ابزار شناسایی موارد مهم برای موفقیت

سید محمد اعظمی‌نژاد* منبع: Mindtools عوامل بحرانی موفقیت (Critical Success Factors) که به اختصار CSF خواهیم نامید، ابزاری ضروری برای شناسایی مجموعه فعالیت‌هایی است که باید انجام شود تا بتوانید به اهداف و ماموریت‌های کسب‌وکار یا پروژه خود دستیابی پیدا کنید. با تعریف CSF‌های خود، می‌توانید نقطه مرجع مشترکی برای هدایت و ‌اندازه‌گیری میزان موفقیت خود خلق کنید. به عنوان یک نقطه مرجع CSFها می‌توانند به هر فرد در یک گروه کمک کنند تا بداند چه چیزی واقعا برای موفقیت گروه اهمیت دارد و علاوه بر اینکه تاکیدی بر انجام درست کار فردی آنها دارد، باعث می‌شود تا با نگاه به اهداف کلی سازمان گام بردارند. CSFها، تعداد محدودی از عوامل کلیدی هستند که کسب نتیجه در آنها عملکرد رقابتی سازمان را تضمین می‌کند و اگر نتایج به دست آمده در آنها رضایت‌بخش نباشد، تلاش سازمان نیز در دوره زمانی مورد نظر راضی‌کننده نخواهد بود. تاکید مهم این است که این عوامل کلیدی باید به طور دقیق و مرتب تحت نظارت مدیران باشد. CSF‌ها به طور کاملا مستقیم به اهداف استراتژیک و ماموریت‌های سازمان وابستگی دارد. اهداف استراتژیک و ماموریت‌های سازمان، بر اهداف و آنچه باید به دست آید تمرکز دارد؛ در حالی که CSF‌ها به مهم‌ترین عوامل موثر بر این موضوعات که چه چیزی و چگونه باید به دست آید متمرکز است. استفاده از ابزار برای درک بهتر از یک مثال استفاده می‌کنیم. یک فروشگاه محصولات تازه کشاورزی با شرح ماموریت زیر را در نظر بگیرید:«تبدیل شدن به فروشگاه رتبه اول در خیابان اصلی با فروش محصولات با بالاترین کیفیت، تامین ۷۵درصد از محصولات از تولیدات ۲۴ ساعت قبل، تحت پوشش قرار دادن ۷۵ درصد منطقه و به دست آوردن رضایت ۹۸ درصدی مشتریان.» اهداف استراتژیک این فروشگاه، این موارد است:  به دست آوردن ۲۵درصد سهم مشتری محلی  تامین ۷۵ درصداز محصولات،از تولیدات ۲۴ ساعت قبل  رضایت ۹۸ درصدی مشتری  افزایش تنوع محصولات برای جذب مشتریان بیشتر  داشتن فضای کافی برای قرارگیری طیف متنوعی از محصول برای شناسایی CSF‌ها، باید چشم‌انداز و اهداف استراتژیک را به طور دقیق مورد بررسی قرار دهیم و ببینیم چه گزینه‌هایی کاندید برای CSF بودن هستند. در واقع شناسایی CSF‌ها، یک فرآیند تکرار شونده است، چشم‌انداز، اهداف استراتژیک و CSF‌های شما ذاتا به هم گره خورده‌اند و بهبود در هر کدام موجب توسعه دیگری خواهد شد. برای شناسایی CSF‌های خود این گام‌ها را بردارید: گام اول- برای کسب‌وکار یا پروژه خود چشم‌انداز و اهداف استراتژیک تعریف کنید.(در نوشتارهای آتی ابزار این کار در همین ستون معرفی خواهد شد) گام دوم- برای هر هدف استراتژیک از خود بپرسید: «چه عواملی از مجموعه فعالیت‌های تعریف شده برای رسیدن به این هدف حیاتی است؟» پاسخ به این سوال را به عنوان کاندید CSF قرار دهید. برای بهتر پاسخ دادن به این پرسش و استخراج CSF خود، می‌توانید در این چهار حوزه تمرکز بیشتری داشته باشید: عوامل صنعتی؛ این عوامل از ویژگی‌های خاص یک صنعت منتج می‌شوند و شامل عواملی است که سازمان برای رقابتی ماندن باید انجام دهد. عوامل محیطی؛ این عوامل تاثیرات کلانی را که محیط از عملکرد یک سازمان خواهد داشت، شامل می‌شود. مواردی چون تاثیر بر بازار، اقتصاد، رقبا و پیشرفت‌های تکنولوژیک در این مجموعه گنجانده می‌شود. عوامل استراتژیک؛ این عوامل ناشی از استراتژی رقابتی خاصی است که یک سازمان برای خود انتخاب می‌کند. عوامل اقتضایی؛ این عوامل ناشی از شرایط داخلی سازمان است. موانع خاص، چالش‌ها و... این دسته از CSF‌ها را تعیین می‌کند. گام سوم- لیست CSF‌های کاندید شده را برای استخراج عناصر حیاتی و بحرانی موفقیت،ارزیابی کنید. خروجی این ارزیابی CSF‌ها خواهند بود. نکته جالب اینکه ممکن است به موازات استخراج CSF‌ها، اهداف استراتژیک خود را اصلاح یا به اهداف استراتژیک جدیدی برسید. بنابراین ممکن است لازم باشد که این مرحله تکرار شود. گام چهارم- روش‌های‌اندازه گیری و پایش CSF‌ها را تعریف کنید. گام پنجم- CSF‌ها را با دیگر عناصر کسب‌وکار یا استراتژی خود ارتباط دهید. گام ششم- به طور مستمر CSF‌های خود را پایش و ارزیابی کنید و از روند بهبودی آنها، اطمینان حاصل کنید. فراموش نکنید بدون شناسایی و تمرکز بر عوامل بحرانی موفقیت، مانند خلبانی خواهید بود که نمی‌داند کدام شاخص‌ها در داشبورد کابین خلبان، مهم و کلیدی‌تر است و به همین دلیل ممکن است ناگهان در وسط آسمان بدون بنزین بمانید! *عضو هیات رییسه کمیته تخصصی توسعه-انجمن مدیریت منابع انسانی ایران(azaminejad@gmail.com)

ابزار شناسایی موارد مهم برای موفقیت