سید محمد اعظمی نژاد* منبع: Mindtools در دنیای امروزی تغییر در کسب و کار موضوعی عادی است. اختراعات جدید، کارهای پروژه محور، پیشرفت‌های تکنولوژیک و برنده بودن در بازار رقابت، تمام این عوامل ما را به استقبال از «تغییر» تشویق ‌‌می‌کنند. تغییر ‌‌می‌تواند در محدوده‌‌ای کوچک یا اینکه تغییرات در سطح کل سازمان باشد، اما در هر دو حالت تغییر معمولا همراه با چالش، مقاومت و اضطراب در سازمان رخ می‌دهد. معرفی ابزار ابزارهای شناخته شده‌ای برای مدیریت تغییر وجود دارد. جان کاتر در کتابی با عنوان «رهبری تغییر» ابزاری برای پیاده سازی تغییر پیشنهاد کرده است. در این نوشتار با این ابزار کاربردی آشنا خواهید شد. گام ۱) برای تغییر، اضطرار ایجاد کنید؛ برای اجرای موفق یک تغییر، باید همه اعضای سازمان خواهان آن باشند. ایجاد حس اضطرار و نیاز جدی ‌‌می‌تواند روشی برای آمادگی کارکنان برای تغییر باشد. کارکنان سازمان باید آنقدر تهییج شوند که آن را برای حیات خود و سازمان مهم بدانند. نکات راهنما: • تهدیدات بالقوه را شناسایی کنید و سناریویی بسازید که نشان ‌‌می‌دهد در آینده چه اتفاقاتی ‌‌می‌افتد. • از هر فرصت در دسترسی، برای بیان ضرورت تغییر استفاده کنید. • با کارکنان صادقانه گفت‌وگو کنید و دلایلی قانع کننده برای تغییر بیاورید. • از نظرات ذی نفعان اصلی مانند مشتریان و سهامداران برای تقویت دلایل اضطرار کمک بگیرید. گام ۲) ائتلافی قدرتمند تشکیل دهید؛ متقاعد کردن کارکنان لازمه تغییر است. این موضوع نیاز به رهبری قوی و حمایت افراد کلیدی سازمان دارد. مدیریت تغییر به تنهایی کافی نیست بلکه باید تغییر را رهبری کنید. برای رهبری تغییر، نیاز به ائتلافی قوی از افراد بانفوذ سازمان دارید که به منابع قدرت از جمله جایگاه شغلی، تخصص و پذیرش در کارکنان دسترسی دارند. پس از تشکیل «ائتلاف تغییر»، با آنها به صورت یک تیم کار کنید و به ایجاد اضطرار و حرکت به سمت تغییر با این تیم ادامه دهید. نکات راهنما: • رهبران واقعی سازمان را شناسایی کنید. • از این افراد کلیدی تعهد عاطفی برای همراهی بگیرید. • تغییر را با ائتلاف این افراد ادامه دهید. • اطمینان حاصل کنید که در ائتلاف شما افراد کلیدی از بخش‌ها و سطوح مختلف حضور دارند. گام ۳) برای تغییر یک چشم‌انداز خلق کنید؛ احتمالا وقتی که برای اولین بار به ایجاد تغییر در سازمان فکر ‌‌می‌کردید، ایده‌ها و راه‌های زیادی در ذهن شما جریان داشته است، با استفاده از همین مفاهیم چشم‌اندازی قابل درک و به یادماندنی از تغییر برای کارکنان بسازید. یک چشم‌انداز روشن، ‌‌می‌تواند به درک بهتر افراد برای درخواست شما برای تغییر کمک کند. نکات راهنما: • ارزش‌هایی که برای ایجاد تغییر ضروری هستند، تعیین کنید. • جمله‌ای کوتاه به عنوان چشم‌انداز «آینده سازمان» بعد از ایجاد این تغییر بسازید. • برای رسیدن به این چشم‌انداز استراتژی تعریف کنید. • اطمینان حاصل کنید که همه اعضای ائتلاف ‌‌می‌توانند چشم‌انداز را در پنج دقیقه توصیف کنند. • برای تبیین چشم‌انداز تغییر، تمرین کنید. گام ۴) از طریق چشم‌انداز تغییر، با کارکنان ارتباط برقرار کنید؛ چگونگی آنچه پس از خلق چشم‌انداز انجام ‌‌می‌دهید، میزان موفقیت شما را تعیین ‌‌می‌کند. باید به طور روزانه پیام‌هایی قدرتمند و مکرر از چشم‌انداز تغییر به کارکنان بدهید. این موضوع را تنها به جلسات کاری محدود نکنید. نکات راهنما: • از هر فرصتی برای صحبت در مورد چشم‌انداز تغییر استفاده کنید. • به طور آشکارا و صادقانه به کارکنان نشان دهید که دغدغه‌های آنها چگونه با تغییر پاسخ داده ‌‌می‌شود. گام ۵) موانع را از سر راه بردارید؛ اگر گام‌های قبلی را به خوبی برداشته باشید، در این نقطه ‌‌می‌توان خوش بین بود که کارکنان به همراهی در تغییر مورد نظر شما علاقه‌مند شده‌اند. اما آیا هیچ‌کس در مقابل تغییرات مقاومت نمی‌کند؟ یا فرآیندها یا ساختارهایی در سازمان وجود ندارد که مانع راه تغییر شود؟ نکات راهنما: • ساختار سازمانی، شرح مشاغل و سیستم منابع انسانی سازمان را بررسی کنید و از اینکه چشم‌انداز تغییر را پشتیبانی کنند، اطمینان حاصل کنید. • افرادی که به پیاده سازی تغییر کمک ‌‌می‌کنند شناسایی و تشویق کنید. • افرادی که در مقابل تغییر مقاومت ‌‌می‌کنند شناسایی و نیازهای آنها را بررسی کنید. گام ۶) پیروزی‌های کوتاه مدت ایجاد کنید؛ هیچ چیز به‌اندازه موفقیت به افراد انگیزه نمی‌دهد. به سازمان خود طعم خوب حاصل از تغییر را در ابتدای راه آن بچشانید. ‌‌می‌توانید در یک بازه زمانی کوتاه مدت، نتایج حاصل از تغییر را به کارکنان نشان دهید. نکات راهنما: • پروژه‌های بدون ریسکی را انتخاب و اجرا کنید که اطمینان دارید بدون حمایت منتقدان تغییر انجام‌پذیر است. • افرادی که در رسیدن نتایج کوتاه مدت تغییر کمک ‌‌می‌کنند، مورد تشویق قرار دهید. گام ۷) تغییر را به تدریج اعمال کنید؛ علت شکست بسیاری از پروژه‌های تغییر این است که خیلی زودهنگام به کارکنان اعلام شده است. تغییر واقعی در سازمان نیاز به نفوذ عمیق در بین کارکنان دارد. پیروزی‌های کوتاه مدت ‌‌می‌تواند مقدمه‌‌ای برای اعمال تدریجی تغییر باشد. نکات راهنما: • بعد از کسب هر نتیجه کوتاه مدت در تغییر، تجزیه و تحلیل انجام دهید و موارد بهبود را شناسایی کنید. • سعی کنید به ائتلاف تغییر خود افراد جدیدی اضافه کنید تا سرعت ایجاد تغییر را بالاتر ببرید. گام ۸) تغییرات را در فرهنگ سازمانی نهادینه کنید؛ در نهایت هر گونه تغییری، باید بخشی از فرهنگ سازمانی شما شود، این موضوع حتی ممکن است بر ارزش‌های سازمانی نیز تاثیرگذار باشد. نکات راهنما: • در هر فرصتی از نتایج کسب شده از تغییر صحبت کنید. • اعضای ائتلاف تغییر خود را به طور رسمی‌ در سازمان معرفی کنید. *عضو هیات رییسه کمیته تخصصی توسعه- انجمن مدیریت منابع انسانی ایران