شناسایی نقاط ضعف شرکت

نویسنده: ژولی راینز

مترجم: سیمین راد

به عنوان مدیر یک کسب و کار موفق صبح زود وارد شرکت‌تان می‌شوید. کارمندان همگی مشغول کار هستند. با برخی از آنها احوالپرسی می‌کنید. جالب است که طی یک ماه اخیر همین فضا را از نزدیک حس کرده‌اید. آمار درآمدها و سودهای شرکت رو به افزایش است. خرید و فروش اوضاع نامناسبی ندارد. احساس‌تان می‌گوید که همه چیز دارد به خوبی پیش می‌رود. چه بسا در اندیشه استخدام کارمندان جدید یا افزایش حقوق کارمندان‌تان هم باشید. بله!«به نظر همه چیز خوب است!» اما شاید در زیر این آرامش و فعالیت، نوعی هیاهو و سکون در کار باشد. شاید همه یا برخی از کارمندان‌تان نقش بازی می‌کنند. شاید آنها از کمتر از نصف توانایی‌ها و زمان‌شان استفاده می‌کنند. شاید وقت زیادی در شرکت‌تان تلف می‌شود و هزینه‌هایتان در حال نابودی باشند. هنوز هیچ چیز نمی‌دانیم. باید شرکت‌تان را در وضعیت‌های مختلف محک بزنید. باید به دنبال نشانه‌هایی در این وضعیت‌ها باشید که کیفیت شرکت‌تان را نشان بدهند.

پس می‌خواهیم در جست‌وجوی مهم‌ترین نشانه‌هایی باشیم که واقعیت یک شرکت را برای مدیران آشکار می‌کند. در نهایت، این نشانه‌ها و نکته‌ها به مدیران یاری می‌رساند تا نقاط ضعف شرکت‌شان را شناسایی کنند. شناسایی نقاط ضعف یک شرکت اولین قدم در راستای بهبود وضعیت رشد و توسعه آن است.

تا زمانی که در باد موفقیت‌ها خوابیده باشید و نسبت به ایرادات‌تان آگاه نباشید، هرگز موفقیت واقعی را تجربه نخواهید کرد.موفقیت به امروز و فردا، این یا آن قرارداد ربطی ندارد.

موفقیت یک اتفاق طولانی مدت و انرژی‌بر است. موفقیت‌های یک‌روزه افتخاری ندارند. شرکتی موفق است که همواره در حال بهینه‌سازی موقعیت کاری خویش باشد. امروزه حتی تلاش برای بهینه‌سازی فعالیت یک شرکت نیز با جست‌وجوی این نشانه‌های معیوب آغاز می‌شود: عیب و نقص‌های شرکت‌تان در کجاها نهفته است؟ کدام یک از کارمندانتان از حضور در شرکت ناراضی هستند؟ چه کسانی واقعا کار می‌کند و چه کسی واقعا وقت تلف می‌کند؟ کسب و کارتان تا چه حدی می‌تواند رشد و توسعه یابد؟ این‌همه سوال‌هایی هستند که پس از شناسایی نقاط ضعف شرکت‌تان باید پرسیده شوند.

اما پیش از هر چیز اجازه دهید که نشانه‌های تضعیف، سستی، ناتوانی و سکون در یک شرکت را بررسی کنیم.

۱. «کسانی که همواره وقتشان را به تنهایی تلف می‌کنند.» این دسته از کارمندان معمولا ارتباط زیادی با کسی نمی‌گیرند و همواره سرگرم کار خودشان هستند؛ اما همین نشانه‌ای خطرناک است. کارمندان فعال همیشه با دیگر کارمندان در تماس مداوم هستند. آنها سعی می‌کنند تا نتایج کارشان را به گوش رییس شرکت برسانند و با او در تماس نزدیک باشند. کارمندانی که همواره با شما در تماس هستند، معمولا روابط خوب و موفقی را برای شرکت‌تان به بار می‌آورند.

اما کسانی که هیچ تماسی با شما ندارند، یا از طرف مدیران یا دیگر همکاران همراهی نمی‌شوند، بیشترین خطر را برای شرکت دارند. در این مورد دو راه وجود دارد: یا خودتان تلاش کنید با این اشخاص رابطه برقرار کنید، یا یک یا چند تن از کارمندان را مسوول این قضیه کنید. در هر صورت، باید بتوانید او را به خوبی محک بزنید.

در واقع، باید متوجه شوید که آیا او مشکل روحی و روانی دارد یا اینکه دارد وقتش را به خاطر نارضایتی از شرکت تلف می‌کند. اگر پاسخ شما مورد دوم است، او دیگر جایی در شرکت نباید داشته باشد.

۲. «کسانی که فقط و فقط مشغول به کار هستند.» این مورد درست در مقابل مورد قبلی است. اما چرا صحت دارد؟ چون هیچ کارمندی در بدترین و بهترین شرایط قرار ندارد. در واقع، کارمند شایسته نه در کارش افراط به خرج می‌دهد و نه کارش را ول می‌کند. یک کارمند شایسته دغدغه‌های کاری و غیرکاری زیادی دارد.

انسان هرگز یک ماشین نیست. انسان نه تنها کار می‌کند، بلکه به زندگی لبخند می‌زند و با دوستان و همکارانش ارتباط می‌گیرد. او در زمان کارش به خوبی کار می‌کند و با مدیران در تماس است.

اما در زمان‌های فراغت نیز خوش می‌گذارند و از زندگی‌اش لذت می‌برد. کارمندی که فقط مشغول کار است، یعنی از زندگی‌اش لذت نمی‌برد. این کارمند گرچه نیروی فعال بسیار خوبی است، اما می‌تواند در آینده دردسرساز شود. می‌توانید به این دسته از کارمندان مرخصی اجباری هدیه دهید.

۳. «کسانی که از خطر کردن می‌ترسند و شجاع نیستند.» شما مدیری هستید که برای رویکردهای نوآورانه و ابداعات کارمندانتان ارزش قائلید. به اعتقاد شما شجاعت کارمند در خطر کردن مهم‌ترین خصیصه آنها است.

در واقع، شما خودتان یک مدیر نوآور و موفق هستید. پس دوست دارید که کارمندانتان نیز قدرت خطر کردن و شجاعت داشته باشند.

دوست دارید که حتی اگر شکست خوردند، سرافکنده نشوند؛ چراکه شما هنوز از آنها حمایت خواهید کرد؛ چون آنها شجاعت به خرج داده و ترسو نبوده‌اند. پس کارمندانی که از خطر کردن در عرصه اقتصادی می‌ترسند و این قدرت را ندارند، باید اصلاح شوند.

شما باید به کارمندان‌تان اطمینان دهید که از نوآوری‌ها و بدعت‌های آنها حمایت خواهید کرد. کارمندان ترسو و بی‌خطر بیشترین ضرر را برای یک شرکت دارند.

۴. «کسانی که در مقابل انتقادات مدیران تدافعی یا تهاجمی برخورد می‌کنند.» کارمند شایسته کسی است که توأمان می‌توان از او تجلیل و انتقاد کرد. شما از تلاش‌های کارمندانتان قدردانی می‌کنید و در صورت لزوم از آنها گله هم می‌کنید.

هر شرکتی همچون یک خانواده است. اعضای خانواده باید هم از یکدیگر تجلیل کنند و هم یکدیگر را مورد نقد قرار دهند. یک کارمند شایسته ایرادات شرکت را به گوش مدیران می‌رساند.

در عین حال، او ظرفیت نقدپذیری نیز دارد. مدیر شرکت صلاح شرکت را می‌خواهد. او در جست‌وجوی بهترین تصمیم و موفقیت آینده شرکت است.

پس این حق را دارد که از کارمندانشان انتقاد کند. در عین حال، یک مدیر شایسته نیز یک مدیر نقدپذیر است هدف ما اصلاح عیب و نقص‌ها است و هر ایرادی تنها با نقدی سازنده برطرف می‌شود. کارمندانی که در مقابل نقد موضع می‌گیرند، کسانی که تدافعی یا هجومی برخورد می‌کنند، هرگز پیشرفت نخواهند کرد و عامل بازدارنده‌ای برای رشد و توسعه خود شرکت هستند.

۵. «کسانی که فقط گزارش‌های مثبت به شما می‌دهند.» بهترین و موفق‌ترین شرکت‌های جهان نیز عیب و نقص‌های خاص خودشان را دارند. هیچ شرکتی هرگز نمی‌تواند کامل باشد. به همین خاطر، هر چقدر هم که شرکت‌تان موفق باشد، باز هم باید ایراداتی داشته باشد. توسعه زمانی شکل می‌گیرد که ایرادات را شناسایی و رفع کرده باشیم.

تا زمانی که ایرادی وجود نداشته باشد، رشد و توسعه بی‌معناست. برخی از کارمندان در گزارش‌های هفتگی، ماهانه یا حتی سالانه‌شان هیچ اشاره‌ای به نواقص نمی‌کنند. آنها صرفا گزارش‌های مثبت به شما ارائه می‌دهند؛ اما این اتفاق محال است. حتما نکات منفی نیز در روند فعالیت‌های شرکت‌تان وجود دارد. پس کسی که فقط گزارش‌های مثبت به شما می‌دهد، عملا به رشد و توسعه آینده شما خیانت کرده است. او به شما یاری نمی‌رساند، بلکه تملق موقعیت کاری خودش و رابطه دوستانه‌اش با شما را کرده است.

پس نسبت به این دسته از کارمندان بیش از همه حساس و شکاک باشید. آنها با پنهان‌کردن ایرادات کسب و کارتان ورشکستی و سقوط زودهنگام شما را سبب می‌شوند.

۶. «کسانی که با وجود استعدادهای فراوان، کارآیی بسیار کمی دارند.» صرفا یادتان نرود که وقتی کارمندان بااستعداد و ماهر شما خوب کار نمی‌کنند، پس حتما مشکل حادی وجود دارد.

باید در اولین فرصت این کارمندان را نزد خودتان فرابخوانید، با او صحبت کنید، جویای مشکلاتش شوید و در اولین فرصت شرایط لازم را برای بهبود وضعیتش فراهم آورید.

این دسته از کارمندان نیازمند مراقبت بیشتری هستند. استعدادها و مهارت‌های آنها همواره در مراحل دشوار به یاری شما خواهند شتافت. پس باید تمام تلاش‌تان را به خرج دهید تا کارآیی معمول آنها از نو زنده شود.

۷. «مشتریانی که از شما گله می‌کنند.» خط مقدم هر کسب‌وکاری بخش فروش آن است. مشتریان شما معمولا بیش از همه با کارمندان بخش فروش شما سر و کله می‌زنند. اگر احساس کردید که حجم گله‌گزاری‌های مشتریان و خریداران شما زیاد شده است، سریعا فروشندگان‌تان را احضار کنید. ناراحتی خریداران می‌تواند دلایل زیادی داشته باشد.

شاید کارمندان فروشنده شما در زمان خرید برخورد نامناسبی دارند، شاید هزینه‌های اضافه‌ای را خارج از قوانین شرکت از خریداران کسب می‌کنند، شاید حتی مشکل از خریداران باشد، شاید چهره شرکت شما را مخدوش می‌کنند.

شما باید بتوانید با احضار کارمندان بخش فروش از صحت و سقم این ادعاها سر در بیاورید. می‌توانید برای یک دوره محدود یک ماهه یکی از کارمندان ارشد و رده‌بالای شرکت را به بخش فروش اضافه کنید و مجددا منتظر شکایت‌ها باشید.

اگر شکایت‌ها کاهش پیدا کرد و روند فروش همچنان بالا بود؛ یعنی مشکل از برخورد نامناسب فروشندگان شرکت شماست. پس بهتر است هر چه سریع‌تر نسبت به اصلاح و تادیب اخلاقی آنها اقدام نمایید.

۸. «نشنیدن یا چه بسا دیر شنیدن خبرهای بد». در بسیاری از مواقع شما در شرکت نیستید؛ اما باید کنترل و آگاهی کامل از فرآیندهای شرکت داشته باشید. تصمیم‌گیری‌ها و سرمایه‌گذاری‌های شرکت در دستان مدیران هر شرکت است.

پس آنها باید بتوانند نسبت به اوضاع کلی شرکت آگاه باشند. گاهی اوقات که مدیران در شرکت حضور ندارند، خبرهای نامناسب و بدی به شرکت می‌رسد. نباید درصدد رفع شخصی این مشکلات باشید. مشکلات هر شرکتی به همه اعضایش تعلق دارند. همه باید همراه با هم و با همفکری با یکدیگر آن دشواری‌ها را حل کنند.

در بسیاری از موارد مشکلات پیش آمده به سرعت قابل رفع و رجوع هستند؛ اما کلید حل مشکلات تنها در دستان مدیران است و نه هیچ کس دیگری. پس باید خبرهای بد را (هر چقدر هم که بد و نامناسب باشند) به گوش مدیران رساند.

چه بسا اگر این خبرها دیر به گوش مدیران برسد، کار از کار گذشته باشد و خسارت زیادی به شرکت تحمیل شود. به همین خاطر، از کارمندان خود بخواهید همیشه خبرهای بد را هم به گوش شما برسانند. کارمندانی که خبرهای بد را به گوش شما نمی‌رسانند یا دیر خبررسانی می‌کنند، باعث تزلزلِ پایه‌های شرکت‌تان می‌شوند.

۹. «کسانی که موارد تکراری را در نشست‌های شرکت طرح می‌کنند.» همه شرکت‌ها ماهانه نشست‌هایی را به صورت دوستانه با حضور همه اعضایشان برگزار می‌کنند. اما کارمندانی وجود دارند که هر ماه حرف‌های تکراری می‌زنند.

در روند پرنوسان و پرتلاطم بازار امروز هیچ حرف و اتفاق تکراری دیگر وجود ندارد. ممکن نیست وضعیت بازار طی سه ماه یکسان باقی بماند و اوضاع خرید و فروش نیز تغییری نداشته باشد.

تغییرات بازار همه را ملزم می‌کند که نسبت به اتفاقات پیرامون‌شان حساس‌تر و مسوولانه‌تر برخورد کنند. به این ترتیب، کسانی که همیشه در حال تکرار حرف‌ها و کارهایشان هستند، نشانگر رکودهای آتی در کسب‌وکارتان هستند.