ابزار سازماندهی و پیشرفت در سازمان

سید محمد اعظمی‌نژاد* منبع: Mindtools هر کس که تاکنون کارگاهی آموزشی را برنامه‌ریزی و اجرا کرده، به شما خواهد گفت کار بزرگی را انجام داده است. چرا که این کار نیاز به سازمان‌دهی، تمرکز و میزان زیادی خلاقیت دارد. بنابراین باید دید چطور می‌توان خود را برای برگزاری یک کارگاه آموزشی مرتبط، بهره‌ور و به یا ماندنی آماده کرد؟ برخی از افراد از رفتن به کارگاه‌های آموزشی متنفرند. چون فکر می‌کنند این کار اشتباه است و آن را اتلاف پول و زمان می‌دانند، اما اگر برنامه‌ریزی خوبی برای یک کارگاه آموزشی انجام شده باشد، به طور باور نکردنی می‌تواند برای افراد شرکت‌کننده ارزشمند باشد. کارگاه های آموزشی بهترین محل برای یادگیری تعاملی، ایجاد ارتباطات و حل مسائل است. به همین دلیل برنامه‌ریزی پیش از آن بسیار مهم است. معرفی ابزار؛ برای اطمینان از اینکه کارگاه آموزشی که برگزار خواهید کرد، تبدیل به تجربه‌ای ارزشمند برای همه حاضرین آن باشد این مراحل را دنبال کنید: گام اول: اهداف کارگاه را تعریف کنید هر کارگاه آموزشی باید هدف داشته باشد. آیا شما نیاز به بهبود روش‌های استخدام در شرکت دارید؟ آیا می‌خواهید به مدیران، آموزش دهید که چگونه سازماندهی بهتری داشته باشند؟ آیا می‌خواهید رویکرد جدیدی را در سازمان معرفی کنید؟ و مواردی مثل این. بسیاری از کارگاه‌های آموزشی به دلیل عدم وجود یک هدف روشن منجر به اتلاف وقت می‌شوند. گام دوم: تصمیم بگیرید چه کسانی در کارگاه شرکت کنند آگاهی از اینکه چه کسانی در کارگاه شرکت می‌کنند، به طور مستقیم با اهداف شما در ارتباط است. به عنوان مثال، اگر قرار است که هدف کارگاه، ارائه یک راه‌حل برای یک مشکل باشد، احتمالا به ۱۰ شرکت‌کننده کلیدی نیاز دارید،اگر هدف، روی آموزش متمرکز است، بنابراین به گروهی بزرگ‌تر نیاز دارید که برای بحث به گروهای کوچک‌تر تقسیم شوند. پس لیستی از افرادی که نیاز است در کارگاه باشند، تهیه کنید. گام سوم: مکان مناسب انتخاب کنید اگر شما ۱۰ شرکت‌کننده دارید، احتمالا یک اتاق کنفرانس برای برگزاری کارگاه آموزشی مناسب خواهد بود، اما اگر تعداد شرکت‌کنندگان ۵۰ نفر است شما ممکن است مجبور باشید مکانی بزرگ‌تر پیدا کنید. وقتی مکان را پیدا کردید درباره جزئیات اجرایی و تدارکات کارگاه فکر کنید. اگر به یک تکنولوژی خاصی مثل ویدئو کنفرانس نیاز دارید بررسی کنید آیا آن مکان می‌تواند این نیاز شما را پشتیبانی کند؟ آیا امکانات مناسب برای زمان‌های تنفس در طول کارگاه وجود دارد؟ گام چهارم: دستور جلسه تهیه کنید اکنون که هدف اولیه کارگاه و شرکت‌کنندگان را می شناسید، می‌توانید رئوس مطالبی را که به رسیدن شما به دستور جلسه کمک می‌کند تهیه کنید: • نکات اصلی؛ لیستی از اهداف اصلی برای بحث و گفت‌وگو مورد نظر با شرکت‌کنندگان تهیه و سپس هرهدف را به اهدافی کوچک و جزئی تقسیم کنید. • وسایل کمک آموزشی؛ اگر از وسایل کمک آموزشی استفاده می‌کنید، لیست آن را تهیه کنید. تهیه این لیست به افرادی که در برگزاری کارگاه از شما حمایت فنی می‌کنند، کمک می کند تا با تمرکز بهتری به شما خدمات ارائه کنند. • بحث‌ها و فعالیت‌ها؛ لیستی از بحث‌ها و فعالیت‌هایی که در مقاطع مختلف کارگاه باید اجرا شود تهیه کنید. تخمین بزنید هر تمرین چه مدت زمانی از کارگاه را به خود اختصاص می‌دهد؟ اطمینان حاصل کنید که فعالیت‌های شما برای تعداد افراد کارگاه مناسب هستند و اینکه محل مورد نظر برای اجرای فعالیت‌های کارگاه مناسب است. به یاد داشته باشید هر چه طرح و برنامه‌تان جزئی‌تر باشد، بیشتر اطمینان حاصل خواهید کرد که جلسه طبق برنامه‌ها پیشرفت داشته و موفق می‌شود. گام پنجم: از مخاطبین بازخورد بگیرید تنها روشی که شما پی می‌برید که جلسه موفقیت‌آمیز بوده یا نه این است که یک برنامه پیگیر موثر داشته باشید. پرسشنامه ای را طراحی و در پایان جلسه به همه شرکت‌کنندگان داده و به آنها فرصت دهید تا نظراتشان را درباره پیشبرد این برنامه به اشتراک بگذارند. اگر چه این کار می‌تواند کمی نگران‌کننده باشد اما تنها راه برای یادگیری و بهبود برای دفعات بعدی است. همچنین مهم است که برنامه‌ای برای تبادل تصمیماتی که در کارگاه آموزشی گرفته شده است، داشته باشید. آیا به همه افراد، ایمیلی با ذکر جزئیات تصمیمات کارگاه خواهید فرستاد؟ آیا آن را روی اینترانت شرکت قرار خواهید داد ؟ افراد باید بدانند که تلاش طاقت فرسای آنها به نتیجه رسیده است، بنابراین بعد از به پایان رسیدن جلسه آنها را در جریان کارها یا فعالیت‌ها قرار دهید. • در طول کارگاه، افراد را مشارکت دهید. به اینکه چطور به کارگاه شور و هیجان دهید تا برای شرکت‌کنندگان جذاب باشد، فکر کنید. شما موضوعاتی راکه قرار است به آن بپردازید، می‌دانید اما چگونه مباحث را برای مخاطبین سرگرم‌کننده و به یاد ماندنی مطرح می‌کنید. مشارکت تمامی افراد، کلید اصلی یک کارگاه موفق آموزشی است. بنابراین تمرین‌های گروهی متفاوت و خلاقانه برای هر کارگاه آموزشی طراحی و اجرا کنید. این نکات را به یاد داشته باشید: - بسیاری از افراد هنگام صحبت کردن در یک جمع غریبه عصبی می‌شوند. اگر تمریناتی گروهی را برنامه‌ریزی می‌کنید، گروه‌ها را به گروه‌های کوچک‌تر تبدیل کنید تا افراد در هنگام صحبت و ارتباط با یکدیگر راحت‌تر باشند. گاهی اوقات ضرورتی ندارد همه افراد تا آخر جلسه بمانند، برای مثال ممکن است مدیرعامل نتواند در تمام طول جلسه حضور داشته باشد. تشخیص دهید که گرفتارترین شرکت‌کننده در چه قسمت‌هایی باید حضور داشته باشد و پیشاپیش زمان رسیدن یا ترک جلسه را به آنها پیشنهاد دهید. آنها از توجهات شما قدردانی به عمل خواهند آورد. به خاطر داشته باشید برگزاری کارگاه‌های آموزشی ابزاری قوی برای تقویت مهارت ارتباطی شما با همکاران است. *عضو هیات رییسه کمیته تخصصی توسعه- انجمن مدیریت منابع انسانی ایران (hrjournalist.blogfa.com)