال کنند که نیازهای خاص آنها را دربربگیرد و در طول زمان قابل ارتقا باشد.» از شرکت او به تناوب خواسته می‌شود که استراتژی محل کار را به گونه‌ای اجرا کند که «بهتر بتواند این موارد را تحت پوشش بگیرد: تمرکز، مشارکت، آموزش و اجتماعی بودن. کلید موفقیت پیشبرد استراتژی‌ای است که آنقدر منعطف باشد که مسائل امروز را دربربگیرد و بتواند با گذشت زمان همراه با پیشرفت شرکت و نیروی کار تکامل یابد.»
نگاه دیگری که می‌شود به طراحی فضای باز داشت این است که با راحت شدن از اتاقک‌های متعدد و دیگر تزئینات ثابت می‌توان از لحاظ مالی صرفه جویی کرد: با استفاده از روش هتلداری و با واداشتن افراد به «نیمکت‌نشینی» که در آن کارمندان جایی در یک میز عمومی می‌یابند، افراد بیشتری را می‌توانید در یک فضا جا دهید.
میشل اوسیم، پروفسور مدیریت دانشگاه وارتون می‌گوید: «یک سری مزایای اقتصادی در این میان وجود دارد، اما به طور کلی، طی ۲۰ سال گذشته در مدیریت کارمندان و محیط‌های اداری از دیدگاه سلسله مراتبی و سنتی‌تری استفاده شده است و این رویکرد به سمت رابطه‌ای خطی‌تر پیش می‌رود. مفهوم دفترباز (open - office) بازتاب‌کننده روش دیگری است که در آن کاری که مدیریت خواسته انجام می‌گیرد؛ اما غیر‌رسمی‌تر و کارآمد‌تر است و اختلاف اجتماعی کمتری میان افراد با مراتب مختلف وجود دارد.
در حالی که طراحی فضای باز توجه زیادی را در شرکت‌های فناوری نوپا به خود جلب می‌کند، اما باید مفاهیم فضای- باز را از منظر طیف وسیع‌تری از صنایع مورد توجه قرار داد که گاهی مفید است و گاهی این طور نیست. در بنگاه اقتصادی بزرگی در نیویورک که برای ایجاد شفافیت بیشتر در آن از دیوارهای شیشه‌ای استفاده شده بود، نبود هیچ مکان خصوصی کارمندان را آزار می‌داد.این پوشش‌های شیشه‌ای برای زمان‌هایی که لازم است گفت‌وگویی خصوصی انجام گیرد، مناسب نبود و از طریق لب خوانی و ارتباط غیر‌کلامی، افراد می‌توانستند از گفت‌وگوها مطلع شوند.»
فضاهایی که به خوبی طراحی نشده باشند در نهایت ممکن است هر گونه ذخیره مالی پیش‌بینی شده در زمینه تسهیلات را تقلیل دهند. راسل می‌گوید: «اگر این کار را به‌درستی انجام ندهید، با مقاومت زیادی روبه‌رو خواهید شد، بسیاری از شرکت‌ها این طور می‌گویند که اگر همه این افراد را پشت میزهای عمومی جای دهیم، می‌توانیم از هزینه‌هایمان بکاهیم، اما اگر این رویکرد کارشناسی شده نباشد آنها در می‌یابند که سودی را که انتظار دارند نخواهند یافت، زیرا اگر محیط خوب نباشد، افراد کارآمد را از دست خواهند داد و برای آنها هزینه بر خواهد شد.»
سبک‌های متفاوت کاری
رای میلورا، مجری پروژه سایت Navy Yard شرکت که عقیده دارد سبک جدید چالش‌هایی پدید آورده است، می‌گوید: GSK یک دهه را روی فرآیند برنامه‌ریزی و سپس تغییر از یک دفتر سنتی به طرحی فضای- باز گذراند. او اشاره می‌کند که: «هیچ کس تغییر را دوست ندارد و افرادی بودند که اصلا به از دست دادن دفتر قبلی راضی نبودند»، اما جلسات آموزشی به فاصله خوبی قبل از جابه‌جایی برگزار شد و کارمندان را آماده کرد که چگونه به تدریج از حجم پوشه‌های کاغذی بکاهند، با چیدمان دفتر جدید آشنا شوند و چگونه از تجهیزات استفاده کنند و بیاموزند که چه تغییراتی در تشریفات اداری مورد انتظار است.
اما نگرانی بزرگ ایجاد مزاحمت است، حتی در فضاهای خوب مدیریت شده، روش‌های متفاوتی برای کنار آمدن با آن وجود دارد. میلورا می‌گوید: «مسوول بودن در یک طرح فضای باز می‌تواند خسته‌کننده باشد، شما در مقابل همه و در مرکز توجه قرار دارید. این یک آزمون واقعی است. نمی‌توانید پنهان شوید.
روتبارد به تحقیق لسلی پِرلو اشاره می‌کند، پروفسور دانشکده بازرگانی دانشگاه‌هاروارد که به بررسی گروهی از مهندسان شاغل در محیط فضای باز می‌پردازد، می‌گوید: «مهندسان به بحث در مورد این واقعیت می‌پرداختند که همیشه در کارشان مزاحمت ایجاد می‌شد و این احساس وجود داشت که این مزاحمت‌ها از میزان بازدهی می‌کاهد.» این مطالعه شرح می‌دهد که چگونه پرلو یک «زمان سکوت» ابداع کرد، یک زمان از پیش برنامه‌ریزی شده که هیچ کس حق مداخله و ایجاد مزاحمت برای دیگری ندارد و به این ترتیب بازدهی افزایش پیدا کرد.
GSK ابزارهای دیگری هم پیدا کرد. اتاق‌های سکوت در اندازه‌های متنوع برای کارهای انفرادی مثل نوشتن و گفت‌وگوهای خصوصی شامل موضوعات حساس یا خاص و اتاق‌های بزرگ‌تر برای جلسات گروهی که نباید میان آنها وقفه یا مزاحمت ایجاد شود. هر طبقه نگهبانی دارد که کمک می‌کند تا استفاده از فضاهای انفرادی و اشتراکی را مدیریت کنند. همان طور برای ممانعت از بروز مکالمات ناخوشایند سه علامت طراحی شده که حاوی پیام‌های روشنی هستند: سبز برای «در دسترس»، زرد برای «الان برمی‌گردم» و قرمز برای «لطفا مزاحم نشوید.»
روتبارد اشاره می‌کند که یک تغییر اجتماعی عمده که در طرح‌های فضای باز مشترک است این احساس است که همیشه باید «در دسترس» باشی. اینکه کارمندان چگونه با این تغییر کنار بیایند ارتباط تنگاتنگی با شخصیت فردی افراد دارد. جنیفر ولف، مدیر توانایی‌های استراتژیک و ارتباطات در بخش امور پزشکی GSK، می‌گوید که اغلب از طریق مراجعان اتفاقی در راهروها کار بیشتری را می‌تواند به انجام برساند تا قرار ملاقات‌های برنامه‌ریزی شده.
راسل می‌گوید شرکت‌ها می‌توانند در برخی از بخش‌ها مانند مراکز تلفنی با افرادی قرارداد ببندند که کار را از خانه انجام دهند. در مورد اینگونه کارهای تکراری که راه تضمین بازدهی آن وجود دارد، کار کردن در خانه بسیاری از افراد را خوشحال می‌کند. تا وقتی که می‌توانید به نتایج قابل سنجشی دست یابید، مشکلی وجود ندارد.
اوسیم با این مساله موافق است که محل کار برای همیشه تغییر کرده است. «من به بسیاری از طبقات مدیریتی شرکت‌های جدید رفته‌ام که تقریبا نسخه مشابه همان چیزی است که هالیوود نزدیک به دو دهه پیش به عنوان طبقه مدیران خلق کرده بود - ده دفتر در یک طبقه، هر کدام متشکل از یک مدیرعامل یا مدیر امور مالی و بیرون هر دفتر یک منشی مدیر. این روزها بعضی مدیران حتی در ورودی دفتر را برمی‌دارند تا افراد را تشویق به وارد شدن کنند.»
زمان به سوی هم سطح کردن سلسله مراتب پیش می‌رود. این رویکرد اجرایی‌تر است و روش بهتری برای گرفتن اطلاعات در مورد آن چیزی است که اتفاق می‌افتد، اما اگر فلسفه مدیریت تغییر دیگری کند، می‌تواند منجر به اشکال متفاوت‌تری شود. یک احتمال این است که در آینده مدیریت بیشتر به یک امر مجازی بدل شود. وقتی افراد کمتری در دفتر باشند و تعداد بیشتر در سرتاسر جهان، شاید دیگر قرارگرفتن افراد در نزدیکی یکدیگر بی‌معنا باشد. همین جاست که باید دست نگه داریم تا زمانی که فلسفه مدیریتی بعدی شکل بگیرد.»
ارسال نظر