ابزار ارزیابی تامین‌کنندگان

سید محمد اعظمی‌نژاد* منبع: Mindtools در هر کسب‌وکاری که باشید، با تامین‌کنندگانی مواجه هستید، اما چگونه مطمئن می‌شوید آنها استانداردهای شما را برآورده می‌سازند؟ تاکنون برای شما پیش آمده است که با تامین‌کننده‌ای شروع به همکاری کنید و بعد از مدتی به این نتیجه برسید که انتخاب نادرستی داشته‌اید؟ برای مثال ممکن است تامین‌کننده‌ای پیدا کنید که قیمت پیشنهادی مناسبی ارائه کرده است اما بعدا متوجه می‌شوید که استانداردهای کیفی پایینی داشته است یا از نظر نحوه ارتباط و پاسخگویی ضعیف عمل می‌کند. عدم تطابق میان نیازهای شما و عرضه یک تامین‌کننده می‌تواند منجر به ایجاد هزینه‌های اضافی، تاخیر و حتی آسیب به شهرت سازمان شما شود.

سید محمد اعظمی‌نژاد* منبع: Mindtools در هر کسب‌وکاری که باشید، با تامین‌کنندگانی مواجه هستید، اما چگونه مطمئن می‌شوید آنها استانداردهای شما را برآورده می‌سازند؟ تاکنون برای شما پیش آمده است که با تامین‌کننده‌ای شروع به همکاری کنید و بعد از مدتی به این نتیجه برسید که انتخاب نادرستی داشته‌اید؟ برای مثال ممکن است تامین‌کننده‌ای پیدا کنید که قیمت پیشنهادی مناسبی ارائه کرده است اما بعدا متوجه می‌شوید که استانداردهای کیفی پایینی داشته است یا از نظر نحوه ارتباط و پاسخگویی ضعیف عمل می‌کند. عدم تطابق میان نیازهای شما و عرضه یک تامین‌کننده می‌تواند منجر به ایجاد هزینه‌های اضافی، تاخیر و حتی آسیب به شهرت سازمان شما شود. در این نوشتار ابزار ارزیابی و شناسایی تامین‌کنندگان به روشی مناسب ارائه می‌شود. معرفی ابزار استفاده از این ابزار به صورت یک چک لیست می‌تواند در ارزیابی تامین‌کنندگان مفید واقع شود. با این ابزار می‌توانید جنبه‌های مختلف کسب‌وکار یک تامین‌کننده را تجزیه و تحلیل کنید و درک گسترده‌ای از اثربخشی و توانایی عرضه تامین‌کننده مورد نظر به دست آورید. این ابزار قدرت چانه زنی شما برای قیمت را نیز بالا می‌برد؛ بعید به نظر می‌رسد تامین‌کننده‌ای در تمامی موارد چک لیست ارزیابی قوی داشته باشد و دقیقا با استفاده از همین نکته می‌توانید برای چانه‌زنی از قیمت پیشنهادی استفاده کنید، به ویژه اگر احساس کنید نقاط ضعف شناسایی شده می‌تواند برای کسب‌وکار شما ریسک ایجاد کند. برای ارزیابی تامین‌کنندگان این مولفه‌ها را باید بررسی کنید: ۱. صلاحیت (competency) ابتدا بررسی کنید صلاحیت تامین‌کننده پیشنهادی چگونه است. ارزیابی کاملی از توانایی و قابلیت‌های تامین‌کننده در مقابله نیازهای خود انجام دهید و بازخوردی نیز از دیگر مشتریان او بگیرید. بررسی کنید مشتریان دیگر چقدر از همکاری با این تامین‌کننده رضایت دارند؟ آیا در طول همکاری با مشکلی مواجه شده‌اند؟ و مشتریان سابق این تامین‌کننده چرا با او قطع رابطه کرده‌اند؟ ۲. ظرفیت (capacity)- تامین‌کننده باید بتواند ظرفیت خود را با نیازها و درخواست شما تطبیق دهد. بنابراین باید بدانید با توجه به احتمال تامین همزمان برای مشتریان دیگر،چگونه می‌خواهد به سرعت به تقاضای شما پاسخ دهد؟ به منابع در اختیار تامین‌کننده نیز به خوبی توجه کنید. آیا با این میزان از منابع توان پاسخگویی به درخواست‌ها و نیازهای شما هست؟(منابع در اختیار تامین‌کننده می‌تواند شامل مواردی چون نیروی انسانی، تجهیزات، انبار و توان ذخیره‌سازی و.. باشد) ۳. تعهد (Commitment)- تامین‌کننده نیاز به ارائه شواهدی برای تعهد به رعایت استانداردهای بالا کیفی دارد. همچنین تامین‌کننده باید تعهداتی چون تامین در بازه زمانی مشخص به شما ارائه دهد(به ویژه زمانی که سازمان شما قصد همکاری بلند مدت داشته باشد، این موضوع می‌تواند سنگ محک مناسبی برای تامین‌کننده باشد.) ۴. کنترل (control)- چگونه از یکنواختی کیفیت محصول به خصوص زمانی که منابع محدود و کمیاب هستند اطمینان حاصل می‌کنید؟ اینکه تامین‌کننده شما چه میزان در راستای سیاست‌های شما حرکت می‌کند و همچنین در سازمان وی فرآیندها، دستورالعمل‌ها و زنجیره تامین سیستمی و در حال مدیریت هستند، باید تحت کنترل شما باشد. ۵. نقدینگی (cash)- تامین‌کننده شما باید در شرایط مالی مناسب قرار داشته باشد. شرکت‌های با نقدینگی کم به احتمال زیاد در شرایط اقتصادی با نوسانات زیاد بسیار نامطمئن هستند و به راحتی زمین می‌خورند. بنابراین نیاز است شما بدانید وضعیت تامین‌کننده شما از نظر نقدینگی چگونه است؟ و اینکه تامین‌کننده با چه شاخص‌هایی می‌تواند به شما اطمینان دهد که از نظر مالی وضعیت قابل قبولی دارد؟ ۶. قیمت (cost)- قیمتی که تامین‌کننده پیشنهادی به شما ارائه می‌دهد باید با قیمت تامین کنندگان دیگر قابل‌رقابت باشد. اکثر شرکت‌ها قیمت را به عنوان عامل کلیدی برای ارزیابی و انتخاب تامین‌کنندگان خود در نظر می‌گیرند. با این وجود عامل قیمت در این مقاله در اواسط موارد کنترلی لیست ارزیابی تامین‌کننده معرفی شده است؛ چرا که عواملی که اشاره شد همچون تعهد به کیفیت و سلامت مالی می‌تواند به صورت بالقوه اثر بسیاری بیشتری روی کسب‌وکار شما اثر بگذارد. ۷. یکنواختی (consistency)-چگونه اطمینان حاصل می‌کنید که تامین‌کننده شما در ارائه محصول یا خدمت، کیفیت بالای خود را حفظ می‌دارد؟ هیچ کس در همه زمان‌ها کامل و بدون ایراد عمل نمی‌کند. با این حال تامین‌کننده باید روش‌ها و فرآیندهایی برای اطمینان از یکنواختی کیفیت ارائه شده داشته باشد. رویکردهای تامین‌کننده را برای حصول اطمینان از یکنواختی سوال کنید. ۸. فرهنگ (culture)- بهترین روابط تجاری از تطابق ارزش‌ها و فرهنگ‌های کاری حاصل می‌شود. به همین دلیل موضوع فرهنگ در ارزیابی تامین‌کننده اهمیت پیدا می‌کند. به عنوان مثال اگر مهم ترین ارزش برای شما کیفیت و برای شرکت تامین‌کننده شما رعایت ضرب الاجل‌های زمانی باشد، ممکن است دچار تعارض در ادامه همکاری شوید. ۹. پاکیزگی زیست محیطی (clean)- این موضوع اشاره‌ای به تعهد تامین‌کننده شما به رعایت قوانین زیست محیطی و توسعه پایدار است. این مهم است که تامین‌کننده شما چه تاثیراتی بر محیط زیست می‌گذارد. از تامین‌کننده سوال کنید که در راستای تعهدات زیست محیطی چه اقداماتی انجام داده است؟ ایفای مسوولیت‌های اجتماعی وی در راستای محیط زیست چگونه بوده است؟ ۱۰. ارتباط (communication)- از تامین‌کننده بخواهید برنامه خود را برای دسترسی و تماس با شما ارائه کند. روش‌های ارتباطی را به طور شفاف مطالبه کنید و بالاخره اینکه از وی بخواهید یک نفر نماینده جهت تماس مستمر معرفی نماید. مهم‌تر اینکه باید در شرایط بحرانی تامین‌کننده به راحتی در دسترس شما باشد و بتوانید برای عبور از بحران به آسانی تا سطح مدیریت ارشد تامین‌کننده ارتباط برقرار کنید. *عضو هیات رییسه کمیته تخصصی توسعه- انجمن مدیریت منابع انسانی ایران ([e-mail])