ابزار ایجاد ساختار پاسخگویی برای بیشینه کردن بهره‌وری و نتایج
سید محمد اعظمی نژاد* منبع: Mindtools در اغلب موارد کار تیمی روشی موثر برای رسیدن به اهداف تعریف شده در سازمان است و بدون شک، زمانی که اعضای تیم به خوبی با هم تعامل داشته باشند، نتایج خیره‌کننده‌ای حاصل می‌شود. متاسفانه عکس این قضیه هم صادق است، به عبارتی گروهی که اعضای آن توانایی تعامل را نداشته باشد، سرنوشتی جز شکست ندارد.
عوامل متعددی می‌تواند در عملکرد نامناسب یک تیم کاری نقش داشته باشد، اما چنانچه مسوولیت‌ها و مواردی که باید برای آن افراد پاسخگو باشند، شفاف شود، شناسایی نقاط ریسک عملکردی بسیار آسان‌تر خواهد شد.
هرچه نوع پروژه یا فعالیت تعریف شده در تیم پیچیده‌تر، از نظر زمانی حساس‌تر و نزدیک‌تر به بحران باشد، شفافیت نقش‌های افراد تیم اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. بدون مشخص شدن دقیق نقش‌ها، ممکن است اعضای تیم دچار تعارض، دوباره کاری و سردرگمی شوند و کارتیمی با این شرایط خسته کننده و ناکارآمد و به احتمال زیاد با کمترین نتایج قابل قبول خواهد بود. ابزار ماتریس RACI، ابزار کارآمدی است که ساختاردهی و شفافیت نقش‌های هریک از اعضای تیم را ممکن می‌سازد. این ماتریس یک جدول ساده است که در آن مسوولیت‌های افراد به خوبی مشخص می‌شود و با استفاده از آن می‌توانید اطمینان حاصل کنید، شرایط برای مراقبت از عملکرد افراد تیم مهیا شده است.

معرفی ابزار
RACI، مخفف چهار واژه زیر است:
R: مسوول (Responsible)
A: پاسخگو (Accountable)
C: مشاور (Consulted)
I: مطلع شونده (Informed)
پس از فهرست کردن کامل کارهاو مشخص کردن هر یک از نقش‌های چهارگانه‌ای که ذکر شد، با استفاده از ابزار ماتریس RACI، به آسانی مشخص می‌شود که چه شخصی مسوول یا پاسخگو است، از چه کسی در صورت نیاز باید مشورت گرفت و به چه کسی فقط باید نتیجه کار را اطلاع داد.
مسوول(R): افرادی هستند که کار اجرایی به عهده آنها است و وظیفه هماهنگی و تصمیم‌گیری را برای انجام کار بر عهده دارند، ممکن است برای یک فعالیت، چند نفر این مسوولیت را برعهده داشته باشند.
پاسخگو(A): این فرد صاحب و مالک فعالیت است. وظیفه فرد «پاسخگو» است که شروع و اتمام کار را تایید کند. این فرد باید اطمینان حاصل کند تمام مسوولیت در ماتریس RACI به افراد اختصاص داده شده است. در ابزار RACI برای هر فعالیت تنها یک نفر می‌تواند نقش «پاسخگو» را داشته باشد.
مشاور(C):این افراد کسانی هستند که در فرآیند انجام کار به تیم مشورت می‌دهند و جز افراد اثرگذار برای انجام بهتر فعالیت هستند.
مطلع شونده(I): این افراد باید از وضعیت پیشرفت فعالیت یا تصمیم‌گیری‌های مرتبط با آن به روزرسانی و آگاه شوند، اما نیازی به اخذ مشورت و درگیر شدن این افراد در کار نیست.

چگونه از این ابزار استفاده کنیم؟
برای استفاده این ابزار، گام‌های زیر را برای تکمیل ماتریس RACI بردارید:
۱) کلیه وظایف، فعالیت‌ها و تصمیم‌گیری‌های تیم خود را فهرست کنید. بهتر است برای این کار همه اعضای تیم خود را درگیر کنید.
۲) کلیه نقش‌های افراد را در تیم خود فهرست کنید.
۳) سپس ماتریسی از دو فهرستی که تهیه کرده‌اید، ایجاد کنید. وظایف، فعالیت‌ها و تصمیم‌گیری‌ها را در ستون اول فهرست کنید و سپس نقش‌ها را در ردیف اول ماتریس لیست کنید.


(ماتریس نمونه تکمیل شده RACI)
۱) اکنون برای هر وظیفه ذکر شده، RACI را جاگذاری کنید. مشخص کنید چه کسی است مسوول، پاسخگو، مشاور و مطلع شونده است.
۲) در مرحله بعد، RACI برای هر ردیف به دقت کنترل کنید. برای هر ردیف:
 باید یک فرد پاسخگو(I) تعیین کنید.
 باید حداقل یک مسوول(R) تعیین کنید.
 وجود مشاور یا مطلع شونده برای هر ردیف اختیاری است.
به یاد داشته باشید بیشتر شدن تعداد افراد مشاور یا مطلع شونده ممکن است موجب بروز تعارض در تیم شود.
۳) پس از حصول اطمینان از درستی تکمیل ماتریس، کاربعدی تجزیه و تحلیل آن است. تجزیه و تحلیل شما می‌تواند با طرح سوالاتی شبیه به موارد زیر انجام شود:
 آیا فرد یا واحدی در ماتریس وجود دارد که مسوولیت‌های زیادی برایش در نظر گرفته شده باشد؟
 آیا فردی که به عنوان پاسخگو انتخاب شده، توانایی‌های لازم را برای هماهنگی و نظارت با افراد تیم دارد؟
 آیا فردی وجود دارد که به طور همزمان در چند وظیفه درگیر باشد؟ اگر چنین است شاید نیاز به اولویت‌بندی وظایف برای وی داشته باشید.
۴) در مرحله آخر ماتریس RACI را برای اعضای تیم به طور کامل تشریح کنید و در صورتی که نیاز شد در مقاطع مختلف زمانی آن را به روز نمایید.
* عضو هیات‌رییسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران
(hrjournalist.blogfa.com)