صاحبان کسب‌وکارهای کوچک معمولا زمان زیادی ندارند تا استراتژی‌هایی را توسعه دهند که سلامت مالی شرکت‌های آنها را به طور موثری کنترل کند. در نتیجه، بسیاری از آنها می‌دانند که شرکتشان برای بقا به چه چیزهایی نیاز دارد؛ اما نمی‌دانند عامل پیشرفت کسب وکارشان چیست. فرق بین بقا و پیشرفت در داشتن یا نداشتن نیروی کار اضافه برای یک کسب وکار خلاصه می‌شود. اگر بخواهید هر چند ماه یک بار نیروی جدیدی را آموزش دهید، وقت و منابع زیادی را به هدر می‌دهید؛ اما اگر تعداد نیروهای شما بیشتر از اندازه کسب وکارتان باشد، به شرکتتان آسیب می‌رسانید. شما باید بدانید برای قدرت دادن به شرکتتان به چه تعداد کارمند نیاز دارید، چه زمانی باید رشد کنید و چه زمانی تعداد کارمندانتان مناسب است. پیگیری چند معیار کلیدی کاملا نشان می‌دهد که چه حجمی از کار باید انجام شود و به چه تعداد کارمند نیاز دارید. بنابراین کارتان را با کنترل سه حوزه زیر شروع کنید: ۱) معیارهای آینده را در نظر بگیرید. بیشتر شرکت‌ها درآمد ثابت ماهانه ندارند. اگر دیدگاهی جامع نسبت به چشم‌انداز مالی شرکتتان داشته باشید، بهتر می‌توانید نوسانات جریان نقدی را تحمل کنید. البته نمی‌توانید در برابر هر نوسانی واکنش نشان دهید؛ اما می‌توانید فرق بین یک کسادی فصلی و یک رکود قابل‌توجه را تشخیص دهید تا بتوانید به سرعت و هوشمندانه عکس‌العمل داشته باشید. درآمد بیشتر شرکت‌ها در طول یک سال نوسان زیادی دارد. معیارهای اولیه که باید پیگیری کنید، عبارتند از: • داشتن رویکردی دراز مدت از جریان نقدی شرکت. کار را با شناخت دقیق استانداردها و بهترین عملکرد صنعت خود شروع کنید سپس نقشه‌ای از اینکه چه زمانی درآمد شرکت به اوج خود می‌رسد، تهیه کنید. • ترسیم تصویر دقیق فروش برای ۹۰، ۱۲۰ و ۱۸۰ روز آینده. بهتر است حتی تصاویری برای مدت زمان دورتر تهیه کنید تا بدانید چه حجمی از کار را نیاز است انجام دهید و به چه تعداد کارمند برای انجام این کار نیاز دارید. ۲) بهترین عملکرد صنعت خود را بشناسید و از آن استفاده کنید. به مشاورین و انجمن‌هایی که در صنعت حوزه کاری شما تخصص دارند، مراجعه کنید از نسبت متداول درآمد و مخارج بالاسری کارمندان را در کسب وکارهای مشابه کسب وکار خودتان اطلاع پیدا کنید. به عنوان مثال، استاندارد صنعت آژانس‌های تبلیغاتی، نسبت ۲۰-۲۵-۵۵ است؛ به این معنی که ۵۵ درصد درآمد ناخالص شما باید صرف حقوق و مزایا شود و ۲۵ درصد صرف مخارج بالاسری شود و ۲۰ درصد سود خالص برای شما باقی بماند. هر صنعتی حاشیه سود، چرخه فروش، میانگین دستمزد کارمندان و... خاص خود را دارد. دانش به شما قدرت می‌دهد و اگر معیارهایی اینچنین را در نظر بگیرید، هیچ‌گاه تعداد کارمندان مازاد بر نیاز شما نخواهد بود. ۳) یک برنامه کسب وکار جدید، فعال و جسورانه تهیه کنید اگر مطمئن هستید که مشتری جدیدی در راه است و فروش خوبی پیش رو دارید، منطقی است که کارمندانتان را نگه دارید؛ اما اگر کاری برای انجام دادن نباشد، حداقل به مدت ۹۰ روز نشانه‌ای کافی برای آن وجود نخواهد داشت. بنابراین تهیه یک طرح دینامیک و فعال جدید را جزو برنامه روزانه خود قرار دهید تا بدانید بهترین زمان برای قطع همکاری با یک کارمند چه زمانی است. اولویت‌های درست را اول قرار دهید اولویت اول شما نجات کسب وکارتان است. اما وقتی پای کارمندان به میان می‌آید، بسیاری از صاحبان کسب وکارهای کوچک نمی‌توانند به این اصل مهم وفادار بمانند. کارفرماها معمولا به دلیل تامل بیش از حد برای قطع همکاری با یک کارمند، گناهکار شناخته می‌شوند و گاهی این کار صدمه‌ای بیش از خالی شدن حساب بانکی شما ایجاد می‌کند. بسیار سخت است که اجازه دهیم یک کارمند خوب شرکت را ترک کند، فقط به این خاطر که کار کافی برای انجام دادن وجود ندارد؛ اما متاسفانه این بخشی از مالکیت یک کسب وکار است. با ارزیابی بی‌طرفانه سلامت مالی کسب وکارتان، احساسات را از این معادله کنار بگذارید. جریان نقدی، ذخایر مالی و چشم‌انداز‌های جدید کاری خود را بررسی کنید تا تصویری واقع‌گرایانه از اینکه تا چه مدت می‌توانید از پس پرداخت حقوق کارمندان برآیید، داشته باشید. به منظور آمادگی داشتن برای بدترین سناریوی ممکن، همیشه بدانید کارمندی که احتمالا قرار است عذر او را بخواهید چه کسی است و برنامه‌ای از پیش تعیین شده برای جایگزین کردن مهارت‌های او داشته باشید. در حالی که بیشتر موفقیت یک شرکت کوچک به توانایی‌های ذاتی صاحب آن بستگی دارد، با این حال تشخیص چگونگی و زمان تعدیل نیرو، نباید به صورت غریزی اتفاق بیفتد. در واقع، قبل از استخدام یا اخراج نیروی کار، اعداد و ارقام واقعیت را به شما می‌گویند: • پول نقد: تا چه مدت پشتوانه مالی قوی برای پرداخت لیست حقوق دارید؟ • چشم‌انداز: مشتریان شما چقدر به خرید محصولات نزدیکند؟ • چرخه فروش: «فصل کاری» صنعت شما چقدر نزدیک است؟ • دسترس‌پذیری: اخراج یک کارمند چه تاثیری بر بقیه کارمندان و کار فعلی شما خواهد داشت؟ کسب وکارتان را قربانی نکنید؛ تعداد کارمندان خود را هوشمندانه، به صورت استراتژیک و با رویکرد واضحی از آینده شرکتتان تعیین کنید. در این صورت، امروز محصولات بهتری ارائه می‌کنید و آمادگی دارید با چالش‌های آینده هم روبه‌رو شوید.