مثلث آهنین مدیریت پروژه
ابزار توازن بودجه، محدوده و برنامه
سید محمد اعظمی نژاد* منبع: Mindtools-PMI. org در اغلب پروژهها هزینه، محدوده و زمان، عوامل کاملا مرتبط و به هم پیوستهای هستند و تغییر در هریک از محدودیتهای کلیدی، تاثیر زیادی بر دیگری و از همه مهمتر کیفیت پروژه دارد. در این نوشتار سعی خواهد شد ارتباط بین سه محدودیت هزینه، محدوده و زمان به عنوان ابزاری موثر برای انجام با کیفیت یک پروژه معرفی شود. معرفی ابزار در هر پروژهای، سند مهمی به نام منشور پروژه وجود دارد و در این سند، نیازمندیهای اصلی پروژه برای اتمام موفق آن ذکر میشود.
سید محمد اعظمی نژاد* منبع: Mindtools-PMI.org در اغلب پروژهها هزینه، محدوده و زمان، عوامل کاملا مرتبط و به هم پیوستهای هستند و تغییر در هریک از محدودیتهای کلیدی، تاثیر زیادی بر دیگری و از همه مهمتر کیفیت پروژه دارد. در این نوشتار سعی خواهد شد ارتباط بین سه محدودیت هزینه، محدوده و زمان به عنوان ابزاری موثر برای انجام با کیفیت یک پروژه معرفی شود.
معرفی ابزار
در هر پروژهای، سند مهمی به نام منشور پروژه وجود دارد و در این سند، نیازمندیهای اصلی پروژه برای اتمام موفق آن ذکر میشود. اطلاعات مهمی در این سند ذکر میشود که از جمله مهمترین آنها، محدوده پروژه، هزینه و زمان پروژه است. این محدودیتها به عنوان مثلث آهنی در نظر گرفته میشوند، به این دلیل که شما به ندرت میتوانید یکی از این سه عامل را بدون اثرگذاری بر دیگر عوامل تغییر دهید.
نحوه تحویل پروژه بر اساس این محدودیتها کیفیت خروجی کار شما را - به صورت مثبت یا منفی- ارائه میدهد.
هنر مدیریت پروژه برای تیم پروژه(و نه فقط برای مدیر پروژه) اجرایی کردن پروژه بر اساس محدودیتهای محدوده، زمان و هزینه است. زمانی که شما در مسیر پروژه به مسالهای برخورد میکنید، مدیریت پروژه بهترین راهحل ممکن را پیشروی شما قرار میدهد، که البته این گزینه با گزینه راهحل ایدهآل میتواند متفاوت باشد.
توجه داشته باشید که در مدیریت پروژه سه عامل سرعت، قیمت و کیفیت معمولا مورد تاکید قرار میگیرند، اما اغلب میتوانید دو مولفه از این موارد را در کنار هم داشته باشید:
• اگر پروژه را باسرعت بالا و قیمت ارزانتر تحویل دهید، ممکن است از کیفیت کاسته شود.
• اگر پروژه را با سرعت بالا و کیفیت خوب تحویل دهید، هزینه بالاتری خواهد داشت.
• اگر پروژه را با کیفیت و قیمت ارزانتر تحویل دهید، انجام آن زمان بیشتری نیاز خواهد داشت.
تصمیم گیری براساس ابزار مثلث آهنی مدیریت پروژه؛ با استفاده مناسب از این ابزار خواهید توانست عوامل تاثیرگذار بر مثلث آهنی مدیریت پروژه را شناسایی کنید. بهتر است قبل از شروع پروژه، بالاترین سطح مورد انتظار کارفرما را در مورد رئوس مثلث آهنی به خوبی درک کنید. این مهم است که بدانید در خصوص مولفههای محدوده، هزینه، زمان و الزامات کیفی چقدر انعطافپذیری از سوی کارفرما وجود دارد. بنابراین قبل از آغاز به کار روی عوامل سه گانه مثلت آهنی پروژه تمرکز کنید:
عامل زمان
• مسیر بحرانی پروژه را مرور کنید. آیا فعالیتهای قابل حذفی در این مسیر وجود دارد؟
• برای کاهش زمان کلی تحویل پروژه، برنامهریزی مجددی با فعالیتهای متفاوت، یا تقدم و تاخر متفاوت انجام دهید. آیا فعالیتهایی همزمان و مشابهی وجود دارند که موجب کاهش زمان کلی تحویل پروژه شوند؟
• آیا زمانهای احتمالی برای هر مرحله از پروژه در نظر گرفتهاید؟ آیا از زمانهای احتمالی برای ذخیره و کوتاه کردن زمان کلی پروژه میتوانید برای انجام فعالیتهای باقی مانده استفاده کنید؟
• فعالیتهای تعریف شده در برنامه را مرور کنید. آیا همه این فعالیتها برای تحویل پروژه ضروری هستند؟ هیچ فعالیت غیرضروری و قابل حذفی وجود ندارد؟
عامل محدوده
• آیا تغییر در محدوده پروژه برای تحویل دهی به موقع آن ضروری است؟ آیا میتوان فاز فعلی محدوده پروژه را به نحوی تغییر داد که «لیست آرزوهای کارفرما!» به فاز بعدی منتقل شود؟
• آیا میتوانید برخی موارد محدوده فاز فعلی را به فاز بعدی منتقل کنید؟
آیا ادامه پروژه براساس محدوده تعریف شده منطقی هست؟ آیا نیازی نیست جهت شناسایی و استخراج نیازهای محدوده، پروژه را به حالت تعلیق درآورید؟
توجه داشته باشید که برای کاهش احتمال محدوده پروژه در طول انجام پروژه، مشارکت و تایید ذی نفعان پروژه در مراحل ابتدایی تعریف فازهای پروژه امری ضروری است. به کارفرما تاکید کنید در صورت تغییر در محدوده در حین انجام پروژه توان انجام آن را نخواهید داشت.
عامل هزینه
• آیا میتوانید فعالیتها را با هزینه کمتری انجام دهید؟ یا از منابع یا اجزای ارزانتری استفاده کنید؟ آیا این کار را میتوانید بدون تاثیر منفی بر الزامات کیفی پروژه انجام دهید؟
• آیا تمام فعالیتهای تعریف شده پروژه در راستای تحقق اهداف پروژه است؟ آیا میتوانید برخی از فعالیتها را متوقف یا حذف کنید؟
به یاد داشته باشید چالش اغلب مدیران پروژه، تحقق اهداف پروژه بر اساس محدودیتهای «مثلث آهنی» شامل محدوده، هزینه و زمان بدون تاثیرگذاری بر کیفیت کلی است. بدیهی است ابزارهای متنوعی برای حمایت از شما در چرخه حیات پروژه وجود دارد که ابزار معرفی شده، میتواند یکی از آنها باشد. ذکر این نکته حائز اهمیت است که در شرایط امروزی کسبوکار، اندازهگیری موفقیت شما میتواند به عواملی فراتر از «مثلث آهنی» نیز ارتباط داشته باشد. میزان سطح اعتماد کارفرما و نحوه تعامل، از جمله مواردی است که میتواند همیشه شما را به مدیر پروژهای قابل احترام و همیشگی برای کارفرمایان تبدیل کند.
*عضو هیات رییسه کمیته تخصصی توسعه-انجمن مدیریت منابع انسانی ایران (hrjournalist.blogfa.com)
ارسال نظر